En la actualidad, aunque la mayoría de los procesos empresariales se gestionan de forma digital, aún existen empresas que siguen utilizando las impresiones en papel porque no han adaptado sus procesos para aprovechar al máximo las tecnologías de información y comunicación (TIC).
Trabajar con una “montaña” de documentos impresos es cosa del pasado. La gestión documental digital es lo más actual para mantener la información en orden, facilitar el intercambio de datos, la colaboración, incrementar la productividad y centralizar la base de datos empresarial en una sola plataforma, de modo que los colaboradores de otras áreas, o incluso de otras sucursales, puedan tener acceso a la información.
Todo esto es posible gracias a las oficinas sin papel, y si aún no te familiarizas con el término quédate a leer porque hoy en el blog de Microformas te contaremos qué es una oficina sin papel, por qué es importante dejar de usar el papel, las ventajas, desafíos y recomendaciones para tener una oficina paperless.
Paperless: qué es una oficina sin papel
Como su nombre lo indica, una oficina sin papel o paperless es un lugar en el que se utilizan sistemas de gestión documental digitales para centralizar la información en una sola base de datos, de modo que todo el personal involucrado pueda trabajar con los documentos, consultarlos, descargarlos, hacer cambios, entre otras actividades, sin la necesidad de tener documentos impresos.
Actualmente, procesos como la facturación electrónica han facilitado que las empresas dejen de usar el papel gracias a que la información fiscal y contable se presenta de forma digital. Además, la popularización del home office y el trabajo remoto han acelerado la implementación de procesos paperless, que apuntan hacia la eficacia, el orden, la colaboración y el procesamiento digital en repositorios de datos que son fáciles de utilizar e incrementan la productividad de los colaboradores a cargo.
La tecnología cloud también ha sido clave en el desarrollo de las oficinas sin papel, ya que permite una estructura clara de los documentos electrónicos, que pueden almacenarse en servidores en la nube o híbridos para no saturar las computadoras ni servidores locales, además de permitir la colaboración rápida, sencilla y eficaz.
Ahora bien, en algunas oficinas paperless se requiere transformar los documentos impresos a formatos digitales mediante escáneres especializados, además de recopilar y clasificar los documentos para encontrarlos fácilmente, esto mediante una gestión estructurada de los datos para hallarlos rápidamente, incluso varios años después de su captura.
Desventajas del uso de papel
El uso de papel para las empresas representa gastos en papel, tinta, impresoras y almacenamiento, además de problemas como ineficiencia y dificultad para encontrar y compartir los documentos físicos, que puede provocar pérdida de tiempo de los empleados.
Por otro lado, el papel siempre implica un riesgo de pérdida de los documentos físicos, que pueden dañarse, extraviarse o ser vulnerables ante un evento inesperado, como un sismo o un incendio. En cambio, los documentos digitales se encuentran seguros, pueden ser recuperados y consultados tantas veces como sea necesario, incluso es posible ver los cambios realizados y regresarlos a un punto previo.
Por último, pero no menos importante, el consumo de papel siempre implica un daño al medio ambiente que puede evitarse al contar con procesos paperless.
Ventajas de una oficina sin papel
Contar con una oficina y procesos paperless conlleva beneficios como:
- Aumento de la eficiencia. La búsqueda y recuperación de documentos es más sencilla, con lo que los colaboradores no tendrán que perder tiempo y podrán trabajar de forma más rápida y eficaz.
- Ahorro de espacio. Al no contar con documentos en papel, no se necesitan archivos físicos ni espacio de almacenamiento. Incluso no es necesario invertir en hardware e infraestructura tecnológica al optar por una plataforma cloud.
- Reducción de costos. Al no tener que adquirir papel, reducen los gastos en insumos de impresión, almacenamiento físico y mobiliario.
- Acceso remoto. Los documentos digitales pueden ser accesibles desde cualquier lugar con conexión a internet, lo que permite aprovechar el talento de colaboradores que trabajen de forma remota. Además, las empresas con varias sucursales o empleados en home office pueden trabajar con una sola base de datos digital.
- Seguridad. Las plataformas de gestión documental permiten un mayor control y protección de los datos sensibles de la empresa, ya que cuentan con medidas estrictas de seguridad, como la validación de identidad por datos biométricos.
- Sostenibilidad. Las empresas pueden tener un menor impacto ambiental al reducir la necesidad de papel.
- Menor huella de carbono. Al reducir la cantidad de papel, la empresa disminuirá su impacto en el medio ambiente.
Desafíos de este proceso
Si bien la transformación digital implica dejar de lado el uso de papel, esta decisión conlleva desafíos para las empresas que aún no cuentan con procesos tecnológicos. Por ello, los principales retos son:
- Cambio en la filosofía y cultura empresarial. Implementar una oficina sin papel requiere un cambio de mentalidad y de hábitos en los empleados para adaptarse a los procesos digitales.
