Las Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) juegan un papel importante en la economía del país. Se estima que sostienen el 97% de la misma pero, a pesar del gran impacto que tienen, constantemente enfrentan retos para mantenerse en el mercado y sobrevivir más de 5 años que es el tiempo estimado en que suelen cerrar sus operaciones.
El hecho de que las Pymes tengan una vida tan corta se debe a muchos factores, entre ellos, la falta de automatización de procesos y la digitalización. Expertos consideran que el proceso de digitalización es clave para aumentar la competitividad, reducir los costos, así como que tengan un buen crecimiento y desarrollo empresarial.
¿Qué significa digitalizar una Pyme?
En los últimos años, la digitalización de las Pymes ha dejado de ser un tema novedoso y futurista para convertirse en una realidad para las empresas de todos los rubros. Esta digitalización implica integrar las tecnologías en diferentes aspectos de las empresas, desde la relación con los clientes hasta las operaciones internas.
La digitalización de Pymes implica los siguientes procesos:
Automatización
La automatización de procesos consiste en la implementación de programas y plataformas para gestionar de forma digital las tareas diarias de la empresa: contabilidad, inventario, gestión de recursos humanos, clientes, entre otras que se realizan de forma repetitiva y rutinaria.
La automatización es parte de la digitalización ya que muchas de las tareas que se realizan todos los días y que requieren mucho tiempo a los colaboradores pueden ser programadas mediante un software para liberar parte de su tiempo y permitirles que se dediquen a tareas más creativas.
Algunas de las tareas que pueden automatizarse son la gestión de inventarios, el procesamiento y validación de facturas, la generación de reportes o la atención a clientes.
Procesamiento y análisis de datos
Los datos son un pilar fundamental en el proceso de digitalización de las Pymes. A grandes rasgos, estas tareas implican la recopilación, transformación y procesamiento de datos para extraer información relevante que permita a las empresas tomar decisiones estratégicas.
Por ejemplo, el análisis de datos puede revelar patrones y tendencias en ventas para tomar decisiones estratégicas en la compra de mercancías, estrategia publicitaria o en la personalización de la experiencia de los clientes, ofreciendo los productos y servicios que buscan por temporada.
Implementación de tecnologías clave
Para digitalizar una Pyme es necesaria la inversión en tecnologías clave para procesar los datos, centralizar las operaciones, realizar ventas en línea y gestionar la comunicación mediante procesos digitales.
Esto implica adquirir tecnologías como: bases de datos, software de gestión, captura de datos, sistemas de gestión documental, accesos biométricos, firma electrónica, entre otras que permitan efectuar las tareas más importantes de la empresa de forma digital.
Apertura de nuevos canales de comunicación
La digitalización permite abrir nuevos canales de comunicación, tanto a nivel institucional como de cara al cliente. Digitalizar la comunicación interna o institucional consiste en la implementación de plataformas centralizadas para asignar tareas y flujos de trabajo para evitar errores, correos electrónicos o silos de información.
Por su parte, los canales de información con los clientes permiten una comunicación más fluida, satisfactoria y rápida. Para esto, las Pymes pueden utilizar canales como redes sociales o páginas web impulsadas con chatbots programados para dar respuestas automáticas de forma inmediata.
¿Por qué es importante la digitalización para las pequeñas y medianas empresas?
La llegada de la industria 4.0 o cuarta revolución industrial ha transformado la forma en la que las empresas de todo el mundo hacen negocios y esta transformación ha traído diversas oportunidades de crecimiento económico.
La digitalización de las Pymes es importante para mantener la competitividad. En un entorno empresarial cada vez más competido, las empresas deben estar a la vanguardia para conservar a sus clientes y atraer a otros.
Además, la digitalización permite la innovación. Esto significa desarrollar productos y servicios para entrar a mercados emergentes, conquistar nuevos clientes e incluso eliminar las fronteras para llegar hasta otros estados o países.
Por otro lado, la digitalización es clave para minimizar los errores e incrementar la productividad, lo que permite a las Pymes una mayor precisión y calidad en los resultados.
¿Cómo digitalizar una Pyme?
La digitalización de las Pymes es un proceso que requiere varias etapas. Las principales son:
Análisis de necesidades y recursos
La primera etapa consiste en una evaluación de la situación actual de la empresa con el fin de identificar los procesos manuales, áreas de oportunidad y la tecnología existente que pueda aprovecharse.
Definición de objetivos
En la segunda etapa se debe analizar los objetivos cuantificables que la empresa desea alcanzar mediante la digitalización.
Elaboración de un presupuesto
Una vez definidos los objetivos, el siguiente paso es determinar los recursos que la empresa puede invertir para la adquisición de software o hardware necesarios para la implementación.
Elección de tecnologías clave
Las Pymes requieren diferentes tipos de tecnologías dependiendo de su rubro, tamaño y objetivos a alcanzar. Por ejemplo, algunas empresas requieren plataformas de gestión documental, mientras que otras requieren la automatización robótica de procesos, plataformas de venta en línea, entre otras.
Selección de un partner
Muchas de las tecnologías de gestión empresarial requieren un partner o servicio de consultoría para la implementación. Estos partners asesoran a sus clientes para la elección del sistema de gestión y en el diseño de una arquitectura tecnológica para la implementación.
Capacitación al personal
La empresa debe asegurarse de que el personal encargado de las nuevas herramientas sabrá utilizarlas y aprovecharlas al máximo. Para esto, puede ser necesario destinar recursos necesarios en procesos de formación y en periodos de prueba para minimizar posibles errores en las operaciones.
Implementación
La implementación consiste en el uso activo de las soluciones digitales. En algunos casos, se realiza de forma progresiva, o en combinación con los sistemas existentes para que el personal se adapte a las nuevas herramientas.
