En un mundo empresarial en constante evolución, la búsqueda de la excelencia operativa y la adhesión a los más altos estándares de calidad y seguridad son imperativos para el éxito. Las normas ISO representan un conjunto de estándares globalmente reconocidos que establecen directrices y requisitos para una amplia gama de prácticas empresariales.
En este blog, exploraremos cómo un sistema de gestión de procesos y contenido empresarial puede desempeñar un papel fundamental en el cumplimiento de los estándares ISO. Desde la gestión de documentos hasta la seguridad de la información y la automatización de procesos, descubriremos cómo estas herramientas pueden ser aliados estratégicos en el camino hacia la eficiencia operativa y el cumplimiento de las normativas ISO.
¿Qué son las Normas ISO?
Las Normas ISO son un conjunto de estándares de calidad creados por la Organización Internacional de Estandarización (ISO, International Standard Organization), una organización no gubernamental con sede en Ginebra, que elabora y publica las normas internacionales que abordan diferentes temas para todas las industrias, desde seguridad alimentaria, sanidad, hasta tecnología. Desde su fundación en 1946, la ISO ha elaborado más de 20,000 normas internacionales y documentos relacionados. Dichas normas no son documentos jurídicamente vinculantes, sino herramientas para mejorar la credibilidad y la calidad de las empresas. Sin embargo, tanto las instituciones gubernamentales como los diferentes actores de las industrias pueden imponer el cumplimiento de las Normas ISO a sus proveedores o contratistas.
Una pregunta común que se plantean las empresas es cómo pueden mantener y dar continuidad a sus certificaciones ISO de manera efectiva. Aquí es donde entra en juego un Sistema de Gestión Documental (ECM), que puede ser una pieza clave en el rompecabezas del cumplimiento ISO.
La Influencia del ECM en la Certificación ISO
Es importante destacar que ISO no es simplemente un paquete adicional que se puede agregar a un sistema de gestión documental. Sin embargo, la gestión documental puede tener un impacto significativo en la capacidad de una organización para cumplir con las normas ISO. Veamos cómo un sistema de gestión documental puede ayudar a dar continuidad a las certificaciones ISO.
1. Condiciones Básicas de la Certificación ISO
Un sistema de gestión documental cumple con varias condiciones básicas requeridas para la certificación ISO. Puede adaptarse de manera efectiva a una estrategia ISO específica y contribuir al cumplimiento de las condiciones generales de la certificación.
2. Gestión de la Información y Archivo
Cada normativa ISO incluye cláusulas relacionadas con la gestión de la información y el archivo de documentos. Un sistema de gestión documental permite a las organizaciones organizar y almacenar documentos de manera eficiente, lo que es esencial para el cumplimiento de estas cláusulas.
3. Acceso a la Información y Flujo de Trabajo de Documentos
La gestión eficaz de la información y el acceso a los documentos son elementos fundamentales en las normativas ISO. Un sistema de gestión documental facilita el acceso controlado a la información y la automatización de los flujos de trabajo, garantizando que las personas autorizadas puedan acceder y editar documentos según sea necesario.
4. Seguridad de la Información
La seguridad de la información es una preocupación clave en la actualidad, tanto para las empresas como para sus clientes. Un sistema de gestión documental contribuye a la implementación de estrategias de seguridad de la información, previniendo la pérdida de datos y protegiendo la información confidencial.
5. Control y Supervisión Centralizada
Un ECM permite un control y supervisión centralizados de todos los documentos de la empresa desde una ubicación accesible en cualquier momento y lugar. Esto no solo mejora la seguridad, sino que también aumenta la productividad del personal al simplificar la búsqueda y recuperación de documentos esenciales.
En resumen, un Sistema de Gestión Documental (ECM) puede ser un aliado estratégico para dar continuidad a las certificaciones ISO y cumplir con las normativas de manera efectiva. Al facilitar la gestión de documentos, contar con un control de versiones, el acceso controlado a la información y la seguridad de los datos, un ECM se convierte en una herramienta esencial en el camino hacia la excelencia operativa y el cumplimiento de estándares ISO.
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