En publicaciones anteriores del blog de Microformas hemos hablado sobre la transformación digital y cómo la pandemia por COVID-19 aceleró el proceso, e incluso hizo que se normalizara el home office y procesos digitales que pueden realizarse a distancia, de forma más ágil, segura y con muchos beneficios. Uno de estos procesos es el onboarding digital.
A continuación, te contaremos brevemente qué es el onboarding digital y las actualizaciones que se esperan para este 2024. ¡Comencemos!
¿Qué es el onboarding digital?
Se conoce como onboarding al proceso con el que las organizaciones dan la bienvenida a sus colaboradores, les informan sobre sus labores y les presentan a su equipo de trabajo. Todo esto, con el fin de que los colaboradores se sientan bienvenidos, con menos estrés o inseguridades por iniciar un nuevo trabajo. Además, es una de las mejores formas de mostrarles sus funciones y resolver dudas.
El onboarding digital consiste en realizar este mismo proceso, pero de forma virtual. Por ejemplo, con correos electrónicos de bienvenida, reuniones virtuales, capacitaciones y acompañamiento durante el proceso de adaptación.
Objetivos del onboarding
El proceso de onboarding tiene cinco objetivos principales:
- Facilitar la adaptación de los nuevos colaboradores en su puesto, de modo que se familiaricen con la cultura, políticas y procedimientos de la empresa.
- Acelerar la productividad de los nuevos miembros para que alcancen su máximo potencial en el menor tiempo posible.
- Mejorar la retención de los nuevos colaboradores al hacerlos sentir parte de la empresa desde el principio, lo que puede aumentar la satisfacción laboral y el compromiso.
- Crear relaciones positivas entre nuevos empleados y sus compañeros de trabajo, facilitar la colaboración, ayudar a crear confianza y a resolver dudas.
- Garantizar que los empleados comprendan y cumplan con las regulaciones y requisitos legales que apliquen en su puesto de trabajo.
Beneficios y ventajas del onboarding
Gracias a los procesos de onboarding, las empresas pueden tener ventajas como:
- Procesos de adaptación acelerados.
- Reducción de los errores por desconocimiento o confusión.
- Menor rotación de empleados, especialmente de los de recién ingreso.
- Mayores niveles de productividad en los empleados nuevos.
- Mejora en la satisfacción laboral de la plantilla en general.
- Aumento del compromiso por la empresa.
- Mayor retención del talento.
- Mejora del employer branding o imagen de la marca, tanto de forma interna como externa.
- Empleados nuevos que conocen a sus colaboradores, líderes o jefes rápidamente y saben a quién dirigirse.
- Identificar su puesto de trabajo, sus roles y tareas a desempeñar, así como los métodos para realizarlas de forma correcta.
- Colaboradores que conocen las políticas internas de la empresa para identificarse con ellas desde los primeros días.
Procesos de verificación en el onboarding digital
Los procesos de verificación en el onboarding implican confirmar la identidad y elegibilidad de un nuevo empleado, así como garantizar que cumple con los requisitos legales y de la empresa. Esto puede incluir la verificación de antecedentes, verificación de documentos de identidad, verificación de referencias y otros procedimientos relevantes.
Los procesos más utilizados son:
- Identidad digital. Consiste en la huella que dejamos con nuestra presencia en línea, como con los comentarios en redes sociales. En el proceso de onboarding se busca verificar la identidad digital de los colaboradores en diferentes plataformas de internet para asegurarse de que realmente se adaptarán a la filosofía y cultura corporativa.
- Autenticación digital. Este proceso consiste en la validación de la identidad mediante rasgos biométricos como el reconocimiento facial, la voz, huella, una firma digital, entre otros que las empresas usen.
Diferencias entre el onboarding, inboarding y offboarding
En ocasiones, estos conceptos se confunden por ser términos en inglés. Onboarding se refiere a la incorporación de nuevos empleados a la organización, mientras que el inboarding se refiere a la capacitación y desarrollo continuo de los empleados actuales dentro de la organización para ayudarles a alcanzar su potencial y mantenerlos en procesos de formación continua, de modo que la retención sea mayor.
Por su parte, el proceso de offboarding o desvinculación de un empleado de la organización, se da cuando finaliza la relación laboral entre un empleado y la empresa, por lo que abarca la devolución de los activos de la empresa, el pago de liquidación o finiquito, la entrega de cartas de recomendación y la despedida final con los otros colaboradores, de modo que la terminación de la relación laboral sea positiva.