Monitoreo y optimización
Esta última etapa es la más larga y realmente no tiene un fin. Después de la implementación, es indispensable establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar el éxito de la digitalización, así como sistemas de aprendizaje y optimización continuos para ajustar las estrategias con base en los resultados.
El objetivo de esta última etapa es corregir los procesos que se puedan optimizar para mantener a la empresa en un ciclo de mejora continua.
Beneficios de digitalizar una Pyme
La digitalización de las Pymes conlleva muchos beneficios para la empresa, como:
Mayor eficiencia operativa
La automatización de procesos, así como la implementación de herramientas digitales permiten a la empresa optimizar sus operaciones, reducir el tiempo de realización de tareas operativas y errores humanos.
Aumento de la productividad
Al reducir la carga administrativa de tareas repetitivas, que les restan tiempo, los colaboradores pueden cumplir con fechas de entrega, ser más eficientes, productivos y dedicarse a tareas más estratégicas y rentables.
Expansión de las operaciones
Las empresas que han digitalizado sus procesos tienen mayores oportunidades de expansión al permitir los intercambios de bienes y servicios en línea, lo que ha permitido derribar las limitaciones geográficas.
Mejor gestión de los recursos
Los reportes automatizados y análisis de datos permiten a las empresas tomar decisiones estratégicas, informadas y enfocadas en áreas como la financiera para utilizar los recursos disponibles de forma eficiente.
Mejora en la colaboración
Los equipos pueden tener una plataforma que les permita trabajar de forma colaborativa, sin importar si se encuentran o no en la misma ubicación.
¿Qué herramientas se necesitan para la transformación digital de tu negocio?
Existen muchas herramientas digitales que se pueden implementar, dependiendo de las características de la empresa como tamaño, sector, recursos disponibles y sus metas. En Microformas contamos con soluciones de gestión documental como ECM, BPO, digitalización y gestión documental, firma electrónica, identidad biométrica y onboarding digital, cada una diseñada para atender necesidades específicas de las Pymes.
- Enterprise Content Management o gestión de contenido empresarial es un sistema para administrar los documentos de la organización de forma ordenada, desde el momento de su creación, pasando por el almacenamiento, control de versiones, distribución y disposición final. Con ECM, los documentos de tu empresa estarán al alcance siempre que los necesites.
- Business Process Outsourcing consiste en la contratación de un tercero para efectuar tareas y procesos específicos, como la captura y extracción de datos, la digitalización de documentos físicos, la creación y gestión de expedientes, entre otros.
- Identidad biométrica y onboarding digital. Plataforma de validación de identidad a través de sistemas biométricos de reconocimiento facial para incrementar la seguridad en los procesos digitales.
- Digitalización. En el catálogo de servicios de Microformas contamos con digitalización de cualquier tipo y tamaño de documentos impresos: contratos, planos, certificados, libros, fotografías, documentos históricos, entre otros. Cumplimos con la certificación TLA (Terceros Legalmente Autorizados) para dar validez legal a todos los documentos digitalizados.
- El procesamiento inteligente de documentos utiliza herramientas de inteligencia artificial para optimizar la eficiencia en la extracción de información.
- Robotic process automation es un servicio que consiste en la programación de tareas para liberar al personal de procesos para que se realicen de forma automática, incrementando la eficiencia en las operaciones diarias.
- Firma electrónica. Servicio que consiste en implementar una firma digital con validez legal para documentos oficiales.
- Servicios archivísticos. Consiste en la preservación, organización y almacenamiento de archivos históricos para garantizar su accesibilidad.
Retos y dificultades al digitalizar una Pyme
La digitalización de las Pymes es un proceso complejo, que puede tener muchos retos a superar en cada etapa. Los principales son:
Inversión inicial
Para las Pymes, la inversión en hardware, software y servicios en la nube puede representar una inversión significativa. Al tener un presupuesto reducido, las empresas se ven limitadas en su elección. Afortunadamente, muchas de las soluciones digitales son modulares y escalables, lo que significa que pueden añadírseles funcionalidades con el tiempo.
Adaptación de infraestructura
Algunas empresas pueden requerir de una adaptación parcial o total de su infraestructura física y tecnológica para adaptarse a las nuevas herramientas de hardware o software. Sin embargo, muchas de las soluciones tecnológicas son en la nube, lo que implica una menor inversión en hardware.
Resistencia al cambio
Muchos colaboradores se sienten amenazados por los cambios, lo que puede provocar resistencia a la implementación de nuevas tecnologías. Este problema puede solucionarse con capacitaciones y asesorías para que los empleados se familiaricen con las herramientas y formen una nueva cultura empresarial enfocada en la innovación.
Integración de sistemas
Algunas empresas cuentan con sistemas heredados o preexistentes, que pueden generar dificultades o errores por incompatibilidad. En este punto, el partner juega un papel clave para analizar la viabilidad de la integración antes de elegir la solución a implementar.
Razones para apostar por la digitalización de tu Pyme hoy mismo
Si aún te quedan dudas sobre la viabilidad y beneficios de la digitalización de tu Pyme, considera las siguientes razones para dar el paso hacia la transformación digital:
- Accede a la información de tu empresa desde cualquier lugar y momento.
- Permite el trabajo remoto y atrae al talento más calificado.
- Aumenta la productividad y favorece la colaboración con canales de comunicación más efectivos.
- Súmate a las tendencias y aumenta tu cartera de clientes.
- Optimiza el presupuesto de tu empresa y aumenta su rentabilidad.
¡Descubre todas las soluciones que Microformas tiene para la digitalización de tu Pyme!
