La Gestión de Procesos de Negocio (BPM, por las siglas en inglés de Business Process Management) es un modelo que, a través del uso de metodologías administrativas y el de tecnologías de la información (TI), procura optimizar de forma integral todas las actividades de una organización, lo que se traduce en mayor eficiencia de las labores productivas.
Siguiendo de esto, podríamos decir que atiende de manera conjunta todas las estrategias y objetivos de una compañía, a la vez de que considera las expectativas que tienen de ella los clientes y sus necesidades, por lo que se trata de una tarea de mejoramiento continuo de todos los procesos dentro de una empresa.
Así, para llevar un BPM adecuado es imprescindible realizar un trabajo de análisis, diseño e implementación de mejoras constantemente, además de establecer la gobernanza de los procesos y las relaciones entre los diferentes actores que intervienen en ellos.
¿Cuál es el objetivo de la Gestión de Procesos?
El modelado de procesos de negocio tiene los siguientes objetivos:
- Optimizar los procesos de una organización de forma continua.
- Identificar y eliminar cuellos de botella, redundancias y actividades innecesarias.
- Reducir los desperdicios en tiempo, materiales y procesos.
- Optimizar los flujos de trabajo incrementar la eficacia y productividad.
- Impulsar la resiliencia para que los procesos se adapten a las metas de la empresa.
- Mejorar la calidad de los productos y servicios.
- Reducir los tiempos de entrega.
- Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir los procesos.
¿Qué es un Software de Gestión de Procesos?
Un software de Gestión de Procesos, Business Process Management o BPM es una herramienta informática especialmente diseñada para optimizar los procesos que se llevan a cabo en una organización.
Este software se implementa para simplificar los flujos de trabajo existentes, automatizar tareas repetitivas, determinar KPI y monitorear frecuentemente los resultados con el fin de tomar decisiones estratégicas basadas en datos. De este modo, las empresas pueden tomar acciones enfocadas en objetivos específicos, medibles y que pueden optimizarse continuamente.
Además, el BPM se caracteriza porque puede integrarse con otros sistemas de gestión empresarial, como un ERP o un CRM para intercambiar datos, automatizar los flujos de trabajo, facilitar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo o entre departamentos.
Tipos de BPM
Los software BPM pueden clasificarse con base en las personas, los documentos o la integración:
BPM centrado en personas
Es un tipo de software enfocado en el talento humano involucrado en los procesos empresariales. Su objetivo es mejorar la comunicación e interacción entre equipos para hacer más eficientes los procesos.
BPM centrado en la integración
Es un tipo de software enfocado en la integración entre otros sistemas para optimizar las operaciones empresariales mediante la automatización de procesos.
BPM centrado en los documentos
Este tipo de software se enfoca en los documentos y archivos involucrados en los procesos empresariales para una gestión más eficiente.
Ciclo de vida de la gestión de procesos de negocio
El ciclo de vida de un BPM sigue cinco etapas:
Definición de procesos
En la primera etapa se deben identificar y definir los procesos involucrados en el flujo de trabajo con el fin de entender las tareas a seguir e identificar áreas de oportunidad.
Diseño de procesos
En la segunda etapa se realiza el diseño del proceso con el fin de definir las responsabilidades, tareas y funciones de cada persona involucrada en las tareas.
Modelado de proceso
El modelado consiste en realizar representaciones gráficas de los procesos para una comprensión visual de cómo interactúa cada tarea y persona. Este proceso permite identificar cuellos de botella y posibles ineficiencias que retrasen la producción, que provoquen desperdicios o incrementen los costos innecesariamente.
Ejecución de procesos
La cuarta etapa del ciclo de BPM consiste en poner en marcha el proceso o flujo de trabajo con el fin de poner a prueba los cambios, medir los resultados y el nivel de éxito alcanzado.
Supervisión y optimización
La última del ciclo de vida del BPM consiste en dar seguimiento al progreso de los procesos y flujos de trabajo, implementando los cambios necesarios para mejorar los resultados.
¿Qué es el modelado de procesos?
El modelado de procesos es parte del ciclo de vida del BPM. Es una técnica que consiste en crear representaciones visuales basadas en los datos de procesos clave para hacerlos más comprensibles, obtener métricas claras, identificar problemas y encontrar áreas de oportunidad para la automatización.
Los modelos de procesos son impulsados por algoritmos que utilizan los datos registrados para construir modelos de los flujos de trabajo que actualmente se lleven a cabo, desde el inicio hasta el final.
Te invitamos a conocer más sobre cómo optimizamos procesos con tecnología avanzada:
El modelado no solo permite visualizar procesos complejos y facilitar su comprensión, sino que brinda un lenguaje común que los miembros de diferentes departamentos puedan comprender para proponer mejoras y nuevos procesos más eficientes.
