Sistema de gestión documental empresarial para maximizar la productividad mediante la automatización de los procesos de negocio de su empresa.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Conoce nuestro Software de Gestión Documental, la herramienta ideal para transformar la forma en que tu empresa maneja su información. Olvídate del caos de documentos en papel y accede fácilmente a toda tu información desde cualquier lugar. Automatiza procesos, mejora la colaboración y garantiza la seguridad de tus datos. ¡Ponte en contacto y optimiza tu flujo de trabajo!

Un software de gestión documental, en inglés Document Management System (DMS), es un programa diseñado para almacenar la información empresarial, administrar y controlar el flujo de documentos y trabajo dentro de una organización, de modo que documentos, imágenes y todo tipo de información se encuentre digitalizada y centralizada, con el fin de que el personal pueda acceder a ella fácilmente y desde cualquier lugar.

Empresas, hospitales, instituciones financieras, educativas, gubernamentales, entre otras organizaciones, necesitan gestionar la información de forma eficiente para acelerar el flujo de trabajo, mantener, organizar y compartir los datos cuando se requiera. Por ello, el uso de documentos en papel ha sido desplazado, ya que es una práctica poco eficiente, que presenta riesgo de pérdida, robo o daño y es poco amigable con el medio ambiente.

Con más de cuatro décadas de trayectoria, en Microformas te ofrecemos la mejor solución integral en cuanto a gestión documental. Somos proveedores certificados de software líder en la industria conforme al cuadrante de gartner como OnBase® y DocuWare®, programas especializados que ofrecen múltiples ventajas de ingreso, recuperación y emisión de archivos, desde una plataforma digital fácil de manejar e integrar con otros softwares de gestión (CRM/ERP) como SAP, lo que se traduce en un mejor flujo de trabajo.

Además de nuestro software de gestión documental, contamos con personal ampliamente capacitado en la implementación de gestores documentales, que se desempeña bajo los más altos estándares de calidad. Manejamos tecnología de punta para satisfacer las necesidades específicas de cualquier tipo de organización.

Sistema integrado y modular que utiliza tecnologías como, Full Text Indexing, Document Imaging, Workflow, entre otras para satisfacer las necesidades de gestión documental de las diferentes áreas de una organización, como pueden ser las contables, financieras, legales, administrativas, técnicas, entre otras.

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DocuWare, es un software de gestión documental que utiliza la tecnología más avanzada para la gestión de contenido empresarial profesional. Podrá contar con un sistema de información totalmente integrado a los procesos de TI de su empresa, que automatiza e integra de forma universal, los procesos que requieren gran cantidad de información.

DocuWare es una solución completa e integral para el almacenamiento y gestión de documentos empresariales con la mayor seguridad y flexibilidad de acceso a la información para un uso más eficiente. Podemos gestionar y vincular los documentos de forma electrónica, la base de este sistema es el archivado estructurado de los documentos, por lo que podemos acceder a toda la información de un cliente, proyecto o proceso interno de la empresa en cuestión de segundos.

Los documentos se recopilan, clasifican y editan en bandejas digitales y estas en archivadores digitales; ya que DocuWare cuenta con funciones de indexación de alto rendimiento, cada documento se archiva y clasifica de forma automática en el lugar correcto. 

Las ventajas de usar DocuWare son:

  • Indexación automática de la información.
  • Integración de facturas, cartas, informes o cualquier otro tipo de documento en papel.
  • Acceso a todos los archivos, ya sea de Office, CAD o de cualquier otro tipo, pues es posible archivar los mensajes de correo electrónico, los documentos impresos, etc.
  • Confidencialidad de la información; cada empleado cuenta con datos de acceso personalizados y diferentes permisos para acceder a la información de la empresa. Además con las funciones de registro podemos ver quién ha accedido o modificado documentos, incluso años más tarde.
  • Seguridad y confianza: DocuWare protege contra la pérdida de datos, errores del sistema e incluso contra los problemas de almacenamiento, ya que los documentos pueden guardarse en servidores fuera de la empresa o en la nube.
  • Trabajo en equipo más eficiente: Con DocuWare se pueden crear proyectos con documentos compartidos para propiciar el trabajo en equipo sin la necesidad de compartir PC o de estar en la oficina al mismo tiempo.

Ya sea para la oficina o para el trabajo remoto, DocuWare ofrece una solución integral para la gestión de contenido más eficaz; en Microformas contamos con estas y otras soluciones para una administración mucho más eficaz y segura en la información de su empresa.

 

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Es un software orientado a la Nube especialmente diseñado para Gestión Documental.

Permite establecer el conjunto de normas, procedimientos y tecnologías que se utilizan para administrar la información.

Crear, capturar, organizar, rastrear, distribuir y almacenar todos los contenidos digitales de la empresa.

Está diseñado para manejar grandes volúmenes; sus controles permiten que la información sea confiable, estandarizada, confidencial, sistematizada y a disposición de todos los usuarios en tiempo real.

Trabajar a distancia porque ofrece movilidad; puedes acceder a la información remotamente, desde cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo móvil

Centralizar la información para evitar que la empresa pierda el control sobre su existencia; la información siempre estará disponible para ser compartida por todos los usuarios simultáneamente.

Es un sistema amigable que permite ser adaptado a las necesidades del cliente mediante las opciones de diseño y configuración.

Interconectará a tu empresa, cambiará radicalmente la forma de comunicarse y su forma de trabajar nunca volverá a ser la misma.

Solución integral para la administración de sistemas de gestión y cumplimiento normativo ISO.

Nuestro software especializado puede transformar la administración de tus Sistemas de Gestión y asegurar el cumplimiento normativo en tu organización.

