Dile adiós a las preocupaciones por la pérdida de datos con la digitalización de documentos. Obtén acceso y control total, ahorra en suministros y potencia tus resultados optimizando tu flujo de trabajo.

servicio de digitalización de documentos

Descubre el servicio de digitalización de documentos para empresas. Almacena, gestiona y accede fácilmente a tus archivos desde cualquier lugar, sin preocuparte por pérdidas o robos.
Protege en tus servidores o en la nube, expedientes, libros, fotografías, acervos históricos o culturales. ¡Solicita más información y moderniza tu gestión documental ahora mismo!

  • Digitalización de documentos (todo tipo y tamaño)
  • Documentos delicados
  • Documentos Históricos
  • Digitalización de Planos
  • Digitalización de Libros
  • Archivo Muerto
  • Especialización en digitalización de expedientes, contratos, información contable, entre otros.
  • Permite el almacenamiento de la información en los sistemas ECM on premise o en nube, que ofrecen aún mayor seguridad que el almacenamiento en la memoria interna del ordenador o de los portables como los USB.
  • Al contar con un almacenamiento en nube, la información queda accesible desde cualquier lugar, ya que basta con tener la contraseña para consultarla; esto ha beneficiado al trabajo en línea y permite a los altos ejecutivos estar al tanto de la empresa, aunque se encuentren fuera de la ciudad o país.
  • Elimina los riesgos de deterioro o pérdida de la información, ya que se encuentra segura en los sistemas de nube; podemos olvidarnos de los tiempos en que una interrupción eléctrica nos hacía perder horas de trabajo.
  • Ahorro en espacio físico, ya que con la digitalización de la información ya no será necesario contar con archiveros pesados, que guardan miles de documentos que además corren el riesgo de deteriorarse debido a las condiciones climatológicas o a accidentes como un incendio o inundación.
  • Accesibilidad a la información: con un documento impreso, solo una persona puede leerlo, mientras que la información en nube puede compartirse, consultarse e incluso puede ser trabajada por varias personas al mismo tiempo y los cambios se efectúan automáticamente y los archivos son más fáciles de encontrar.
  • Ahorro en suministros de papel, tinta, copias, impresiones, mobiliario para archivar información y en tiempo, ya que es mucho más rápido localizar la información.
  • Durabilidad eterna, ya que los archivos digitales no se dañan, ni arrugan ni pierden su nitidez.
  • Seguridad contra el robo de información. Aunque los empleados puedan acceder, es posible limitar los archivos, negar accesos y verificar los cambios realizados, con lo que el control de datos incrementa.

 

En Microformas encontrá una solución ágil, confiable y eficaz para migrar sus datos hacia una base de datos digital y brindarle mayor valor a su institución. Deje su proyecto de digitalización de documentos en manos de los expertos, ¡Llámenos!

La digitalización de documentos es un proceso por el cual se migra un documento físico a un documento electrónico. Cuando esa migración se lleva a cabo por un tercero legalmente autorizado se convierte en una digitalización certificada.

Los Terceros Legalmente Autorizados (TLA) son entidades privadas acreditadas por la Secretaría de Economía para vigilar que la migración de documentos se haga de manera fiel e íntegra. 

Microformas es un proveedor acreditado para realizar el proceso de digitalización certificada con TLA. Contamos con toda la infraestructura, elementos humanos y capacidad para prestar dichos servicios garantizando en todo momento la seguridad e integridad del proceso completo de digitalización.

El resultado de este proceso de conversión, es un archivo electrónico que contiene la imagen digitalizada, la firma electrónica del TLA, firma del digitalizador acreditado (Microformas) y del cliente, así como una constancia de conservación de mensaje de datos y sello digital de tiempo por cada firma.

Respalda rápidamente documentos digitales a un formato análogo como rollos de película de 16 milímetros de 100 o 215 pies.  Garantice la conservación de la información en un medio de almacenamiento físico que permite resguardar en poco espacio grandes cantidades de imágenes preservando la calidad original de los documentos hasta por 100 años a un bajo costo.

La conversión de Microfilm a digital es muy relevante por 3 razones,  la primera es la facilidad de acceso a la información; la tarea de localizar alguna imagen mediante lectores de microfichas o rollos es un trabajo tedioso y lento. Más aún si requieren ser consultados frecuentemente. 

