El mantener en orden facturas, actas, informes y diversos tipos de documentación que empresas y organizaciones del sector público y privado generan diariamente, presenta un reto administrativo debido al impresionante volumen de papeles legales que estas instancias reciben, ocasionándoles múltiples problemas de clasificación, actualización, indexado y almacenamiento que entorpecen sus labores.
Esta situación pone en riesgo la información que se resguarda si no se toman las medidas necesarias de sistema de gestión de documentos para evitar su pérdida y deterioro, además de otras ventajas consecuentes de esta práctica, tales como mejoras en el flujo de trabajo, la ubicación rápida de documentos y facilidades para compartirlos.
¿Qué es la gestión documental de archivos?
La gestión documental de archivos es un área de gran importancia en la administración pública o institucional. Es un conjunto de prácticas, normas y tecnologías que se utilizan para gestionar la documentación desde el momento en que se generan o se reciben, hasta su disposición final.
Entre estos procesos se contempla el registro de archivos, la organización, descripción, forma de acceso, nivel de seguridad y disponibilidad tanto de forma interna en la organización como en los archivos externos, de acceso al público general.
Importancia de la gestión documental en la administración pública
La gestión de documental en la administración pública se relaciona con la transparencia, el orden y la seguridad. Por un lado, la organización permite mantener un orden claro y lógico de los documentos para facilitar su búsqueda de forma eficiente, reduciendo el tiempo en la localización de archivos.
La seguridad también es parte de los sistemas de gestión documental para proteger la información confidencial, garantizar el cumplimiento de las normativas en materia de protección de datos y la conservación de los archivos a largo plazo.
Por otro lado, el impacto de la gestión documental en transparencia es alto, especialmente en la administración pública ya que la implementación de portales de autoservicio requiere la disponibilidad y acceso a la información, y al mismo tiempo la confidencialidad.
Beneficios de la gestión documental para la transparencia y la rendición de cuentas
Una buena gestión documental en la administración pública tiene muchos beneficios relacionados con la transparencia y rendición de cuentas, como:
Seguridad de la información
Gran parte de la información que se genera en las instituciones es de carácter confidencial. Por ello, la gestión documental requiere la implementación de sistemas de seguridad, como contraseñas, rangos de acceso a la información, cifra, entre otros para evitar el robo de datos o la suplantación de identidad.
Cumplimiento normativo
El cumplimiento normativo se refiere a las acciones para garantizar que la información procesada se almacene de forma segura, confidencial, que no pueda ser manipulada, dañada o extraída por terceros. La gestión documental permite identificar los riesgos de la información, establecer políticas de seguridad y adoptar un enfoque estratégico para garantizar la confidencialidad.
Ahorro de espacio y transparencia
El almacenamiento de archivos ha dejado de ser un problema de espacio físico gracias a los sistemas de gestión documental. Al evitar los repositorios físicos, se elimina la necesidad de destinar espacio para almacenes de archivos.
Además, los sistemas en la nube eliminan la necesidad de contar con medios de almacenamiento como servidores, memorias USB o discos duros para resguardar información, lo que ahorra espacio en los equipos de cómputo.
Estos sistemas en la nube permiten tener acceso a los datos desde cualquier dispositivo, lo que fomenta la transparencia y agiliza el rastreo de la información.
Desafíos del archivo documental gubernamental en México
La gestión documental en la administración pública se enfrenta a desafíos como:
Abandono del archivo histórico
En 2019, el experto en archivología José Guadalupe Luna Hernández, comisionado del Instituto de Transparencia Estado de México, afirmó que al menos el 2% de los archivos en Edomex se encuentran en el olvido, resguardados en baños, sótanos y patios, situación también presente en diferentes estados de la república, donde incluso se han tenido que rescatar archivos de lugares aledaños a los basureros municipales.
Este abandono por parte de las autoridades afecta gravemente a la atención ciudadana, puesto que con la pérdida de documentos y la carencia de un buen sistema de gestión documental se atenta contra la transparencia gubernamental. Además, se pierde información que sirve de experiencia en la función de nuevas administraciones, que podrían contar con antecedentes de ejercicios previos del recurso público.
Desconocimiento de la importancia de la gestión documental
En general, muchos servidores públicos desconocen o minimizan la importancia de la gestión documental. Esto se debe a un conocimiento limitado de las leyes y reglamentos aplicables a la gestión documental, lo que afecta su cumplimiento.
Limitaciones en infraestructura y recursos
La gestión de archivos es un área que tiene recursos financieros limitados y espacios inadecuados, ya que suelen encontrarse en instalaciones obsoletas y ante condiciones ambientales que ponen en riesgo la conservación de los documentos.
Resistencia al cambio
Muchos servidores públicos se niegan a la transición a una gestión documental digital y eficiente, que implica la adquisición de tecnologías, capacitación y personal capacitado para la migración de datos a una base digital y en la nube.
¿Corrupción o falta de gestión?
Cabe señalar que, aunado a los problemas anteriores, se encuentran otros más que atañen a actos de corrupción y evidencia de delitos de trascendencia social en el país.
En la administración pública se han dado situaciones tan llamativas como el incendio de dos contenedores del Instituto Jalisciense de Asistencia Social que resguardaban documentación sobre alrededor de mil doscientas denuncias de robo de vehículos y autopartes en los corralones; el extravío por parte de la Sedatu de convenios por un monto de ciento ochenta y cinco millones de pesos; la responsabilidad de la FGR en la pérdida del expediente de 2013 de Elba Esther Gordillo; y la mala administración documental de la Fiscalía General del Estado de Morelos, que no logra localizar parte de las pruebas del asesinato del activista Samir Flores.
El eje común en todos los casos anteriores es la ausencia de estrategias de gestión documental que eviten vicios en la protección de información de vital importancia, lo que hace de esto un tema crucial para lograr la debida consecución y nitidez en las acciones dentro de cualquier organismo.
Te invitamos a conocer las alternativas que tenemos para que brindes seguridad y transparencia a tu empresa u organización. Además, si estás interesado en aprender más sobre cómo optimizar tus procesos, visita nuestro blog sobre procesamiento de documentos. Contáctanos y déjanos asesorarte en tu proceso de gestión documental.
