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Software de automatización de procesos de negocio

Lograr que todas las aplicaciones de software de una organización funcionen de manera conjunta es un reto que hasta hace poco era difícil de afrontar pues en numerosas ocasiones los flujos de trabajo (workflow) no se encuentran bien definidos o no logran captar la participación integral de todos los colaboradores de una empresa y los respectivos procesos que hacen.

Sin embargo, nuevas herramientas tecnológicas hacen de esto algo más sencillo, sustituyendo varias de las actividades que se hacen de forma “manual” por herramientas de automatización que, además de hacer el trabajo más fácil, logran reducir el número de errores, disminuir costos y tiempos y, en general, hacer más eficientes las operaciones de producción y servicio.

Estamos hablando de los denominados BPMS (Business Process Management System), que no son otra cosa que una suite o conjunto de aplicaciones destinadas a la gestión de procesos de negocios, esto por medio de plataformas digitales dispuestas en torno a motores de flujo de trabajo que hacen posible el modelado, simulación y piloteado de tareas, con lo cual se logra una automatización de actividades que resulta en ahorro y eficiencia, siendo aplicable a compañías de cualquier giro.

Algunos de los beneficios más destacados de poner en marcha estrategias de este tipo al interior de una organización son:

  • Control y seguimiento de actividades: al estar todos los procesos englobados en una misma plataforma, todos los colaboradores o gente que tenga acceso a cada tarea podrá visualizar su estatus en tiempo real, ubicando perfectamente cada detalle de ella.
  • Ahorro de tiempo: la información disponible y a la mano en todo momento ofrece la ventaja de poder reducir el ciclo de cualquier proceso, es decir, desde que da inicio hasta que es concluido.
  • Intercambio de documentos e información más eficiente: al estar todos los empleados y colaboradores de una empresa conectados a una misma red y trabajar desde la misma plataforma, se eliminan prácticas que entorpecen los procesos de producción, como lo es compartir documentos y archivos por medio de correo electrónico o en papel, circunstancias ambas que no sólo son más engorrosas, sino que pueden generar fugas y duplicación de información.
  • Agilización de procesos: al estar las tareas organizadas y concatenadas, se eliminan tiempos muertos entre que inicia una actividad y comienza la que sigue, pues todas las áreas se encuentran correctamente comunicadas.
  • Fácil supervisión: aunque dentro de toda organización lo más conveniente es que el conjunto de procesos necesarios para sus operaciones funcione a la perfección, lo cierto es que existen varios de ellos que se consideran de mayor valor que otros. Así, las herramientas de software para la automatización permiten estar al pendiente de tareas delicadas o que requieren más atención, esto por medio de notificaciones y alertas que informan acerca de lo que pasa o deja de ocurrir en un punto crítico de ellas.
  • Medición de progreso: indicadores de desempeño están disponibles en tiempo real para poder hacer los ajustes operativos que sean convenientes, evitando tareas redundantes y cuellos de botella en donde se atora la operación.
  • Homogeneización de procesos: la automatización logra que reglas y políticas establecidas para llevar a cabo el trabajo en cada proceso sean minuciosamente respetadas y normalizadas, lo que deriva en prácticas con mejores estándares de calidad, además de que procura que los resultados de la producción mantengan un balance constante en relación con los costes generados para ello.

Aunque básicamente cualquier organización puede adoptar un software de automatización para mejorar sus prácticas, sin importar si se trata de grandes corporativos o pertenecen a la micro, pequeña o mediana empresa, existen algunas tareas en las que los beneficios se ven rápidamente reflejados.

Respondiendo a esto, a continuación, presentamos una tabla con aquellas actividades en las que la automatización es fundamental:

Recursos Humanos

  • Reclutamiento de personal
  • Elaboración de contratos
  • Altas de prestaciones laborales
  • Rotación de empleados
  • Procesos de capacitación y desarrollo

 

Servicio al cliente

  • Atención al cliente desde el contacto hasta el pedido
  • Cobro y pago de órdenes
  • Procesamiento de pedidos
  • Solución de incidentes en la compra o el envío

 

Administración

  • Control de gastos
  • Pagos a proveedores y compras
  • Nómina
  • Facturación
  • Cobranza

 

Producción

  • Plan de tareas y procesos
  • Solicitud de insumos y materias primas
  • Logística y tránsito de mercancía

 

Cabe mencionar que todos estos procesos suelen estar vinculados unos con otros y que el trabajo no se da de manera aislada, por lo que un software de automatización fomenta la integración de todos ellos en un mismo lugar y al alcance de todos los partícipes de las actividades empresariales, pudiendo hacer algunas distinciones de accesos e información pertinentes para empleados y mandos directivos.

Cabe mencionar que todos estos procesos suelen estar vinculados unos con otros y que el trabajo no se da de manera aislada, por lo que un software de automatización fomenta la integración de todos ellos en un mismo lugar y al alcance de todos los partícipes de las actividades empresariales, pudiendo hacer algunas distinciones de accesos e información pertinentes para empleados y mandos directivos.

  1. Definir información y actividades claves: para lograr una automatización efectiva debemos tener, en primer lugar, documentadas y mapeadas todas las actividades que serán integradas. Para definir un proceso de esta manera, debemos considerar en su planteamiento incluir el nombre, su objetivo y justificación, alcances, actores y participantes, temporalidad y evento de inicio y fin, condiciones previas y posteriores, diagrama, descripción, políticas de la compañía y glosario de términos.
  2. Modelar los procesos: una vez cumplido el punto anterior, la información se ingresa a un BPMS adecuado para la empresa en cuestión. Existen diversas opciones en el mercado de estas plataformas que podrán amoldarse a las exigencias de cada tipo de organización u empresa contratante, para lo cual el proveedor de este tipo de servicios brinda la orientación necesaria.
  3. Ejecutar los procesos: ya con el BPMS listo para iniciar, se debe dar capacitación a quienes vayan a hacer uso de él, esto haciendo una simulación del proceso, cómo se registra y de todas las opciones disponibles que brinda la plataforma; durante esto, se aclaran las dudas emergentes. Posteriormente, es indispensable establecer una fecha o marca de inicio de actividades hechas con el software de automatización, pudiendo tener como referencia un número de compra, pedido, solicitud o cualquier otra tarea a partir de la cual entre en vigor su uso.
  4. Realizar monitoreo de desempeño: la plataforma brinda métricas de desempeño para poder identificar los aciertos y descalabros en la operación, dando oportunidad de mejorar prácticas y procesos que requieran de mayor atención.
  5. Revisar todo el proceso y vislumbrar ventanas de oportunidad: de la mano del paso anterior, se encuentra la posibilidad de identificar áreas de oportunidad para mejorar las operaciones e incrementar la producción, esto al observar tareas que no aportan a los resultados o que pueden optimizarse, actividades de alto riesgo para evitar accidentes, acciones que aportan mucho al proceso y que merecen mayor monitoreo, etcétera.

 

Como puedes ver, la automatización de procesos otorga grandes ventajas a las empresas que hacen uso de esta tecnología, situándose a la vanguardia en su forma de operar y permitiéndoles obtener grandes resultados como consecuencia de agilizar actividades, eliminar errores y reducir costos. Si quieres que el flujo de trabajo de tu negocio sea óptimo, contáctanos y permítenos asesorarte.

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