Beneficios de la gestión documental en el BPM
Ir un paso adelante hacia la automatización de procesos es una ventaja que tienen varias empresas que han iniciado –o consolidado ya— su camino hacia la transformación digital, las cuales se han visto favorecidas en diversos aspectos gracias a la implementación de herramientas de gestión documental, mismas que ofrecen beneficios tales como los que se exponen a continuación:
- Mejor colaboración: documentos de diversa índole como facturas, notas de remisión, pedidos y muchos otros más, pueden ser concentrados en un mismo sistema para que todos los colaboradores de los distintos departamentos de la organización tengan acceso a ellos y puedan compartirlos para llevar a cabo procesos en conjunto. Con esto se hace más eficiente el flujo de información y todas las modificaciones se reflejan en tiempo real para todos los involucrados en las actividades a realizar.
- Lectura multiformato: paqueterías de software de gestión de contenido empresarial y gestión de procesos como OnBase®, permiten archivar, recuperar, modificar o visualizar archivos con distintas extensiones aun cuando las aplicaciones para abrirlos no se encuentren instaladas en el dispositivo en donde se realizará la acción, lo que se traduce en un mejor flujo de trabajo al no entorpecer la revisión de información entre los distintos encargados de un proceso.
- Ahorro de tiempo y eficiencia: buscar documentos mal organizados genera grandes pérdidas de tiempo a los trabajadores, quienes en promedio dedican cerca de una hora de su jornada a esta labor. Contar con sistemas de indexación automatizada da solución a esta problemática y favorece el flujo de trabajo reduciendo los lapsos en los que se concretan los procesos, lo que repercute positivamente en la capacidad de respuesta y atención a los clientes.
¿Por qué implementar la Gestión de Procesos en tu organización?
La implementación de un software de Gestión de Procesos es muy importante en las organizaciones ya que permite usar de forma más eficiente los recursos humanos, las materias primas, la información o los tiempos de los colaboradores.
Por otro lado, al implementar un software de Gestión de Procesos, las empresas pueden mejorar las relaciones entre colaboradores, de modo que se sientan más comprometidos e involucrados en su trabajo.
¿Cómo implementar la Gestión por Procesos?
Si estás planeando la implementación de un software de Gestión de Procesos, te recomendamos:
- Identificar los procesos actuales e ineficientes que puedan mejorar con la implementación de un software.
- Definir indicadores clave de rendimiento que se medirán, como la rapidez de los procesos o flujos de trabajo.
- Investigar entre las diferentes opciones de software para encontrar el que tenga las características deseadas.
- Elegir un proveedor de software para agilizar la implementación.
- Involucrar a los miembros de los departamentos en la elección y capacitación.
- Comenzar con un proceso piloto para analizar cómo funciona el software en la práctica.
- Ampliar el BPM gradualmente de un departamento a otro hasta abarcar los procesos de toda la organización.
- Monitoreo constante de los resultados para ajustar las estrategias según sea necesario.
Características de un software BPM efectivo
Para que un software BPM sea realmente efectivo y aporte valor a tu organización, debe contar con características como:
Herramienta de modelado
Un BPM óptimo debe contar con una función intuitiva para crear diagramas de procesos de forma fácil, sin tener que contar con habilidades de diseño o programación. Esto reduce el tiempo del modelado y permite realizarlos rápidamente para el análisis de datos.
Diseñador de formularios
Una herramienta de diseño de formularios permite crear documentos de forma fácil, con mecanismos como arrastrar y soltar.
Informes y análisis
Un BPM exitoso debe contar con una herramienta para generar análisis automatizados, lo que permite obtener información clave de forma rápida y confiable.
Integración
El software BPM debe contar con un mecanismo de integración con otras herramientas, como un ERP o un CRM para garantizar el intercambio de datos y los flujos de trabajo eficaces.
Gestión adaptativa
Un software BPM debe adaptarse a los requerimientos de la organización y los procesos que se llevan a cabo, de modo que puedan hacerlos más eficientes y rentables.
Controles de acceso basados en roles
Un BPM debe contar con sistemas multiusuarios y en la nube, de modo que los encargados de proyectos o procesos puedan ingresar, tener diferentes permisos y restricciones para mantener la confidencialidad de datos.
Colaboración
Un BPM debe permitir la colaboración entre equipos de trabajo para que sean más eficientes, productivos y rentables.
Gestión de datos y documentos
Un BPM eficiente debe tener la capacidad de gestionar el alto volumen de datos y documentos que se generan en las empresas de forma eficiente y productiva.
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