En Microformas contamos con servicios archivísticos para mejorar la gestión de tus documentos. Descubre en qué consiste, su importancia y los beneficios de implementarlos en tu empresa.
¿Por qué son importantes los servicios archivísticos para una empresa y cuáles son sus beneficios?
Los servicios archivísticos son indispensables para cumplir con la legislación correspondiente sobre archivo de documentos y transferencia de información. Las organizaciones de todo tipo requieren estos servicios para:
Los procesos de archivo requieren un orden y estructura para garantizar su preservación y acceso. A continuación, los describiremos:
Planeación
Esta primera etapa consiste en la revisión y valoración de los archivos con base en el contexto legal, técnico y funcional de la organización. Esta revisión preliminar permite la planeación de las etapas para evaluar los documentos, seleccionarlos y archivarlos con una estructura correcta y fácil de recuperar en caso de que se requiera.
Producción
En la segunda etapa comienza la evaluación de los documentos, la creación y categorización de los archivos con base en su relevancia, funcionalidad u otros criterios que permitan la óptima gestión de los archivos.
Revisión y trámite
En esta etapa se analizan de forma integral los trámites relacionados con los archivos, su relevancia, calidad y la facilidad de acceso que deben tener. Además, se debe identificar el propósito de los documentos y su relación con procesos de gestión, administrativos, legales o de consulta.
Organización
En esta fase se lleva a cabo la organización de los archivos con base en su categoría, serie documental, valorización, departamento al que pertenece, tipo de documentos, entre otros criterios para establecer el orden.
Transferencia
Esta etapa consiste en el traspaso o transferencia de los documentos al archivo teniendo en cuenta los formatos, estructura y conversión.
Disposición final
Esta etapa consiste en la selección de documentos que no tienen valor y no requieren ser almacenados para su adecuada destrucción y/o eliminación.
Preservación a largo plazo
En esta última etapa se llevan a cabo los procedimientos y tareas para archivar los documentos y garantizar su conservación a largo plazo.
Organiza, preserva y administra el ciclo de vida de tu información
Gobierno
Organiza archivos y expedientes administrativos conforme a la Ley General de Archivos, facilitando su conservación, consulta y cumplimiento normativo.
Notarías
Preserva protocolos, apéndices y documentos históricos mediante organización, conservación, digitalización y microfilmación.
Hospitales y Sector Salud
Administra expedientes clínicos y documentación médica mediante organización, digitalización e indexación para agilizar su acceso y preservación.
Recursos Humanos
Gestiona expedientes laborales mediante organización, valoración documental y digitalización, garantizando una administración eficiente.
Sector Financiero
Organiza contratos, expedientes de crédito y documentación regulatoria para facilitar la consulta, fortalecer la trazabilidad y el cumplimiento.
¿Cuál es el alcance de nuestros servicios archivísticos para tu organización?
Organización de archivos
Implementamos sistemas eficientes para la clasificación y organización de documentos, asegurando una estructura coherente y fácilmente accesible.
Administración de archivos
Ofrecemos servicios de administración continua de archivos, incluyendo mantenimiento, actualización y control de acceso.
Diagnósticos de gestión documental
Realizamos análisis detallados de las prácticas actuales de gestión documental para identificar áreas de mejora y optimización.
Digitalización
Transformamos archivos físicos en formatos digitales para facilitar el acceso y la gestión de la información.
Diseño de programas de gestión documental
Desarrollamos programas personalizados para establecer políticas y procedimientos claros en la gestión de archivos.
Software de gestión de documentos electrónicos
Implementamos sistemas electrónicos de gestión documental adaptados a las necesidades específicas de cada organización.
Tablas de retención documental
Creamos tablas detalladas que especifican los plazos de retención y disposición de documentos según los requisitos legales y operativos.
Capacitaciones y consultorías
Impartimos formación especializada y brindamos asesoramiento experto en temas relacionados con la archivística y la gestión documental.
ECO888
Coordinación normativa y operativa de la administración de archivos y la gestión documental del sistema institucional de archivos.
