Las cuentas por pagar (AP por las siglas de Account Payable) es un término que se usa para identificar la contabilidad de acreedores que abarca el registro de documentos, las facturas, notas de crédito, abonos, pagos y compensaciones relacionadas con el abastecimiento de la empresa.
Al ser un área tan compleja, es importante contar con programas de automatización de AP que incluyan los pagos automáticos, cálculo de intereses, entre otras que permiten a las empresas optimizar sus recursos financieros y tecnológicos para incrementar su eficiencia y rentabilidad.
Actualmente existe una gran variedad de opciones de software de administración de AP para que las empresas elijan las soluciones más adecuadas a sus necesidades y que incluyan los componentes básicos como:
- Gestión y recepción de facturas
- Automatización del flujo de trabajo
- Pagos electrónicos
- Informes
- Gestión de suministros
Tecnologías emergentes y su rol en AP
Las tecnologías emergentes han llegado al área de AP para optimizar las tareas e incrementar los beneficios del software; las que se han convertido en la base de la automatización, son:
Inteligencia artificial
La aplicación de la inteligencia artificial en los programas informáticos de gestión empresarial tiene cada vez más beneficios, especialmente en las áreas de aprendizaje automático, blockchain y manejo de datos masivos mediante el Big Data.
La inteligencia artificial se ha incorporado en el núcleo del software de cuentas por pagar para que puedan imitar la capacidad humana de pensar, aprender y usar la lógica.
En el subconjunto de inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML) mejora los procesos mediante el aprendizaje de patrones y hábitos para que el software pueda llevar a cabo y mejorar los procesos sin que exista una orden humana.
Tanto la inteligencia artificial como el aprendizaje automático son componentes integrales de la automatización de tareas del área de AP, y las empresas que usan estos programas informáticos pueden aprovechar de muchas formas como detectar errores y discrepancias, aprendizaje de los hábitos de facturación, mejorar la captura de facturas y disminuir la intervención humana en las tareas importantes.
En una etapa más avanzada de la inteligencia artificial aplicada en AP, el componente de recepción de facturas utiliza la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres para completar de forma inteligente la información en los campos de facturación correspondiente.
Para lograr esto se usa la información de proveedores y los formatos de facturas similares para crear un patrón de facturas que permita la organización más precisa y con menos intervención humana para las tareas repetitivas, como la captura de datos, a medida que pasa el tiempo.
Big data
El Big Data consiste en los datos demasiado grandes y complejos para ser analizados por los humanos. Para esta tarea se utilizan algoritmos de inteligencia artificial y aprendizaje automático que analizan los datos y detectan tendencias, permitiendo mayor visibilidad de la información pero también predecir resultados a futuro.
El análisis de los macrodatos permite generar informes y análisis predictivos para conocer mejor a la organización, hacer estadísticas con información y tendencias pasadas para respaldar las decisiones comerciales a largo plazo.
Para esto, el software de AP usa herramientas avanzadas de análisis para crear informes, hacer evaluaciones comparativas y visualizar los conjuntos de datos desde diferentes perspectivas.
Estos informes son muy valiosos ya que proporcionan una descripción general del flujo de caja de la empresa, de modo que se pueden identificar tendencias de gastos, optimizar las políticas con los proveedores y administrar mejor el presupuesto.
Blockchain
El Blockchain es un registro de transacciones fiable, difícil de hackear y que permite almacenar la información en bloques que se pueden copiar y replicar en ordenadores individuales sincronizados entre sí. Cuando alguien cambia estos datos, la información en todos los dispositivos se actualiza.
La información de Big Data se puede compartir en un entorno de Blockchain para reducir costos en el manejo de datos, incrementar la seguridad informática y dar seguimiento a la información de forma segura y precisa.
Automatización
Las organizaciones que han priorizado el uso de la tecnología cuentan con una ventaja competitiva y consideran que la automatización de las cuentas por pagar tiene un impacto positivo y directo en aspectos financieros, además de acelerar los ciclos de aprobación, incrementar la productividad de los empleados, reducir los costos del procesamiento de facturas, reducir las multas por pagos atrasados, simplificar las auditorías, reducir el riesgo de fraude y los pagos duplicados.
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