Gestión de contenido empresarial

El poder de la Gestión Documental: Cómo digitalizar tu negocio y simplificar tus flujos de trabajo

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Tiempo de lectura: 9 minutos

Gestión de Contenido Empresarial, Enterprise Content Management, o ECM es un conjunto de estrategias que han ayudado a las empresas a incrementar significativamente su productividad.

En Microformas encontrarás las soluciones de ECM que tu empresa necesita, sigue leyendo para conocer qué es la gestión de contenido empresarial, cómo funciona, en qué áreas se aplica y los beneficios para las empresas.

¿Qué es la gestión de contenido empresarial?

La gestión de contenido empresarial es un concepto que abarca un conjunto de procesos, estrategias y herramientas para que una empresa almacene, organice y distribuya la información o contenidos digitales de la empresa, ya sea entre colaboradores, clientes y otros interesados en el negocio.

Estos contenidos pueden incluir documentos, correos electrónicos, archivos multimedia, registros financieros, formularios y otros tipos de información clave para el funcionamiento de la empresa.

A medida que han surgido diferentes tipos de contenido en las empresas, el ECM ha evolucionado para brindar soluciones para la administración digital de la información empresarial en un repositorio centralizado, donde se respalden los procesos comerciales y se alcancen los objetivos de la empresa.

Ahora bien, cuando se habla de ECM no se hace alusión a una tecnología o proceso específico. Se trata de un término amplio que engloba la combinación de herramientas, métodos, tecnologías y estrategias para respaldar la captura de datos, gestión de contenido, almacenamiento y preservación de la información y los datos a lo largo de su ciclo de vida, así como su distribución.

El principal objetivo de las soluciones de gestión de contenido empresarial es facilitar el acceso e intercambio de información, además de asegurar que los contenidos estarán disponibles de forma oportuna, segura y precisa para usarse cuando se necesiten.

Con la implementación de un ECM, las empresas pueden optimizar el ciclo de vida de la información, los flujos de trabajo y procesos, mejorar la colaboración entre los diferentes departamentos e incrementar la eficiencia operativa en todas las áreas.

Las soluciones de ECM se recomiendan especialmente a las organizaciones que generan y manejan un gran volumen de contenido para cumplir con tareas específicas del negocio, como:

  • Gestión de contratos
  • Automatización de los procesos de recursos humanos
  • Gestión de cuentas por pagar
  • Seguimiento de cuentas por cobrar

¿Cómo funciona la gestión de contenido empresarial?

En las empresas se genera una gran cantidad de contenido. Los contratos de los empleados, correos electrónicos, presentaciones, información de los clientes, facturas, y así se va incrementando poco a poco la cantidad de contenidos que debe gestionarse.

En este contexto, es fácil comprender que la gestión documental se vaya complicando, especialmente con la colaboración de varios empleados que necesitan acceso inmediato a los archivos.

Gran parte de ese contenido se encuentra en las computadoras de los empleados, en algunos archivos compartidos en carpetas de Google Drive, OneDrive u otros lugares. Sin embargo, al ser contenido no estructurado, cada vez se hace más difícil gestionarlo y las empresas deben dedicar más recursos para una buena organización.

Las soluciones de ECM tienen una función relativamente sencilla: ofrecen un acceso fácil a toda la información de la empresa en una sola plataforma. De este modo, los empleados cuentan con todos los datos que necesitan para trabajar con la eficiencia requerida: participar en proyectos, tomar decisiones, analizar información, resolver incidencias, etc.

En el ámbito de la gestión documental, muchas empresas se encuentran en una transición entre documentos en papel y archivos digitales. En este escenario, surge la necesidad de implementar un proyecto de gestión documental que integre tanto los archivos ya digitalizados como aquellos que aún se encuentran en formato físico. En esta sección, explicaremos los pasos clave para llevar a cabo un proyecto de gestión documental que aborde ambos tipos de archivos de manera efectiva.

Evaluación inicial

El primer paso en el proyecto de gestión documental es realizar una evaluación exhaustiva de la situación actual de la empresa en cuanto a sus archivos. Es necesario identificar y clasificar los documentos existentes, tanto en formato digital como en papel. Esta evaluación ayudará a comprender la cantidad de archivos, su ubicación física, las fuentes de captura e ingreso de los documentos, la estructura de carpetas, los sistemas utilizados y las necesidades específicas de gestión documental de la empresa.

Digitalización de archivos en papel

En el caso de los archivos en formato papel, es fundamental implementar un proceso de digitalización. Esto implica escanear y convertir los documentos físicos en archivos digitales de alta calidad. La digitalización puede llevarse a cabo internamente o a través de servicios externos de escaneo. Es importante establecer estándares de calidad, como la resolución y el formato de los archivos digitalizados, para garantizar una gestión documental eficiente.

