Servicio de Digitalización de Documentos

La digitalización de documentos es un procedimiento en el que se transforman documentos, archivos o imágenes en físico a un formato digital con el uso de tecnología especializada. No obstante, digitalizar no solo consiste en transformar el formato actual de la información con un escáner, sino modificar todos los procesos de captura, gestión y organización de información.

Al optar por la digitalización de documentos en las empresas y organizaciones, la información se transforma a un mapa de bits, que permite el procesamiento y organización de los datos a través de un sistema digital, que permite rastrear los documentos con medios como computadoras y dispositivos móviles para facilitar su gestión.

Ahora bien, a diferencia del escaneo de documentos que consiste en archivar documentos en un formato digital NO editable y que solo se pueden visualizar en forma de imagen, los documentos digitales sí se pueden editar, se pueden rastrear a través de metadatos para localizarlos rápidamente, se pueden compartir por medios digitales y se puede trabajar en ellos a modo de oficina sin papel.

La digitalización de documentos es un proceso que se debe llevar a cabo por profesionales, ya que requiere de herramientas tecnológicas de alta calidad. A grandes rasgos, el proceso para digitalizar archivos consiste en estos pasos:

• Reunir los archivos. El primer paso consiste en analizar la documentación y seleccionar aquello que va a formar parte del inventario digital.
• Definir la estructura. Una vez recopilada la información, se deben definir divisiones, secciones o carpetas que faciliten la organización y las búsquedas.
• Transformar la información. En este paso, se usan las herramientas de digitalización para convertir los archivos físicos en digitales de forma rápida y confiable.
• Exportación de los datos. Una vez que se haya digitalizado la información, se debe exportar al sistema de gestión documental elegido. Es decir, al software que se usará para el procesamiento de la información.
• Indexación. Los documentos digitalizados deben indexarse, es decir, añadirse a un índice para permitir su rastreo y fácil acceso.

Definición de tiempo de depuración. Los archivos digitales también tienen un periodo de custodia, y las organizaciones pueden destruirlos o eliminarlos para no saturar sus servidores. Por ello, se deben definir los ciclos de vida de los documentos, su periodo de custodia, frecuencia de uso y proceso de eliminación.

Los archivos digitales son aquellos que se generan en formato electrónico, por ello su validación legal requiere una certificación virtual. Esto significa que tiene plena autenticidad desde su origen.

Por su parte, el documento digitalizado se genera primero en papel y posteriormente requiere una firma electrónica o digital para darle validez.