Un sistema de gestión documental brinda soluciones para la productividad, ya que captura, almacena, recupera, clasifica, distribuye, autentifica, crea y asegura los documentos a través del uso de un ficheros informáticos y técnicas para administrar el flujo de documentos y procesos.
Gestor Documental se refiere a un software que permite la realización de archivos virtuales y organización documental con información que permite la gestión y administración documental de la empresa.
Uno de los principales problemas de las empresas, además del almacenamiento correcto de la información, es lograr relacionar todo el contenido que se genera, así que por mucho que todo este contenido esté en un mismo sitio si no se organiza correctamente la información estará dispersa, por ello es importante incluir un gestor documental que ayude también en la automatización empresarial.
Principales ventajas de un gestor documental:
- Digitalización de todo tipo de documentos
- Ubicación centralizada de toda la información
- Seguridad de la información
- Documentos accesibles desde cualquier lugar
- Colaboración documental
- Aumento de la productividad laboral
¿En que consiste y cómo beneficia a las empresas?
Si tienes una empresa o negocio es probable que hayas escuchado sobre la gestión documental y su impacto positivo en la organización y administración de documentos, pero ¿en qué consiste exactamente un gestor documental y cómo puede ayudar en el día a día de la empresa?
Ejemplificaremos de manera muy sencilla: Imagina que tienes que preparar la cena y seguir una receta, pero cuando entras a la cocina todos los ingredientes están desacomodados, cuando intentas buscar lo que necesitas no puedes identificar si son los correctos porque no están etiquetados, las verduras que requieres no fueron colocadas en refrigeración y es muy probable que no puedas usarlas, los utensilios no están y tienes que buscarlos por toda la cocina.
Buscar todo lo que necesitas te puede tomar mucho tiempo, incluso más que hacer la misma cena, y ya cuando por fin logras juntarlos es probable que ya ni tengas ganas de cocinar y vuelves a guardar todo sin un orden específico.
Lo mismo ocurre en una empresa cuando se enfrenta a la búsqueda de documentos e información que no está ordenada. Los empleados pierden mucho tiempo buscando la información, es probable que nunca encuentren todo lo que necesitas y por lo tanto no realicen correctamente las actividades y los niveles de productividad pueden ir a la baja.
Funciones de la gestión documental:
La gestión de documentos es una herramienta que permite asegurar que toda la información que se genere, ya sea en papel o digital y esté organizada de manera eficiente para que ayude a elevar la productividad de la empresa.
- Colaboración entre usuarios de la empresa.
- Integración con otro tipo de sistema empresarial.
- Archivo y trazabilidad documental.
- Categorización y estructuración de archivos.
- Mejora en el flujo de la documentación.
Los gestores documentales pueden realizar una variedad de funciones básicas, sin embargo muchas empresas requieren de actividades especificas para los procesos de trabajo. Por ello es importante conocer las áreas de oportunidad que requieren esfuerzos para contar con un gestor documental que mejore los procesos.
Gestión documental de acuerdo al tipo de empresa
Una de las principales dudas que los tomadores de decisiones en las empresas tienen respecto al gestor documental es si su empresa es la adecuada para incorporarlo en sus actividades. La ventaja de la gestión de documentos es que no importa si la compañía es grande, pequeña, pública, privada o cuál sea su giro, todas utilizan documentos físicos y digitales por ello requieren una solución para su organización, resguardo y uso.
Aunque todas las empresas requieran de un gestor documental, éste no deberá ser el mismo ya que cada una cuenta con sus propias necesidades, formas de trabajo y requerimientos. La ventaja de los programas de gestión documental es que éstos se pueden adaptar a lo que requiera cada organización e ir creciendo conforme la compañía también lo haga.
Los principales beneficios que pueden obtener las empresas al incorporar un gestor documental son los siguientes:
- Mejora de procesos: con una mejor organización de la información hay también una mejora en los procesos ya que se tiene más control de los mismos.
- Ahorro en costes: al eliminarse los espacios donde se almacena el papel se reducen los costos que implica su resguardo, de igual manera se reduce la inversión en insumos como tinta para impresión y papel.
- Mejora el ROI: un gestor documental otorga una respuesta segura a las demandas documentales de la empresa, permite reducir los costos y aumentar la calidad. Lo cual mejora la productividad.
- Brinda movilidad: debido a las actividades actuales del mercado, la movilidad es un elemento indispensable en cualquier empresa, un gestor documental, le brindará esta característica a la organización, lo cual la ayudará a estar conectada en cualquier momento.
- Preservación de documentos: la información de una empresa no son sólo datos, se trata de la esencia de la compañía donde se cimientan las bases para su crecimiento, preservar los documentos físicos y electrónicos de valor es clave para las actividades de la compañía.
