¿Qué es la captura de información inteligente?

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En una oración significa erradicar el trabajo manual de la captura de contenido, mediante la automatización de procesos informáticos, y en una segunda, hacer eficientes los procesos de producción y gestión de la información dentro de una organización.

Por poner un ejemplo, la capturación de información inteligente de una empresa, conlleva al almacenamiento de documentos que estaban disponibles físicamente en papel, a la automatización del proceso por medio de un escáner. Éste digitaliza los contenidos encontrados en e-mails, archivos adjuntos, faxes y material físico y lo almacena dentro de repositorios electrónicos que pueden ser gestionados por cualquier miembro de la empresa con acceso a ellos.

Significa eficiencia en los procesos de gestión de información, en inversión en tecnología, en control y seguridad; y finalmente, en mayor disponibilidad y accesibilidad para todos los que deben tener a la mano la información de la empresa, sin la necesidad de que se tenga que disponer de un espacio físico o de métodos de búsqueda, a fin de encontrar la información que se necesita.

Por sí solos, los escáners y los softwares que dan soporte al sistema de captura inteligente son capaces de identificar y clasificar documentos, según la tipología que se preestablezca, ya sea que se defina el almacenamiento específico en ubicaciones especiales, que se restrinja el acceso a la información, que se puedan consultar o extraer datos, o que se puedan guardar e incluso utilizar con otras soluciones empresariales, como podrían ser softwares de contabilidad, de recursos humanos, financieros, etcétera.

Otras de las posibilidades con las que cuenta la captura de documentos inteligente es que se pueden validar, editar y compartir con otras personas dentro de la empresa, o extraordinariamente con alguien fuera, en donde se podrá restringir quién sí y quién no podrá ver el contenido que compartimos. Y todo desde una misma plataforma.

Parte de la eficiencia de estos sistemas de captura de documentos inteligente, tiene que ver con la utilización de metadatos, algoritmos y su capacidad de categorizar los documentos y las carpetas, lo cual hace sencilla la búsqueda de la información cuando así se requiere, dando lugar a procesos óptimos de entrada y salida de datos, sin importar la tipología de los documentos.

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