ECO624
Administración de la documentación en archivo de concentración.
ECO549
Procesos técnicos en archivos de trámite.
Digitalización de archivos y documentos. La digitalización es un servicio que consiste en reproducir un documento físico o en papel a uno en formato digital, que pueda ser leído en dispositivos como computadoras, celulares o tabletas.
Microfilmación. La microfilmación es un servicio de preservación de documentos mediante fotografías de la imagen y la reducción a un tamaño considerable para después ser tratada con una sustancia que la proteja y permita un archivamiento más seguro, resistente y durable que el físico.
En Microformas trabajamos con los servicios tecnológicos especializados más confiables, rápidos y eficientes, como:
En Microformas contamos con más de 50 años de trayectoria, a lo largo de los cuales nos hemos consolidado como líder en el sector. Las siguientes certificaciones nos respaldan y dan certeza a los clientes que confían en nosotros:
NOM 151 2016. Requisitos generales para la elaboración, conservación y destrucción de documentos físicos y electrónicos. Su objetivo es garantizar la autenticidad, integridad y disponibilidad de la información contenida en los documentos generados por entidades de la administración pública y privada. En Microformas cumplimos con los requisitos de esta NOM para garantizar la conservación de los documentos.
ISO 27001. Sistemas de gestión de seguridad de la información. Norma internacional que establece los requisitos de seguridad de la información confidencial para protección frente a amenazas.
ISO 9001. Norma internacional de Sistemas de Gestión de Calidad (SGC) que guía a las organizaciones a mejorar su desempeño, garantizar procesos de calidad y satisfacer las expectativas de sus clientes
ISO 20000. La Norma ISO 2000 es un estándar internacional que establece las mejores prácticas para gestionar los servicios de tecnologías de la información para garantizar servicios eficientes, eficaces y procesos de mejora continua en la prestación de servicios de TI.
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El ciclo de vida de los documentos es un proceso que atraviesa desde su creación hasta su destrucción. Dichas etapas son:
Un archivo es el conjunto de documentos que se conservan y clasifican juntos por su relación histórica y para facilitar el acceso a la información.
Por su parte, un registro es un documento simple que contiene la información sobre una actividad específica para proporcionar evidencias.
En México, las principales normativas que regulan los servicios archivísticos son:
La seguridad de los archivos depende de diferentes medidas, como:
La evaluación del valor de los documentos se basa en criterios como el valor histórico, administrativo y legal para determinar si deben conservarse durante un periodo determinado, o bien, eliminarse de forma permanente.
Para garantizar la autenticidad de los documentos digitalizados se puede implementar una firma electrónica que verifique la identidad del firmante y garantice que es auténtico.
Los servicios archivísticos forman parte de la gestión de la información que se genera en una organización. Su función es administrar los documentos con valor administrativo y legal con base en la Ley General de Archivos para garantizar su conservación, acceso y uso a lo largo del tiempo.
Estos servicios se encargan de todo el proceso: desde recibir los documentos, digitalizarlos y clasificarlos para encontrarlos fácilmente, hasta protegerlos de cualquier daño y garantizar su preservación a largo plazo.
Por otro lado, los servicios archivísticos permiten evaluar el valor de los documentos para determinar su disposición final: archivado o eliminación de documentos que no tienen valor y no deben resguardarse.
Los servicios archivísticos se aplican en prácticamente todos los sectores comerciales, empresariales y, especialmente, en la administración pública. Los más importantes incluyen:
Público
En el sector público, los servicios archivísticos son fundamentales para la administración local en ayuntamientos, provincias, juzgados, fiscalías, ministerios, organismos autónomos, entidades descentralizadas, escuelas públicas, centros educativos, museos, bibliotecas, hospitales, entre muchos otros organismos gubernamentales.
Privado
El sector privado abarca empresas, Organismos no Gubernamentales (ONG), asociaciones, fundaciones, periódicos, televisoras, clínicas, bancos, colegios y universidades particulares, así como los profesionistas que ejercen su carrera de forma independiente.
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