Segundo es la dificultad del soporte a los materiales en microfilm. Actualmente la creación de microfilm ha disminuido al igual que el número de compañías que brinda soporte a lectores de estos formatos. El costo del soporte o adquisición de un lector de microfichas o rollos suele ser más alto que la inversión de convertir su información a archivos digitales.

Y por último el deterioro de los microfilms que tienden a deteriorarse con el paso del tiempo si NO son almacenados en el ambiente adecuado. El mal trato de este material hace que la calidad de las imágenes baje a tal grado que deje de ser legible y en el peor de los casos se pierda la información por completo.

Nuestros servicios de digitalización de documentos se caracterizan por:

  • Utilizar la más alta resolución (optical dpi) en la industria.
  • Digitalización Bitonal/Escala de grises simultánea.
  • Conversión a una gran variedad de formatos electrónicos de imagen: TIFF(G3, G4) JPG, PDF, PDF/A, JPEG2000.
  • Cada rollo/ficha es escaneado de forma continua garantizando la captura del 100% de las imágenes contenidas.
  • Cada imagen es identificada, medida y separada en archivos individuales para garantizar que se extraiga hasta el menor de los detalles.
  • Indexación por ficha/rollo o por documento.
  • Proceso de OCR para facilitar la búsqueda de contenido en los archivos procesados.
  • Compatibilidad con cualquier sistema de gestión de contenidos.

Te garantizamos que mediante nuestro servicio de conversión obtendrás ahorros significativos en tiempo y dinero. contamos con la experiencia de haber procesado millones de imágenes provenientes de microfilm para brindarle la mejor solución en conversión.

Proceso de digitalización

Digitalización de documentos y planos

Digitalizamos todos los tamaños de documentos en forma masiva, como carta, oficio y doble carta, así como tamaños especiales, ya sean vouchers, cheques, tickets, boletos, etc. Así mismo, nos especializamos en la digitalización de todo tipo de planos arquitectónicos, industriales, eléctricos, entre otros.

 

Digitalización de libros, fotografías, acervos, históricos y culturales

Contamos con tecnología especial para la digitalización de libros y acervos culturales, cuidamos la conservación de documentos históricos y valiosos. En nuestros procesos de digitalización de libros, utilizamos equipos de punta que abren en un ángulo de 90°, evitando que los libros se maltraten o deshojen. Las fotografías las generamos como imágenes nítidas, con resolución de 600 a 1,200 dpi’s.

 

Servicios de OCR

Nos especializamos en el “Reconocimiento Óptico de Caracteres” (OCR, Optical Character Recognition). Nos encargamos de extraer y procesar imágenes provenientes de la información de textos y tablas. Nuestros procedimientos incluyen el almacenar imágenes escaneadas de documentos y libros en forma de texto, sin hacerlo de modo manual, por lo que evitamos el capturar en un editor de texto.

Preguntas frecuentes

La digitalización de documentos es un procedimiento en el que se transforman documentos, archivos o imágenes en físico a un formato digital con el uso de tecnología especializada. No obstante, digitalizar no solo consiste en transformar el formato actual de la información con un escáner, sino modificar todos los procesos de captura, gestión y organización de información.

Al optar por la digitalización de documentos en las empresas y organizaciones, la información se transforma a un mapa de bits, que permite el procesamiento y organización de los datos a través de un sistema digital, que permite rastrear los documentos con medios como computadoras y dispositivos móviles para facilitar su gestión.

Ahora bien, a diferencia del escaneo de documentos que consiste en archivar documentos en un formato digital NO editable y que solo se pueden visualizar en forma de imagen, los documentos digitales sí se pueden editar, se pueden rastrear a través de metadatos para localizarlos rápidamente, se pueden compartir por medios digitales y se puede trabajar en ellos a modo de oficina sin papel.

La digitalización documental tiene ventajas como:

Preservar la información por más tiempo

La digitalización de documentos permite preservar archivos por mucho más tiempo ya que se eliminan las barreras a las que se enfrentan los documentos impresos, como daños por agua, fuego, rayones, entre otros que provocan su pérdida.

Los documentos digitales se guardan en bases de datos alojados en servidores, que tienen una gran capacidad y permiten consultarlos y compartirlos infinitas veces, sin que se dañen o se pierdan. Y en caso de que se perdieran, los archivos se pueden recuperar fácilmente al contar con copias de seguridad.

Seguridad de la información

Los documentos impresos están expuestos a muchos riesgos, desde el daño por elementos ambientales, hasta el robo, duplicación y fraude. En cambio, los documentos digitales se encuentran seguros, alojados en la base de datos virtual y únicamente las personas con acceso pueden consultar los archivos.

