¿Tu empresa aún maneja grandes volúmenes de documentos manualmente? El Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) puede ayudarte a reducir errores, aumentar la eficiencia y transformar la forma en que gestionas la información. En este artículo, te contamos todo lo que necesitas saber sobre esta tecnología y cómo puede beneficiar a tu empresa.
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¿Qué es el Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP)?
El Procesamiento Inteligente de Documentos o IDP es un concepto que se refiere al uso de tecnologías avanzadas, como la inteligencia artificial (IA), el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y otras técnicas automatizadas, para analizar, entender y extraer información valiosa de documentos físicos o digitales.
El principal objetivo de estas tecnologías es automatizar las tareas asociadas con la manipulación de documentos, como la extracción de datos, la clasificación de información, y la toma de decisiones con base en los datos.
El IDP se utiliza para automatizar el proceso de entrada manual de los datos desde documentos de papel o imágenes en los documentos para que se integren en otros procesos digitales. Por ejemplo, pensemos en un flujo de trabajo en el que se automatiza la emisión de pedidos a los proveedores cuando los niveles de existencias son bajos. Aunque el proceso sea automatizado, está programado para que no se envíen los pedidos hasta que el proveedor reciba el pago y emita su factura por correo electrónico.
En este ejemplo, es probable que se lleven a cabo procesos manuales para registrar los datos antes de completar los pedidos o realizar el pago. Por su parte, en un sistema IDP se extraen los datos de las facturas de forma automática para ingresarlos en el formato requerido por el sistema o módulo de contabilidad del ERP.
Tecnologías clave que hacen posible el Procesamiento Inteligente de documentos
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
El OCR se utiliza para convertir una imagen o documento impreso en un formato legible por las máquinas, con datos de texto que admiten búsqueda y permite el procesamiento de documentos digitales como formularios, recibos, contratos, facturas, entre otros.
Procesamiento del lenguaje natural (NLP)
El NLP es una tecnología que forma parte del Machine Learning y permite el análisis, interpretación y comprensión del lenguaje humano por parte de las máquinas. A su vez, el NLP utiliza otras tecnologías, como la lingüística computacional y los modelos de aprendizaje profundo para conocer la esencia del lenguaje humano, por ejemplo, para comprender metáforas, la gramática, las expresiones coloquiales, el sarcasmo y otros elementos del lenguaje.
Automatización robótica de procesos (RPA)
La RPA es una tecnología que facilita la creación y despliegue de un software para automatizar las acciones o procesos de trabajo. Por ejemplo, un software puede replicar la forma en que un empleado extrae datos de los documentos manualmente.
¿Cómo funciona el Procesamiento Inteligente de documentos?
El proceso del funcionamiento del IDP consiste en:
Captura y clasificación de los documentos
El primer paso es capturar y clasificar los documentos mediante IA para reconocer los datos de facturas, órdenes de compra, contratos, entre otros documentos.
Extracción de datos
El sistema IDP extrae los datos relevantes de los documentos, como fechas, nombres o cantidades de las bases de datos existentes y los valida para garantizar su exactitud.
Procesamiento de datos
Una vez validados, los datos extraídos se procesan con base en el uso que se le darán. Por ejemplo, un sistema IDP integrado con un ERP puede extraer los datos para automatizar los procesos de validación de facturas, permitiendo establecer flujos de trabajo continuos.
Aprendizaje continuo
Los sistemas IDP tienen la capacidad de aprender y mejorar gracias a las tecnologías de IA y ML, lo que garantiza la efectividad del sistema a medida que las necesidades empresariales evolucionen.
Informes y análisis
Los sistemas IDP pueden realizar seguimiento de métricas como tiempo de procesamiento, tasas de error y volúmenes de rendimiento para identificar cuellos de botella, mejorar los flujos de trabajo e incrementar la eficiencia.
Beneficios del IDP
Implementar Procesamiento Inteligente de Documentos en tu empresa ofrece una serie de ventajas:
- Mayor eficiencia: La automatización de tareas manuales acelera los procesos y reduce los errores.
- Ahorro de costos: Menos intervención humana significa menos costos operativos.
- Mejora en la toma de decisiones: Los datos precisos y rápidos permiten decisiones más informadas.
- Flujos de trabajo optimizados: La automatización mejora la productividad y permite que los empleados se centren en tareas más estratégicas.
Aplicaciones del Procesamiento Inteligente de Documentos en diferentes sectores
El IDP se puede aplicar en diferentes sectores:
- Servicios de salud: Automatización de la gestión de historiales médicos, reclamaciones y facturación.
- Banca y finanzas: Validación y procesamiento de documentos para aprobaciones de crédito.
- Documentos legales: Extracción de datos clave de contratos, demandas y otros documentos legales.
- Registros judiciales: Digitalización y procesamiento de actas, sentencias y otros documentos judiciales, facilitando la búsqueda y organización de la información.
- Operaciones logísticas: Verificación automática de facturas de proveedores y recepción de mercancías.
- Recursos Humanos: Automatización de procesos de contratación y gestión de nóminas.
- Empresas de marketing y publicidad: Automatización de la extracción y procesamiento de datos de campañas, contratos con clientes y proveedores, y análisis de resultados.
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