Gestión de procesos de negocios

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La Gestión de Procesos de Negocio (BPM, por las siglas en inglés de Business Process Management) es un modelo que, a través del uso de metodologías administrativas y el de tecnologías de la información (TI), procura optimizar de forma integral todas las actividades de una organización, lo que se traduce en mayor eficiencia de las labores productivas.

Siguiendo de esto, podríamos decir que atiende de manera conjunta todas las estrategias y objetivos de una compañía, a la vez de que considera las expectativas que tienen de ella los clientes y sus necesidades, por lo que se trata de una tarea de mejoramiento continuo de todos los procesos dentro de una empresa.

Así, para llevar un BPM adecuado es imprescindible realizar un trabajo de análisis, diseño e implementación de mejoras constantemente, además de establecer la gobernanza de los procesos y las relaciones entre los diferentes actores que intervienen en ellos.

Para ello, es preciso reunir planes de acción, cultura y estructuras organizacionales, políticas internas y herramientas tecnológicas y digitales para que pueda tenerse un buen avance acorde con el progreso esperado y, en este punto, uno de los instrumentos más valiosos para lograrlo es la gestión documental, pues es el medio por el cual se reúne la información pertinente para la consecución de cualquier proceso.

Beneficios de la gestión documental en el BPM

Ir un paso adelante hacia la automatización de procesos es una ventaja que tienen varias empresas que han iniciado –o consolidado ya— su camino hacia la transformación digital, las cuales se han visto favorecidas en diversos aspectos gracias a la implementación de herramientas de gestión documental, mismas que ofrecen beneficios tales como los que se exponen a continuación:

  1. Mejor colaboración: documentos de diversa índole como facturas, notas de remisión, pedidos y muchos otros más, pueden ser concentrados en un mismo sistema para que todos los colaboradores de los distintos departamentos de la organización tengan acceso a ellos y puedan compartirlos para llevar a cabo procesos en conjunto. Con esto se hace más eficiente el flujo de información y todas las modificaciones se reflejan en tiempo real para todos los involucrados en las actividades a realizar.
  2. Lectura multiformato: paqueterías de software de gestión de contenido empresarial y gestión de procesos como OnBase®, permiten archivar, recuperar, modificar o visualizar archivos con distintas extensiones aun cuando las aplicaciones para abrirlos no se encuentren instaladas en el dispositivo en donde se realizará la acción, lo que se traduce en un mejor flujo de trabajo al no entorpecer la revisión de información entre los distintos encargados de un proceso.
  3. Ahorro de tiempo y eficiencia: buscar documentos mal organizados genera grandes pérdidas de tiempo a los trabajadores, quienes en promedio dedican cerca de una hora de su jornada a esta labor. Contar con sistemas de indexación automatizada da solución a esta problemática y favorece el flujo de trabajo reduciendo los lapsos en los que se concretan los procesos, lo que repercute positivamente en la capacidad de respuesta y atención a los clientes.

 

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