Los sistemas de gestión documental utilizan varias herramientas y estrategias de seguridad para protegerlos, como autenticación en dos pasos, claves de seguridad, identificación de intrusos que intentan acceder a la información, cifrado de datos, entre otros. Además, a los usuarios que sí tienen acceso se les pueden otorgar permisos para las áreas de trabajo que corresponde a su puesto, y restringir otras confidenciales.

Gestión óptima del tiempo

Los documentos impresos deben ser buscados de forma manual, consultando cajas o archiveros con cientos de papeles. Por su parte, con la gestión documental se tienen procesos simplificados al hacer búsquedas por metadatos, en diferentes niveles, áreas y puestos de trabajo para localizar la información en cuestión de segundos.

Gracias a esto, los empleados pueden trabajar a mayor velocidad, sin perder tiempo buscando en archiveros físicos, únicamente deben poner algunas palabras relacionadas con el archivo en el buscador para localizarlo rápida y eficazmente, incrementando la productividad y la atención al cliente.

Ahorro de espacio de almacenamiento

Los documentos o archivos físicos ocupan un espacio que requiere cuidados adecuados para evitar que el papel se deteriore. Cuando se manejan en grandes cantidades, es necesario contar con archiveros, cajas con papeles y otros espacios que, a la larga, pueden ser vulnerables a situaciones adversas que dañen al papel. Desde plagas de insectos, goteras, humedad, entre otras.

Por su parte, los sistemas de gestión documental no ocupan espacio físico, sino digital, y este se aloja en servidores de alta capacidad. Esto hace que no sea necesario comprar archiveros, cajas ni otro mobiliario para almacenar la información.

Oficina sin papel

Al contar con sistemas de gestión documental, las oficinas pueden volverse paperless o sin papel, lo que significa que no es necesario imprimir volantes, informes, memorándums, entre otros documentos. Esto no solo reduce el uso de papel, sino los desechos y desperdicios, por lo que también tiene un impacto positivo en el medio ambiente y los gastos en material de oficina.

Mejores prácticas organizacionales

Con la digitalización documental se pueden implementar mejores prácticas en la organización, como la centralización de la información, búsquedas rápidas y remotas que permiten el home office, seguridad de los archivos, compartir datos por medios digitales, entre otros. Además, las organizaciones evitan las barreras de distancia al permitir el trabajo remoto o home office, abriéndose a la oportunidad de contratar personal altamente capacitado trabajando con procesos óptimos y confiables.

Reducción de costos

Si bien la digitalización conlleva una inversión significativa, las organizaciones que optan por digitalizar sus documentos tienen un impacto positivo en sus finanzas al reducir el uso de material de oficina como papel, tinta para impresión, mobiliario de archivo, entre otros costos.

Acceso remoto

Cada vez más organizaciones requieren que sus colaboradores consulten la información y trabajen desde diferentes ubicaciones, que pueden encontrarse en ciudades o países lejos de la empresa. Por ejemplo, sucursales de empresas con presencia en todo el país. En este caso, las organizaciones se benefician con sistemas de gestión documental en la nube, que facilitan la colaboración y permiten que los usuarios accedan desde su dispositivo móvil en una ubicación remota, para consultar la información o modificarla en tiempo real y de forma inmediata.

Recuperación de documentos

Los documentos impresos que han sido dañados pueden tomar mucho tiempo para recuperarse, o incluso nunca se recuperan, especialmente cuando se trata de archivos históricos. En cambio, los archivos digitalizados se pueden recuperar al instante, con sistemas seguros y en versiones actualizadas al contar con copias de seguridad con los que se restaura la información a un punto previo al daño del archivo. Esto incrementa la seguridad y eficiencia en la gestión de documentos.

La digitalización de documentos es un proceso que se debe llevar a cabo por profesionales, ya que requiere de herramientas tecnológicas de alta calidad. A grandes rasgos, el proceso para digitalizar archivos consiste en estos pasos:

  • Reunir los archivos. El primer paso consiste en analizar la documentación y seleccionar aquello que va a formar parte del inventario digital.
  • Definir la estructura. Una vez recopilada la información, se deben definir divisiones, secciones o carpetas que faciliten la organización y las búsquedas.
  • Transformar la información. En este paso, se usan las herramientas de digitalización para convertir los archivos físicos en digitales de forma rápida y confiable.
  • Exportación de los datos. Una vez que se haya digitalizado la información, se debe exportar al sistema de gestión documental elegido. Es decir, al software que se usará para el procesamiento de la información.
  • Indexación. Los documentos digitalizados deben indexarse, es decir, añadirse a un índice para permitir su rastreo y fácil acceso.