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  1. Acceso y gestión de documentos en la nube y on premise:  Cuando una empresa implementa un sistema de gestión documental, este se personaliza para restringir el acceso por medio de elementos de seguridad como contraseñas o sistemas biométricos. Una vez que ha accedido, el usuario podrá consultar los documentos que requiere para su trabajo y hacer los cambios necesarios en tiempo real, sin importar si se encuentra en su oficina dentro de las instalaciones de la empresa, o bien, en su casa, con un cliente o en cualquier otro lugar.
  2. Seguridad del sistema de gestión:  Al estar en nube, es posible acceder a la información desde cualquier lugar, lo que permite el trabajo remoto y la disponibilidad de los archivos 24/7.
  3. Protección de la memoria institucional de los archivos:  Para mayor control y seguridad en la información, se puede restringir el acceso al personal, de modo que los datos confidenciales están protegidos. Además, la administración de la información mediante el almacenamiento en la nube soluciona el problema de almacenar físicamente el archivo físico, que puede deteriorarse o perderse por completo a causa de factores inesperados. Los sistemas de gestión de documentos incluyen mecanismos automáticos que crean copias de seguridad, por lo que la información será prácticamente imposible de borrar puesto que se pueden restaurar los datos en cualquier momento.
  4. Workflow e integración de equipos de trabajo:  Al tener un almacenamiento y acceso en la nube, los departamentos pueden integrarse, ya sea que estén en la misma organización o ubicación física, agilizando el flujo de trabajo. En las empresas, con frecuencia se crean grupos de trabajo en los que se incluye a clientes o proveedores para que todos trabajen y modifiquen el mismo documento de forma simultánea, término que se conoce como colaboración documental, y que se ha convertido en una herramienta indispensable para los equipos de trabajo.
  5. Disponibilidad inmediata de la información:  Con un sistema de administración de documentos se optimiza la búsqueda de archivos importantes al sólo requerir de unos cuantos comandos para tener la información necesaria, por lo que los documentos se encuentran literalmente al alcance de un clic.
  6. Control de versiones de documentos:  Al colaborar varias personas en un mismo documento, se corre el riesgo de cometer errores, o bien, de que un colaborador trabaje con una versión incorrecta o antigua del archivo. Para esto, la herramienta “historial de versiones” permite añadir, eliminar o recuperar información, lo que permitirá evitar y corregir errores.
  7. Trazabilidad de acciones:  Para tener un mejor control de los procesos se pueden conceder permisos a los usuarios, con base en criterios como su puesto de trabajo, categoría de archivos u otros. El sistema permite crear perfiles, armar equipos de trabajo y llevar el registro de las acciones que realizan para supervisarlas más adelante, si llegara a requerirse.

  1. Digitalización de documentos:  Si la organización aún cuenta con documentos en papel u otro formato físico, el primer paso es la digitalización. El proceso se lleva a cabo con el uso de un escáner que creará la copia digital del archivo para, posteriormente, almacenarla en una localización central del sistema, de modo que se encuentre disponible cuando se necesite.
  2. Almacenamiento de documentos en la nube:  Gracias al avance tecnológico y al uso de internet de banda ancha, almacenar archivos en la nube es la mejor opción para la administración de la información, que permite el acceso remoto, realizar cambios en los archivos en tiempo real y con guardado automático, por lo que desaparece el riesgo de que la información se pierda al usar sistemas portátiles de almacenamiento, como una memoria USB. El almacenamiento de la información se efectúa en un sistema de localización central, al que recurrirán los colaboradores cuando requieran recuperar un documento, evitando el uso de discos duros de gran volumen o servidores
  3. Metadatos y firma electrónica:  Para autentificar y dar veracidad a los archivos digitales se utiliza una serie de metadatos y firma electrónica.

Antes de comenzar el proceso de implementación en tu organización, debes saber que es un proyecto largo, que puede volverse tedioso y para el que requieres un profesional que te guíe en cada paso, con el fin de obtener todos los beneficios mencionados. Toma en cuenta que es necesario:

  1. Clasificar los documentos de la organización por categorías, por lo que se debe realizar un análisis previo de cada categoría, darle nombre, código y establecer el personal que tendrá acceso a la información.
  2. Hacer diagramas de estados para determinar los procesos que siguen los documentos, los usuarios internos (personal de la organización) y externos (clientes o proveedores) estarán involucrados en las diferentes etapas de los procesos.
  3. Metadatos o campos de datos que deben llenarse para extraer el documento que se requiere de cada categoría, o bien, de todo el sistema. Esto permite buscar y localizar rápidamente la información.
  4. Generar plantillas o modelos para automatizar procesos, así como determinar qué tareas pueden ser automatizadas.
  5. Establecer permisos y niveles de seguridad con base en las categorías, para mayor confidencialidad de la información.
  6. Herramientas para favorecer la colaboración e identificación visual del estado del proceso de los documentos.
  7. La posibilidad de exportar datos y documentos a herramientas como Excel, PowerPoint o Word.

 

Dentro de todos los beneficios de los sistemas de gestión de documentos destaca que se puede obtener mayor rendimiento y mejoras de los procesos, detectando áreas de oportunidad. Asimismo, la trazabilidad permite conocer quién, cuándo y cómo realizó cualquier acción, por lo que se reduce el riesgo de acciones como el robo de información, errores o exportación de datos no requerida.

Te invitamos a conocer nuestro gran servicio y calidad poniéndote en contacto con nosotros al teléfono (55) 1167 6602 o al correo ventas@microformas.com.mx, donde uno de nuestros ejecutivos resolverá todas tus dudas y te dará las mejores opciones de acuerdo a las necesidades de tu empresa.

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