¿Qué es el onboarding digital?
El onboarding digital en procesos empresariales se refiere a la incorporación de nuevos empleados, clientes o usuarios a través de plataformas digitales y herramientas automatizadas. Este proceso incluye la recopilación de datos, validación de identidad, capacitación inicial y firma de documentos de manera completamente remota. El onboarding digital permite una integración más ágil, eficiente y segura, reduciendo el uso de papeleo y mejorando la experiencia del usuario mediante el uso de tecnología como videoconferencias, firmas electrónicas y sistemas de gestión de tareas. Esto facilita la adaptación de los nuevos integrantes o clientes al entorno de la empresa de forma rápida y sin complicaciones.
Beneficios del onboarding
Gracias a los procesos de onboarding, las empresas pueden tener ventajas como:
- Reducción de los errores por desconocimiento o confusión.
- Eficiencia y agilidad: El onboarding digital automatiza muchos de los pasos manuales tradicionales, acelerando el proceso de incorporación y permitiendo que nuevos empleados o clientes se integren rápidamente.
- Reducción de costos: Al eliminar la necesidad de procesos físicos, como la firma de documentos en papel, y la gestión de logística (como entrevistas en persona o desplazamientos), las empresas pueden reducir significativamente los costos operativos.
- Mejora en la experiencia del usuario: La incorporación digital permite a los nuevos empleados o clientes acceder al proceso en cualquier momento y desde cualquier lugar, ofreciendo una experiencia más conveniente, flexible y centrada en el usuario.
- Mayor seguridad: Las plataformas de onboarding digital suelen contar con medidas de seguridad avanzadas, como autenticación biométrica y firmas electrónicas, lo que garantiza la protección de los datos y evita riesgos de fraude.
- Escalabilidad: Las soluciones digitales pueden adaptarse fácilmente al crecimiento de la empresa, permitiendo que se gestionen grandes volúmenes de incorporaciones sin comprometer la calidad del proceso.
- Cumplimiento normativo: Muchas herramientas de onboarding digital están diseñadas para cumplir con las normativas locales e internacionales de privacidad y seguridad de datos, lo que ayuda a las empresas a mantenerse dentro de los requisitos legales.
- Accesibilidad y seguimiento: Los procesos digitales permiten realizar un seguimiento más sencillo del progreso de la incorporación, mejorando la supervisión y facilitando la integración en las distintas áreas de la empresa.
- Personalización: Las soluciones de onboarding digital pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa, ofreciendo contenidos y recursos personalizados para cada nuevo miembro, lo que optimiza la efectividad del proceso.
Tipos de onboarding digital
El onboarding puede clasificarse de tres diferentes formas: con base en los nuevos miembros a incorporar, en el grado de participación y el método de bienvenida. Profundicemos en cada uno:
Onboarding según el tipo de miembros:
- Onboarding de empleado. Es el proceso de incorporación de nuevos trabajadores a la empresa con el objetivo de que conozcan sus nuevos roles, compañeros, misión, visión y valores de la compañía.
- Onboarding de cliente. Es el proceso de bienvenida de un nuevo cliente a la empresa. Su objetivo es ayudarles a acceder a los productos, utilizar los servicios contratados, solucionar posibles problemáticas y mejorar su experiencia.
Onboarding según el método de bienvenida:
- Onboarding on-site. Es el método de bienvenida que se imparte en las instalaciones de la empresa. Si bien se utilizan medios digitales, se trata de una incorporación presencial para que el nuevo miembro, ya sea cliente o empleado, se familiarice con los servicios de la compañía.
- Onboarding semi on-site. Es un proceso en que se brindan los contenidos de incorporación en las instalaciones de la compañía en medios como una memoria USB o un CD, pero es en una segunda etapa que el nuevo miembro accede a ellos desde su unidad.
- Onboarding 100% digital. En este proceso se realizan todas las etapas a través de medios digitales, sin la necesidad de desplazarse a la compañía, sin instalar archivos, ni tener que utilizar unidades de almacenamiento externo.
