Es innegable que las ventajas de la digitalización de documentos son tantas que desde hace ya varios años diversos organismos privados y públicos han ido implementando esta práctica para llevar un mejor control de la información que cuando se tenían archivos físicos.
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Debido a que estas medidas son relativamente nuevas, cabría pensar que los legajos acumulados durante años sumen números bastante considerables, lo que a su vez haría parecer que la migración a digital es una tarea muy compleja, pero lo cierto es que no tiene por qué ser así cuando se siguen los pasos apropiados para lograrlo. Te decimos algunas de las acciones indispensables para ello.
Evaluar necesidades del proceso de digitalización masiva de documentos
Antes de iniciar con la selección y preparación de documentos para pasarlos a formato electrónico es conveniente plantearse si lo mejor es hacerlo por cuenta propia o a través de una compañía especializada en este rubro.
El primer caso puede aplicar en empresas pequeñas o con volúmenes de documentos no muy grandes, aunque esto no deja de implicar la adquisición del equipo adecuado para hacer el escaneo y organizar al personal para llevar a cabo esta labor. Contratar a especialistas para este trabajo puede resultar más eficiente y rápido, sobre todo cuando el material a digitalizar es excesivo.
Preparación y digitalización
Esta es la parte más tardada de todo el proceso de digitalización masiva de documentos ya que consiste, en primer lugar, en la selección del material importante para luego librarlo de notas autoadheribles, clips, grapas o cualquier anexo que impida el paso del documento por el escáner o que tape información.
Algunos puntos que considerar son:
- Tamaño de los documentos: se debe contar con las herramientas tecnológicas para abarcar todos los tamaños del acervo físico, ya sean hojas tamaño oficio o carta, planos, notas de remisión, etcétera.
- Características: es preciso revisar si están impresos a una o doble cara, son a color o blanco y negro, tienen imágenes o sólo texto, están glosados o sumillados, o si tienen otras particularidades.
- Contenido: es conveniente saber si todos los documentos pertenecen a un mismo tipo (facturas, actas, escrituras, informes y demás) o si son mixtos.
- Calidad: hay que identificar si existen documentos poco legibles, ya que para que posteriormente se pueda hacer búsqueda por texto empleando herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) es indispensable que la copia en digital sea lo suficientemente clara.
Clasificación y almacenamiento
Una vez en digital, es necesario que todos los archivos generados puedan ser ordenados por título, fecha, código, número, entre otros, para poder establecer conexiones con otros documentos de forma automática por medio de plataformas en las que se hará la búsqueda desde una computadora.
Otra cuestión por considerar en este punto es si la información estará dentro de sistemas de gestión particulares o en la nube, según las necesidades de cada compañía, y contar con un respaldo adecuado.
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