Innovación empresarial, transformación digital

Innovación Empresarial: Cómo la Firma Electrónica Impulsa la Transformación Digital

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Tiempo de lectura: 3 minutos

Para nadie es un secreto que la transformación digital se ha consolidado, especialmente en el sector empresarial e industrial. En los últimos años, las empresas de todos los rubros han apostado por la digitalización de procesos para volverse más competitivas, incrementar la productividad, reducir costos y mejorar la atención al cliente, entre muchos otros beneficios más.

La transformación digital va más allá de la digitalización de documentos, consiste en la integración de la tecnología en todas las áreas para tener procesos más seguros, más rentables y eficientes. Uno de estos procesos es el de firmado, en este blog de Microformas analizaremos cómo la firma electrónica impulsa la transformación digital en las empresas.

¿En qué consiste la firma electrónica?

La firma electrónica es un conjunto de datos con los que se identifica a una persona y se valida la autenticidad en un documento, tal como si se tratara de una firma autógrafa.

Gracias a esta tecnología, se pueden firmar documentos de gran importancia, como contratos, facturas, acuerdos, entre otros, sin tener que imprimir, firmar los documentos y escanearlos para volver a enviarlos en formato digital.

Con la firma electrónica se brinda más seguridad y se avala la validez de las transacciones digitales, ya que es una tecnología que permite integrar garantías de seguridad, integridad y confidencialidad para evitar falsificaciones y agilizar las tareas administrativas como la recolección de firmas de forma manual, así como el almacenamiento de documentos impresos.

¿La firma electrónica tiene validez oficial?

Sí. En México y muchos países de Latinoamérica, la firma electrónica tiene validez jurídica, es decir, es tan válida como una firma autógrafa.

El Código Federal De Procedimientos Civiles reconoce las firmas electrónicas como válidas y probatorias, siempre y cuando el método en que se haya generado, comunicado, archivado y enviado sea fiable. De este modo, se puede atribuir la identidad de la persona que firmó, así como las obligaciones, derechos y responsabilidades que adquirió al firmar.

La Norma Oficial Mexicana NOM 151 establece los requisitos para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos, además de las características que deben tener los documentos al firmarlos de forma electrónica.

Gracias a esto, la firma electrónica es una tecnología segura, vinculante, que permite crear contratos, acuerdos o convenios con empresas entre diferentes ciudades o países, con validez legal.

El rol de la firma electrónica en la innovación empresarial

La firma electrónica es una herramienta tecnológica clave para impulsar la innovación empresarial y la transformación digital gracias a que:

Permite la automatización de procesos

La firma electrónica agiliza los procesos empresariales al incorporarse automáticamente en documentos legales, como contratos, lo que conduce a una reducción significativa de tiempo y recursos que pueden ser destinados a actividades más estratégicas en lugar de dedicarlos a la recopilación de firmas.

Globalización de acuerdos comerciales

Como ya mencionamos, la firma electrónica tiene validez jurídica, por lo que puede utilizarse para hacer acuerdos, convenios o contratos con empresas de cualquier parte del mundo, facilitando la expansión internacional de las organizaciones.

Además, las empresas pueden eliminar las barreras geográficas, de horario y limitaciones en los viajes, lo que permite el acceso a nuevos mercados, así como el intercambio de información en tiempo real.

Reducción del impacto medioambiental

Además de ser tedioso el firmado en papel, es un proceso que contamina el medio ambiente al tener que utilizar papel para impresiones. Con la implementación de la firma electrónica las empresas pueden reducir la cantidad de papel utilizado en los procesos empresariales, lo que reduce el impacto al medio ambiente, los costos administrativos y la necesidad de contar con mobiliario para archivar documentos.

Confidencialidad y seguridad en los procesos

Lamentablemente, cualquiera puede falsificar una firma autógrafa. Sin embargo, una firma electrónica contiene un mecanismo de seguridad que garantiza su autenticidad, confidencialidad y seguridad. Gracias a estos sistemas, los documentos no pueden ser modificados sin la autorización del remitente, por lo que no pueden ser alterados, falsificados ni editados.

Eficiencia y productividad

Automatizar procesos y trámites con una firma electrónica evita la realización de tareas repetitivas, con menos tiempo de espera para firmar documentos y una gestión más eficiente de los archivos. Además, los documentos pueden ser firmados desde cualquier ubicación y dispositivo con conexión a internet, eliminando la necesidad de desplazarse físicamente para llevar a cabo la firma.

¿Cómo implementar la firma electrónica?

Contar con una firma electrónica no significa tener una firma autógrafa guardada en un formato de imagen. Se necesita un proveedor de soluciones de firma electrónica que cumpla con los requisitos de la NOM-151  para garantizar que el archivo será válido y legal.

Una vez que hayas seleccionado a tu proveedor de firma electrónica, es esencial integrarla en tu plataforma de gestión documental para su incorporación efectiva en los archivos o documentos.

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