Cómo la IA simplifica la incorporación de nuevos clientes
El onboarding de clientes comienza al momento de cerrar un negocio o venta con un cliente. Muchas empresas separan a los equipos de prospección, cierre de ventas y apoyo postventa para brindar la mejor experiencia a cada cliente.
Además de estos servicios postventa, la Inteligencia Artificial (IA) permite crear experiencias personalizadas para cada cliente con base en los datos clave, permitiendo la identificación de las preferencias de los clientes durante la incorporación.
Gracias a sistemas de IA, durante el proceso de onboarding de clientes se recopila una gran cantidad de información, se verifican documentos y configuran cuentas de forma automática, de modo que el cliente requiera muy pocas acciones para iniciar sus procesos.
Además, los chatbots impulsados por IA cumplen con una función estratégica en el onboarding digital, ya que interactúan con los clientes y responden sus preguntas de forma natural y eficiente para ayudarles a tener una iniciación rápida y sin problemas.
¿Por qué es importante la incorporación de la IA en los procesos de onboarding digital?
La IA ha transformado los procesos de onboarding al hacerlos más eficientes, personalizados y efectivos principalmente por los siguientes puntos:
- Automatización de tareas repetitivas
- Personalización de la experiencia
- Procesos de adaptación más cortos
- Análisis de datos y mejora continua
- Disponibilidad 24/7 para responder dudas
- Análisis automatizados para evaluar el desempeño y la incorporación
Pasos a seguir en el proceso de onboarding
Las etapas de un proceso de onboarding de cliente pueden ser:
- Envío de documentos de bienvenida. En un inicio, se envían documentos digitales para dar la bienvenida al cliente. Puede incluir una carta del director general, presentación del equipo, respuesta a preguntas frecuentes y presentaciones del producto o servicio.
- Formularios del servicio. En algunos casos, durante el onboarding se envían formularios financieros para facturación, domiciliación de pagos, registro de tarifas acordadas, entre otros, que son indispensables para que las finanzas de la empresa vayan por buen camino.
- Tutoriales de producto o servicio. Durante el onboarding, las empresas pueden enviar tutoriales al cliente, ya sea infografías o videos explicativos para dar la bienvenida, demostrar cómo se usa el producto o servicio, resolver posibles dudas y las formas de contacto en caso de necesitar soporte técnico.
- Seguimiento. Tras el proceso de onboarding, es indispensable dar seguimiento a los clientes para asegurarse de que el servicio satisface sus expectativas y no se presentaron problemas. Para esto, se puede pedir opiniones, reseñas o calificaciones al cliente para identificar posibles áreas de mejora.
Objetivos del onboarding digital
El proceso de onboarding tiene objetivos principales:
- Facilitar la integración rápida y sencilla
- Mejorar la experiencia del cliente
- Garantizar la verificación y validación de identidad
- Reducir el tiempo de incorporación
- Optimizar la recopilación de datos
- Fomentar la fidelización y confianza
- Cumplimiento normativo y legal
- Escalabilidad
- Reducción de costos operativos
¿Es seguro el onboarding digital?
Sí. Al utilizar herramientas inteligentes de onboarding puedes acceder a sistemas de identificación biométrica o a servicios en la nube para aumentar la seguridad de la información y evitar accesos no deseados.
¿Cómo el software de Microformas puede ayudarte en tus procesos de onboarding?
En Microformas, te ofrecemos soluciones avanzadas como Incode, una plataforma de verificación de identidad que utiliza reconocimiento facial e inteligencia artificial para autenticar y validar usuarios de manera rápida, segura y eficiente. Además, contamos con herramientas de gestión documental y servicios archivísticos que permiten automatizar tareas, integrar sistemas y optimizar la experiencia de onboarding de tus nuevos clientes, garantizando un proceso ágil, seguro y de alta calidad.
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