En los últimos años, la llamada Era Digital se ha consolidado. Hoy en día casi todos los procesos se han digitalizado, desde las conversaciones y llamadas diarias, los trámites cotidianos, los pagos, hasta los procesos de trabajo y firma de documentos oficiales.
Desde el inicio de la escritura, la firma ha sido de gran importancia para expresar la propiedad o el consentimiento en acuerdos y contratos. Incluso en la Edad Media se utilizaban sellos y marcas familiares de forma similar a la firma para expresar el consentimiento con el contenido de un documento.
En la nueva Era Digital, la firma autógrafa también ha evolucionado para agilizar procesos como contrataciones, contratos de compraventa y muchos otros acuerdos para hacerlos oficiales de forma segura.
Hoy en el blog de Microformas te contaremos cómo la Firma Electrónica Avanzada (FEA) ha mejorado la eficiencia y seguridad en la gestión de documentos electrónicos.
Firma Electrónica Avanzada: qué es y sus características
La Firma Electrónica Avanzada (FEA) es un conjunto de datos electrónicos que se adjuntan o consignan en un mensaje de datos para identificar al autor o al firmante. Este tipo de firma se crea mediante algoritmos que generan claves confidenciales y que son imposibles de duplicar por un tercero.
Para usar una FEA, es necesario contar con un certificado digital que se integrará a la firma y permitirá que el firmante se identifique de forma oficial, firme documentos electrónicos y garantice la integridad de la comunicación y los acuerdos entre las partes relacionadas.
En México, la Ley de Firma Electrónica Avanzada (LFEA) es la que da su validez jurídica, junto con el Código Civil Federal, la Ley Federal de Protección al Consumidor, el Código de Comercio y el Acuerdo General 21/2007 emitido por el Pleno del Consejo de la Judicatura Federal.
De este modo, contar con una firma electrónica garantiza la autenticidad e integridad de los documentos digitales, por lo que el firmante no puede negar su autoría o repudiarlos.
Diferencias entre una firma electrónica simple y una FEA
Una firma electrónica simple es la versión digitalizada de la firma autógrafa y se utiliza en intercambios sencillos de datos. Por su parte, la FEA es un tipo de firma electrónica creada mediante algoritmos y con un certificado digital emitido por una autoridad certificadora que valida la identidad del firmante y del documento firmado.
Importancia de la FEA en la gestión de documentos
La Firma Electrónica Avanzada (FEA) ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus documentos, aportando una serie de beneficios que optimizan la eficiencia y la seguridad en los procesos documentales. A continuación, te contaremos los aspectos clave en los que la FEA ha mejorado la gestión de documentos:
Mejor control y almacenamiento de los documentos
La gestión de documentos y la firma electrónica avanzada (FEA) tienen una relación muy estrecha, ya que la implementación de sistemas de gestión facilita el almacenamiento de documentos electrónicos firmados, lo cual simplifica y agiliza los procesos. Además, ayuda a reducir los riesgos de pérdida de archivos.
Seguridad de los procesos
Tanto los sistemas de gestión de documentos como los de generación de FEA utilizan tecnologías de punta para garantizar la privacidad y confidencialidad de la información que contienen.
Los documentos electrónicos son fáciles de compartir a través de medios como el correo electrónico o sistemas de software. Los algoritmos avanzados utilizados en la firma electrónica avanzada (FEA), en los sistemas de gestión documental y en los medios de intercambio de información en general, garantizan la seguridad de la información mediante sistemas de encriptación, evitando que esta sea interceptada o descifrada.
Agilización de procesos remotos
La FEA elimina la necesidad de imprimir, firmar manualmente, escanear los archivos y enviarlos como imagen en papel. Esto no solo agiliza significativamente los procesos y reduce los tiempos de tramitación, sino que también garantiza la integridad de la información, ya que ninguna de las partes podrá alterar su contenido después de la firma.
Los documentos se pueden firmar y enviar de forma electrónica en cuestión de segundos, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto permite hacer negociaciones y acuerdos con clientes de otras ciudades, estados o países ya que la FEA tiene validez legal y cumple con los requisitos y regulaciones de otros países.
Accesibilidad y disponibilidad de documentos
Los documentos electrónicos se pueden almacenar en entornos digitales y acceder a ellos de forma segura para su consulta, recuperación y uso compartido. Esto brinda mayor seguridad de los archivos ya que no se necesitan sistemas físicos de almacenamiento, no se depende de archiveros, discos duros o unidades extraíbles USB.
Los sistemas de gestión de documentos suelen utilizar tecnología cloud, que garantiza el acceso remoto y rápido a la información, preservando los documentos íntegros.
Mejor imagen corporativa
Las empresas que adoptan sistemas tecnológicos como la FEA o los de gestión de documentos tienen una imagen corporativa innovadora, moderna, de compromiso con la eficiencia y la implementación de prácticas sostenibles.
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En Microformas contamos con soluciones de firma electrónica que cumplen con la NOM-151 y la ley correspondiente, garantizando la integridad de sus documentos y reduciendo los riesgos asociados, como daño, alteración o robo, a través de la emisión de un Sello Digital de Tiempo por cada firma.
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