Definición de tiempo de depuración. Los archivos digitales también tienen un periodo de custodia, y las organizaciones pueden destruirlos o eliminarlos para no saturar sus servidores. Por ello, se deben definir los ciclos de vida de los documentos, su periodo de custodia, frecuencia de uso y proceso de eliminación.

Los archivos digitales son aquellos que se generan en formato electrónico, por ello su validación legal requiere una certificación virtual. Esto significa que tiene plena autenticidad desde su origen.

Por su parte, el documento digitalizado se genera primero en papel y posteriormente requiere una firma electrónica o digital para darle validez.

Sí. Como mencionamos anteriormente, el escaneo es un proceso en el que se hace una imagen digital de un documento físico. Este se puede compartir por medios digitales, como el correo electrónico, pero tiene limitaciones como el no poderse editar.

Por su parte, los documentos digitalizados requieren un proceso más complejo en el que se indexan para permitir búsquedas, se digitalizan con escáneres especializados para hacerlos editables y con un código binario para ser leído e interpretado por sistemas de gestión.

La eliminación total del uso de papel depende de cada organización. Los sistemas de gestión documental ofrecen alternativas para no volver a usar papel ni documentos impresos. Por ejemplo, en vez de imprimir informes, contratos o facturas, se pueden generar y compartir por medios digitales, incluso se pueden firmar para que tengan validez legal.

Eliminar el uso de papel por completo requiere cambios profundos en la forma de trabajo, así como un análisis en los procesos para volverlos digitales. Por ejemplo, los procesos de reclutamiento que anteriormente requerían una gran cantidad de papel pueden volverse más ágiles con la digitalización del curriculum, entrevistas en línea, las pruebas psicométricas online, contratos virtuales y recibos de nómina digitales.

Una vez que se digitalizan los procesos, es indispensable la capacitación al personal involucrado para que lo asimilen y comiencen a practicarlo de esa forma.

Las organizaciones pueden digitalizar archivos como:

  • Facturas
  • Informes
  • Presupuestos
  • Contratos
  • Pedidos
  • Pólizas de seguros
  • Actas
  • Documentos legalmente vinculantes, como títulos de propiedad

En las primeras etapas de la digitalización, las organizaciones deben analizar la información para determinar qué archivos pueden ser digitalizados y cuáles deben ser destruidos. Esto con base en su uso, validez legal y utilidad en la actualidad.

¿Qué tipo de documentos se pueden digitalizar?

Básicamente, todos los documentos pueden digitalizarse. Además de archivos y documentos históricos, se pueden digitalizar facturas, pedidos, actas, títulos de propiedad, planos, fotografías, archivos multimedia, mapas, libros, entre otros.

En muchos casos, los formatos originales no se pueden eliminar, sino que deben conservarse por ley durante un tiempo estipulado. Otros, como los archivos históricos y culturales no se eliminan y se digitalizan para difundir la cultura; por ejemplo, mapas medievales, manuscritos de escritores clásicos, entre otros que llevan guardados cientos de años y se protegen con cristales especiales para preservarlos por mucho tiempo.

Básicamente, todos los documentos pueden digitalizarse. Además de archivos y documentos históricos, se pueden digitalizar facturas, pedidos, actas, títulos de propiedad, planos, fotografías, archivos multimedia, mapas, libros, entre otros.

En muchos casos, los formatos originales no se pueden eliminar, sino que deben conservarse por ley durante un tiempo estipulado. Otros, como los archivos históricos y culturales no se eliminan y se digitalizan para difundir la cultura; por ejemplo, mapas medievales, manuscritos de escritores clásicos, entre otros que llevan guardados cientos de años y se protegen con cristales especiales para preservarlos por mucho tiempo.

SERVICIOS

SOLUCIONES PARA LA PRODUCTIVIDAD

Ingresa tus datos a continuación para descargar el PDF



    Contactoo

    ¿Deseas mayor información de nuestros productos y servicios?

    Déjanos tus datos y con gusto uno de nuestros ejecutivos, se pondrá en contacto contigo en breve.