- Seguridad de la información. Las empresas deben garantizar la seguridad de los datos digitales que se gestionen con el fin de evitar fugas de información, robo de datos y accesos de personas sin autorización.
- Elegir la tecnología adecuada. Ante la gran cantidad de opciones, las empresas tienen el reto de elegir las herramientas y sistemas adecuados para la gestión de documentos digitales y el intercambio de información para alcanzar los objetivos que se hayan planteado.
Periodos de conservación de datos en una oficina sin papel
Tras el proceso de digitalización, es importante sopesar qué documentos en papel pueden ser destruidos, y cuáles deben ser conservados en formato impreso además de la versión digital, como los documentos legal o fiscalmente relevantes.
Sin embargo, la duda radica en el periodo de conservación de los archivos digitales, de modo que se puedan destruir los originales impresos.
En general, la información digitalizada puede almacenarse indefinidamente en una plataforma cloud, la cual debe tener copias de seguridad frecuentes para asegurarse de que todos los datos se encuentren disponibles, aunque se presente algún problema con la plataforma.
Los periodos de conservación se definen con base en el derecho mercantil y fiscal, siendo cinco años el periodo mínimo, y se puede hacer una revisión o auditoría anual de los datos para analizar si sigue siendo relevante preservarlos, o si es posible eliminarlos por completo de la base de datos.
Para un mejor rastreo de los documentos electrónicos, pueden clasificarse como:
- Inalterables
- Rastreables
- Completos
- Disponibles en todo momento
Por lo tanto, el sistema de gestión de documentos que se elija debe cumplir con los requisitos técnicos de conservación de documentos importantes.
Lo más recomendable es contar con la asesoría de un profesional para determinar los plazos específicos de almacenamiento de los documentos electrónicos específicos para su industria y localidad.
Consejos para migrar a una oficina digital
Al analizar si migrar tus procesos tradicionales para tener una oficina digital, se recomienda que las empresas:
Evalúen sus necesidades. Es importante analizar qué documentos pueden ser digitalizados, cuáles pueden ser eliminados de forma segura, los beneficios para el caso particular de la organización y si es rentable implementar una gestión digital.
Elegir el software adecuado. El software o plataforma a elegir es indispensable para dar vida a la oficina paperless. Por ello, la empresa debe analizar si le es conveniente optar por la tecnología cloud, si la capacidad de almacenamiento de sus servidores o computadoras es ideal para un sistema on premise, si los documentos se guardarán en servidores locales o se compartirán con empleados que trabajen vía remota, el nivel de seguridad que ofrecen las plataformas, entre otras cuestiones.
Tiempo invertido en la digitalización. Considera si debes escanear los documentos, o si la empresa que contratarás se encargará del proceso para obtener imágenes de calidad, que puedan clasificarse y rastrearse mediante el uso de metadatos, y los periodos que tardará el proceso para que se pueda volver a trabajar de forma normal.
Programas de capacitación. Considera que debes capacitar a tus empleados para que sepan utilizar y aprovechar al máximo las tecnologías y sistemas que se van a implementar.
Firma electrónica con validez jurídica. Las empresas deben considerar la implementación de una firma electrónica que tenga validez legal para firmar contratos, documentos probatorios, entre otros archivos legales.
El camino hacia una oficina sin papel requiere los siguientes pasos:
De forma resumida, el camino que tu empresa debe recorrer para tener una oficina sin papel es:
- Hacer un inventario de los documentos en papel que aún se utilizan.
- Clasificar los documentos en orden de importancia; y con palabras que servirán para localizarlos en la base de datos digital.
- Detectar los archivos que puedan ser eliminados o destruidos y que no deban ser digitalizados.
- Escanear y digitalizar los documentos en papel para archivarlos con base en la clasificación definida, con el fin de organizarlos por categorías para que sean fácilmente localizados.
- Utilizar programas especiales para optimizar los procesos empresariales digitales como Docuware, software de gestión documental con el que los empleados pueden trabajar de forma eficaz con tecnología avanzada, intuitiva y fácil de usar.
Microformas te ayuda lograr tener una oficina sin papel
En Microformas empresa de gestión documental, contamos con las soluciones que tu empresa necesita para implementar una oficina sin papel exitosa. Contacta con nuestros asesores para conocer más sobre nuestros servicios de digitalización de documentos, captura de datos, firma electrónica, gestión documental, automatización de procesos y protección de datos.
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Aunque muchas instituciones y empresas crean que la oficina sin papel se encuentra a varios años de distancia, la tecnología paperless ha llegado para hacer más eficientes los procesos de gestión documental, brindando una ventaja competitiva a las empresas.
Si deseas implementar la oficina sin papel en tu empresa o institución, llámanos, en Microformas te ayudamos a concretar tus proyectos de digitalización y gestión documental.