Tendencias en onboarding para 2024
Employer Branding
La retención del talento en las empresas comienza desde antes de que los nuevos candidatos firmen su contrato. El onboarding, además de hacer sentir bienvenido a los colaboradores, también influye en la decisión de que permanezcan, hagan buenas relaciones con sus compañeros y se integren a la empresa adecuadamente.
Una estrategia de employer branding es el uso de la figura de buddy, es decir, un “camarada” o compañero que dé la bienvenida de forma amigable, le presente al resto del equipo de trabajo, le explique los horarios de comida y mantenga un diálogo constante durante las primeras semanas mientras el colaborador se adapta a trabajar en la empresa.
Welcome pack
Las empresas pueden preparar un onboarding digital en el que, en vez de un buddy, se use la tecnología. Por ejemplo, un welcome pack o paquete de bienvenida y que es enviado por correo electrónico. Puede incluir un video de la empresa y de los compañeros, descripciones de los beneficios de trabajar en la empresa, explicación de los pasos a seguir, como documentación legal, código de conducta y políticas de la organización.
Onboarding para clientes
El proceso de onboarding ya no se limita únicamente a los colaboradores. Los clientes también pueden ser parte del proceso. Por ejemplo, al adquirir un contrato para recibir servicios de marketing, la empresa da la bienvenida al cliente y le presenta a todos los departamentos involucrados en el proceso, de modo que pueda contactarlos en caso de tener dudas.
El onboarding de clientes también se conoce como proceso Know Your Customer o Know Your Client (KYC), y se han vuelto muy importantes en todas las industrias.
Onboarding para bancos
De forma parecida al onboarding para clientes, los bancos han dejado de tener relaciones frías y distantes con sus usuarios. En este caso, el proceso comienza desde la captación de clientes, el análisis de datos y la formalización y aprobación de clientes, todo a través de plataformas digitales como páginas web o aplicaciones móviles.
Este proceso es la evolución de las solicitudes y trámites presenciales, ya que ayuda a que los usuarios abran cuentas, soliciten tarjetas de crédito y débito, adquieran pólizas de seguros, soliciten préstamos, entre otros procesos que pueden realizar de forma digital.
La digitalización de procesos bancarios requiere el análisis de la información de los clientes a través de sistemas automatizados y de inteligencia artificial, además de la integración de soluciones biométricas y firmas electrónicas para comprobar la identidad de los usuarios. Por esta razón, además de ser procesos fáciles de realizar y que pueden llevarse a cabo desde casa, también les dan seguridad a los clientes.
Onboarding para campañas electorales
El uso de medios digitales se ha popularizado a tal grado que se han analizado los beneficios de la tecnología en las campañas electorales, especialmente como un canal para habilitar el voto electrónico y evitar que los usuarios acudan a las urnas tradicionales.
Si bien en México aún es una solución para los ciudadanos que viven en el extranjero, se espera que el voto electrónico se vuelva una realidad gracias al onboarding digital para validar la identidad de los votantes, ingresar a un portal web o aplicación móvil oficial y votar a través de un teléfono inteligente, laptop, computadora de escritorio o tableta.
Las limitaciones para esta aplicación del onboarding radican en el riesgo de ataques cibernéticos. Sin embargo, soluciones tecnológicas como los sistemas de gestión de claves, cifrado y controles de acceso biométricos son clave tanto para dar identidad a la población de votantes, como a eliminar riesgos como la duplicación de votos, el robo de identidad y la falsificación de votos.
Importancia de la firma electrónica y el onboarding digital
La firma electrónica y el onboarding digital son importantes para las empresas porque ayudan a incrementar la eficiencia de los colaboradores al reducir la necesidad de trámites en papel y acelerar los procesos.
La firma electrónica elimina gastos asociados con la impresión y el almacenamiento de documentos en papel, además de ofrecer un nivel elevado de seguridad y autenticación de documentos que pueden firmarse de forma remota para crear colaboraciones con empresas o empleados, aunque se encuentren en otras ciudades o países.
En conjunto, cumplen con los requisitos legales en muchos países para la validez de firmas electrónicas, lo que es fundamental en procesos de contratación que involucran contratos y acuerdos.
Esperamos que esta información te sea de utilidad. En Microformas contamos con soluciones para incrementar la productividad de los colaboradores e implementar sistemas como el onboarding digital.
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