Implementación de un sistema de gestión de contenido empresarial

Una vez que los archivos están digitalizados, es esencial implementar un sistema de gestión de contenido adecuado. Este sistema permitirá organizar, almacenar y gestionar tanto los archivos digitalizados como los físicos. Es recomendable elegir una solución que ofrezca capacidades de indexación, búsqueda y control de versiones para facilitar el acceso a la información y la colaboración en equipo.

Organización y clasificación de los archivos

Una parte crucial del proyecto de gestión documental es establecer una estructura de carpetas y una clasificación lógica para los archivos. Tanto los archivos digitalizados como los físicos deben ser organizados de manera coherente y fácilmente navegables. Esto facilitará la búsqueda y recuperación de documentos, así como la colaboración entre los miembros del equipo.

Integración de archivos digitales y físicos

El siguiente paso consiste en integrar los archivos digitalizados y los archivos físicos dentro del sistema de gestión documental. Esto puede implicar etiquetar los documentos físicos con identificadores únicos o vincular los archivos digitales con su correspondiente ubicación física. De esta manera, se establece una conexión entre ambos formatos, lo que facilita la gestión y la identificación de los documentos en el sistema.

Establecimiento de políticas y procedimientos

Es importante establecer políticas y procedimientos claros para el uso y la gestión de los archivos dentro del sistema. Esto puede incluir la asignación de permisos de acceso, la definición de roles y responsabilidades, la implementación de políticas de retención y disposición de documentos, y la capacitación del personal en el uso del sistema de gestión documental.

Un proyecto de gestión documental exitoso aborda tanto los archivos digitalizados como los archivos físicos de manera integral. Al evaluar, digitalizar, implementar un sistema de gestión documental, organizar y clasificar los archivos, e integrar los formatos digitales y físicos, las empresas pueden lograr una gestión documental eficiente y efectiva. Esta integración permite un acceso rápido y seguro a la información, mejora la colaboración y el trabajo en equipo, y establece una base sólida para una gestión documental continua y sostenible en el futuro.

¿Y qué pasa con los contenidos obsoletos?

Los sistemas de ECM son muy eficientes y permiten crear soluciones para los archivos que ya han perdido validez, o cuya información deje de servir. Se pueden eliminar del sistema para evitar archivos inservibles que solo usan espacio, o bien, crear carpetas con datos históricos si se considera que pueden volver a utilizarse más adelante.

En todo caso, las soluciones de ECM almacenan la información con metadatos de los documentos para agilizar el tiempo de búsqueda y que los contenidos estén disponibles para la persona adecuada en el momento preciso. Pero no solo eso, ya que puede leer, editar los archivos o compartirlos al cliente en caso de que los necesite. Y para buscar la información solo debe buscar palabras o frases en el repositorio.

Importancia de la gestión de contenidos en las empresas

Los avances tecnológicos han propiciado que los sistemas de contenido empresarial también evolucionen y sean más importantes que nunca.

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Desde hace varios años, los documentos en papel se han vuelto cada vez menos comunes y los digitales se han convertido en prioridad. Otras tecnologías como el machine learning, la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la tecnología en la nube han creado nuevas áreas de oportunidad, pero también han creado nuevos tipos de contenido, como audios y videos. Los sistemas de gestión de contenido empresarial deben adaptarse a las nuevas formas de información, archivos y datos para seguir optimizando el desempeño de los negocios.

Los sistemas de ECM son de gran importancia para incrementar la productividad y eficiencia de los colaboradores gracias a la reducción de uso de papel y su reemplazo por repositorios digitales organizados y seguros. Además, son clave para implementar mejores soluciones de comunicación para tener mayor claridad en el intercambio de información y eliminar cuellos de botella informativos.

Pero no solo eso. ECM también puede ayudar a prevenir riesgos como violaciones de datos, fraudes financieros e incumplimiento de regulaciones o normativas, por lo que también ayudan a preservar la buena imagen y reputación de las empresas.

Por todo lo anterior, las empresas que no cuentan con soluciones ECM tienen más riesgo de que sus colaboradores no estén trabajando a su máximo potencial, que pierdan tiempo buscando archivos, que se genere información duplicada o desactualizada. Asimismo, el riesgo de robo de datos, fraude e incumplimiento también aumenta significativamente en las empresas que no cuentan con sistemas de gestión de contenido empresarial.

Tipos de gestión de contenido empresarial

Existen diferentes tipos de contenido, y para ellos se requiere una gestión especial, que soluciones las diferentes problemáticas a las que se enfrenta:

Gestión de contenido web

La gestión de contenido web la utilizan las empresas que cuentan con sitios web o tiendas online complejas, con directrices de marca específicas. Su función es permitir el acceso al personal adecuado para modificar, actualizar o difundir el contenido de los sitios.

