Las empresas que buscan incrementar la eficacia de sus procesos saben que recurrir a la digitalización de certificada les permite disponer de su información de forma rápida, ahorrando tiempo y dinero. Sin embargo, aún hay muchas empresas que desconocen la forma de hacer una digitalización certificada legal de forma correcta y con validez.
La digitalización certificada es la forma en que se pueden digitalizar documentos de carácter oficial para darles validez y gestionarlos desde una base de datos, ERP o solución en la nube. Hoy en el blog de Microformas te contaremos qué es la digitalización certificada, cómo se lleva a cabo y sus beneficios.
¿Qué es la digitalización certificada?
Antes de abordar el tema, repasemos brevemente el concepto de digitalización. Digitalizar significa convertir un archivo analógico a formato digital mediante un escáner. Con esta tecnología se registra el documento en forma de imagen y con el uso de un software de reconocimiento de caracteres se interpreta el contenido del archivo y se resguarda en un formato adecuado para su gestión.
En general, la digitalización mediante escáner se utiliza para archivos como diapositivas, esquemas, mapas, documentos mecanografiados o realizados a mano, entre otros. Ahora bien, en el caso de documentos delicados, de carácter legal u oficial, se necesita mucho más que un escáner, y aquí es donde empezamos a hablar sobre digitalización certificada, es decir, el proceso que da validez a los archivos electrónicos.
En México, la Norma Oficial Mexicana NOM151 establece que uno de los requisitos para llevar a cabo la digitalización certificada de archivos legales es mediante la verificación de un Tercero Legalmente Autorizado (TLA) por la Secretaría de Economía como lo es Microformas, que tenga la facultad de acreditar el origen e integridad de la información mediante el cotejo de la digitalización certificada.
Los archivos digitalizados y certificados por un tercero tienen el mismo valor probatorio que los originales, por lo que no es necesario resguardar el archivo original. También es posible crear estos documentos en medios electrónicos desde el inicio y conservarse de forma íntegra, inalterable y segura en una base de datos digital.
En resumen, la digitalización certificada es un proceso clave en la gestión documental de las empresas, ya que permite una mayor eficiencia, productividad y seguridad, además de tener el mismo valor legal que los documentos en papel.
Proceso de digitalización certificada
El proceso de digitalización certificada consta de los siguientes pasos:
Beneficios de la digitalización certificada
Ahorro de espacio
De la misma forma que con la digitalización simple, en la certificada el primer y más evidente beneficio es el ahorro de espacio al tener una base de datos totalmente digital. El uso de archivadores, libreros, carpetas y cajas de archivos se elimina por completo, reemplazandolos por una gestión de archivos en la nube, que son soportes digitales que cuentan con la capacidad de almacenar miles de documentos.
Accesibilidad y seguridad
Los archivos digitales pueden ser consultados desde cualquier lugar y momento, sin necesidad de acudir a una oficina, o de revisar archiveros. Basta con ingresar al software o base de datos digital con el usuario y contraseña para consultar la información.
Además, esta accesibilidad da más seguridad a los archivos ya que solo es posible el acceso a usuarios con permiso, que deben identificarse con usuario y contraseña, por lo que el riesgo de robo o pérdida de información es mínimo.
Procesos ecológicos
Con la digitalización certificada no solo se elimina la necesidad de generar archivos impresos, sino que también reduce la emisión de CO2 asociada con la producción de papel. Al evitar el uso de toneladas de papel para la impresión de documentos y la destrucción de archivos confidenciales, también se promueve la adopción de procesos más ecológicos y sostenibles.
Fácil intercambio de archivos
Contar con archivos certificados digitales facilita el intercambio de información y la disposición de copias. Basta con enviarlos por correo electrónico para compartir las copias necesarias, y con la certeza de que la información no puede ser alterada.
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