Gestión documental como herramienta de transparencia

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El mantener en orden facturas, actas, informes y diversos tipos de documentación que empresas y organizaciones del sector público y privado generan diariamente, presenta un reto administrativo debido al impresionante volumen de papeles legales que estas instancias reciben, ocasionándoles múltiples problemas de clasificación, actualización, indexado y almacenamiento que entorpecen sus labores.

Esta situación pone en riesgo la información que se resguarda si no se toman las medidas necesarias de gestión documental para evitar su pérdida y deterioro, además de otras ventajas consecuentes de esta práctica, tales como mejoras en el flujo de trabajo, la ubicación rápida de documentos y facilidades para compartirlos.

La situación del archivo documental gubernamental en México

Un ejemplo claro de falta de atención al acervo documental, lo tenemos en diversos archivos municipales del país, como recientemente reveló el experto en archivología José Guadalupe Luna Hernández, comisionado del Instituto de Transparencia Estado de México, quien afirmó que al menos el 2% de los archivos en Edomex se encuentran en el olvido, resguardados en baños, sótanos y patios, situación también presente en diferentes estados de la república, donde incluso se han tenido que rescatar archivos de lugares aledaños a los basureros municipales.

Este abandono por parte de las autoridades afecta gravemente a la atención ciudadana, puesto que con la pérdida de documentos y la carencia de un buen sistema de gestión documental se atenta contra la transparencia gubernamental, además de que se pierde valiosa información que sirve de experiencia en la función de nuevas administraciones, que podrían contar con antecedentes precisos de los triunfos y descalabros de ejercicios previos del recurso público.

¿Corrupción o falta de gestión?

Cabe señalar que, aunado a los problemas anteriores, se encuentran otros más que atañen a actos de corrupción y evidencia de delitos de trascendencia social en el país.

Simplemente, en lo que va del año, se han dado situaciones tan llamativas como el incendio de dos contenedores del Instituto Jalisciense de Asistencia Social que resguardaban documentación sobre alrededor de mil doscientas denuncias de robo de vehículos y autopartes en los corralones; el extravío por parte de la Sedatu de convenios por un monto de ciento ochenta y cinco millones de pesos; la responsabilidad de la FGR en la pérdida del expediente de 2013 de Elba Esther Gordillo; y la mala administración documental de la Fiscalía General del Estado de Morelos, que no logra localizar parte de las pruebas del asesinato del activista Samir Flores.

El eje común en todos los casos anteriores es la ausencia de estrategias de gestión documental que eviten vicios en la protección de información de vital importancia, lo que hace de esto un tema crucial para lograr la debida consecución y nitidez en las acciones dentro de cualquier organismo.

Te invitamos a conocer las alternativas que tenemos para que brindes seguridad y transparencia a tu empresa u organización. Contáctanos y déjanos asesorarte en tu proceso de gestión documental.

 

 

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