Gestión de contenido colaborativo

La gestión de contenido colaborativo es aquella en la que se permite el acceso a varias personas a un solo archivo o grupo de documentos para modificarlos, obtener información y compartirlos. Lo utilizan las empresas en las que se gestionan proyectos con varios participantes. Facilita el trabajo en equipo, la comunicación y el intercambio de datos, con la ventaja de que se tiene la versión más reciente de los documentos trabajados.

Gestión de contenido transaccional

Los gestores de contenido transaccional se utilizan en organizaciones que usan distintos tipos de contenido como archivos digitales y en papel. Es decir, recopilan información de distintos canales, la clasifican, almacenan y crean flujos de trabajo automatizados para garantizar que la información adecuada llegue a la persona correcta en el documento preciso. Además, se integran a otras aplicaciones y bases de datos con el fin de garantizar que todo el contenido esté disponible para los empleados que lo requieran.

Componentes de la gestión de contenidos empresariales

  • La captura implica la creación de datos al convertirlos de documentos en papel a formatos electrónicos. A su vez, estos archivos electrónicos se convierten en una estructura organizada con la información necesaria.
  • Gestión. Una vez recopilada la información, se debe gestionar a través de software colaborativo o gestores de contenido web.
  • Este componente consiste en el archivo y gestión del almacén de datos digitalizados.
  • Conservación. Consiste en la realización de copias de seguridad temporales de la información que cambia constantemente dentro de las estructuras de carpetas flexibles que permiten que los usuarios vean o editen la información.
  • Es el componente final en el que se proporciona a los usuarios la información que necesitan.

Áreas de aplicación de la gestión de contenido empresarial

Los sistemas de gestión de contenido empresarial se pueden usar en muchas áreas de trabajo y en empresas u organizaciones de distintos tamaños. La administración pública, escuelas, pymes y grandes empresas pueden aprovechar las soluciones de ECM, siendo las siguientes las más comunes:

Contabilidad

El área de contabilidad está presente en todas las organizaciones y es uno de los campos donde se aplican las soluciones de ECM. Por ejemplo, las facturas deben almacenarse de forma estructurada por un plazo mínimo de 5 años, lo que implica la necesidad de un sistema robusto que las almacene y permita rastrearlas por número de folio, nombre del cliente o mes de la transacción.

Recursos Humanos

El área de RR. HH. aprovecha muy bien las soluciones de ECM para simplificar la gestión de contratos, currículums y toda la información relacionada con la gestión de personal. Además, son sistemas seguros, que garantizan la protección de datos y los plazos de eliminación en caso de renuncias o bajas de colaboradores. Estas soluciones también abarcan la gestión de la nómina electrónica, las solicitudes de vacaciones, los viáticos, entre otras actividades de RR. HH.

Logística y distribución

Las soluciones de ECM también son de gran ayuda para los departamentos de logística, transporte y distribución, donde se usan para la gestión digital de los documentos de carga, registros de vehículos, información sobre la mercancía, facturación electrónica, entre otras aplicaciones para generar procesos más eficientes.

Equipos de trabajo remotos

El home office no podría existir sin soluciones tecnológicas como ECM. Gracias a estos sistemas, colaboradores de diferentes ciudades o países pueden tener entornos de trabajo digital donde compartir, editar, colaborar en un mismo proyecto desde cualquier lugar y momento.

Gracias a las soluciones de ECM, los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar y momento, modificar archivos en línea, tener cambios guardados en tiempo real y tomar decisiones estratégicas rápidamente y sin retrasos.

Departamento legal y de compras

Las soluciones de ECM son ideales para la gestión de contratos, información complementaria y la correspondencia relacionada, garantizando un manejo seguro de todos los datos que el sistema contiene.

Beneficios de la gestión de contenido empresarial

Las empresas que optan por una solución de ECM para la gestión de un gran volumen de datos pueden ver beneficios como:

  • Mantenerse al día con las normativas vigentes respecto a protección de datos e identidad.
  • Eliminar ineficiencias operativas en las organizaciones.
  • Dejar de usar el papel para impresión de documentos, facturas o notas de venta.
  • Agilizar procesos de negocio para que las tareas se realicen de forma más rápida.
  • Detectar cuellos de botella y eliminarlos u optimizar las labores.
  • Reducir costes operativos al minimizar los tiempos de trabajo, reducir los gastos y facilitar el acceso a la información.
  • Aumentar la productividad de los empleados y su rendimiento en las tareas que implican la gestión de información.

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