La transformación digital ha avanzado en las empresas debido a factores como los cambios en la forma de consumo de los consumidores, quienes requieren inmediatez en la atención por parte de las empresas a las que recurren para diversos servicios. Para esto, la digitalización de documentos ha sido crucial, especialmente en la cadena de suministro y hoy te contaremos sus beneficios.
¿Qué es la digitalización en logística?
La digitalización en logística consiste en la implementación de tecnologías digitales para gestionar todos los procesos relacionados con la cadena de suministro, desde la selección de materias primas, la fabricación, hasta la distribución y entrega final de mercancías a los clientes.
Características de la digitalización en logística
Para implementar la digitalización logística se requiere el uso de herramientas avanzadas, como:
Internet de las cosas (IoT)
El IoT implica la conexión de dispositivos físicos a internet con el fin de recopilar y transmitir datos en tiempo real. En logística, estas conexiones permiten utilizar códigos QR o sensores de Identificación por Radio Frecuencia (RFID) para gestionar las flotillas, automatizar la recopilación de datos de mercancías en los almacenes, detectar el estado de la maquinaria o los niveles de exposición a sustancias tóxicas.
Inteligencia Artificial (IA)
La IA consiste en el uso de algoritmos avanzados para automatizar tareas, analizar los datos recopilados y agilizar la toma de decisiones con base en datos. Por ejemplo, con sistemas de IA se pueden generar análisis predictivos de la demanda en un periodo de seis meses, optimizar las rutas de distribución y mejorar la eficiencia en los procesos.
Además de la IA, muchos sistemas utilizan modelos de machine learning para analizar los patrones de consumo y datos históricos de ventas para prever la demanda a futuro y ajustar los niveles de inventario.
Robótica
La robótica consiste en el uso de máquinas o sistemas para automatizar procesos de la cadena de suministro, como transportadoras, robots móviles autónomos, brazos telescópicos, drones o sistemas RFID. Su uso ha demostrado un incremento significativo en la productividad y, al mismo tiempo, la reducción de riesgos de errores y accidentes graves en las industrias.
Softwares de gestión
La implementación de un software de gestión documental es clave para la centralización de los datos de todos los procesos logísticos. Con esta información, los encargados de proyectos pueden tomar decisiones estratégicas para incrementar la rentabilidad del departamento de logística empresarial.
Drones y vehículos autónomos
En la actualidad, los vehículos autónomos ya son una realidad en muchas plantas industriales ya que agilizan procesos como la localización de mercancías, la seguridad y la eficiencia en los almacenes.
Ventajas de la digitalización en logística
La digitalización conlleva muchos beneficios para el área logística de las empresas, como:
Integración
Las tecnologías de digitalización documental buscan la integración de los departamentos involucrados en la cadena de suministro y sus procesos, con el fin de que sean más eficientes y brinden ventajas competitivas a las empresas, ayudándoles a agilizar los tiempos de abastecimiento, producción y distribución.
Reducción de costos
Si bien invertir en soluciones de digitalización requiere una inversión, se puede obtener un retorno a mediano plazo, incluso desde las primeras etapas, y se verá reflejado en la optimización del tiempo de los colaboradores. A largo plazo, una cadena de suministro efectiva te ayudará a tener mayor rentabilidad y manejar mejor el presupuesto.
Mayor visibilidad de las mercancías
La implementación de tecnologías digitales permite dar seguimiento en tiempo real a los productos en cada etapa del proceso. Esto permite tener una visión completa para resolver posibles conflictos y tomar decisiones estratégicas.
Optimización de rutas
Los sistemas que utilizan tecnologías como la inteligencia artificial para planificar las rutas de forma eficiente, anticipando las horas pico, el tráfico y optimizando los tiempos de entrega para reducir los costos de transporte, especialmente cuando se realizan entregas a domicilio.
Gestión de inventario más precisa
Gracias a la digitalización, las empresas pueden tener un control más exacto de los niveles de stock, evitando roturas y exceso de inventario.
Reducción de errores
La automatización de procesos reduce los errores humanos en tareas repetitivas, lo que incrementa la precisión y permite reducir costos operativos. Por ejemplo, se pueden programar alertas de bajos niveles de inventario, de retrasos en las entregas o de vencimiento de caducidades para que los encargados del proyecto actúen de inmediato.
Mejor atención al cliente
La digitalización en logística no solo tiene beneficios para la empresa, sino para los clientes, ya que se pueden garantizar tiempos de entrega rápidos, oportunos, pedidos en línea, notificaciones del estatus de entrega y procesos de devolución más rápidos y eficaces.
Sostenibilidad
La digitalización no solo conlleva la creación de oficinas sin papel, sino la optimización de procesos para reducir el consumo energético y de combustible en el transporte de mercancías.
¿Cómo se lleva a cabo?
Para implementar sistemas digitalizados, es indispensable seguir un proceso con varias etapas:
- Evaluación y análisis del estado actual de la empresa, los procesos existentes y las oportunidades de digitalización.
- Definición de objetivos claros y medibles, como incrementar la productividad o aumentar la visibilidad de la información.
- Selección de las herramientas de software y hardware a implementar. Por ejemplo, sistemas de gestión documental o automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés). Estas soluciones deben elegirse con base en los objetivos, el presupuesto y considerando que sean escalables y se puedan integrar con otras herramientas.
- Implementación del software y hardware necesario para la digitalización y migración de datos en una sola plataforma de gestión.
- Capacitación del personal que utilizará el sistema para que se adapten a las nuevas herramientas y procesos.
- Puesta en marcha del nuevo sistema y monitoreo de los resultados para hacer ajustes en los procesos y flujos de trabajo.
- Expansión o integración de nuevas tecnologías que incrementen las funcionalidades de las herramientas actuales. Esta etapa puede realizarse después de varios meses, o incluso años, de la integración y volver a iniciar el ciclo de adaptación.
¿Qué retos enfrenta la digitalización logística?
La digitalización en todos los sectores empresariales implica desafíos que deben abordarse de forma estratégica para una implementación exitosa, que incremente la eficiencia y la rentabilidad de la organización.
Los retos más comunes son:
Integración de sistemas heredados
Muchas empresas trabajan con desarrollos propios o heredados, que no quieren abandonar del todo. Sin embargo, es frecuente que las integraciones con un nuevo software de gestión documental sean complejas debido a las diferencias tecnológicas.
Afortunadamente, con una planeación minuciosa, los sistemas pueden integrarse, crear flujos de trabajo y facilitar el intercambio de datos.
Inversiones considerables
Quizás el desafío más complejo sea la inversión en tecnología e infraestructura, especialmente cuando se quiere implementar sistemas robotizados, vehículos autónomos o drones.
La buena noticia es que las implementaciones pueden hacerse de forma gradual, comenzando con los sistemas de gestión documental y de internet de las cosas, que forman la base de la digitalización, e ir adquiriendo nuevas tecnologías que se integren con los sistemas y potencien sus beneficios.
Personal capacitado
A medida que se implementan nuevas tecnologías, las empresas requieren personal capacitado para operarlas y sacar el máximo provecho de las herramientas. Este reto puede solucionarse con ciclos de capacitación al personal actual para que aprenda a utilizar los programas.
La digitalización en las empresas de logística y suministro tiene un porvenir más eficaz, satisfactorio y rentable. Para que aproveches los beneficios al máximo te invitamos a contactarnos, en Microformas contamos con soluciones de digitalización y automatización de procesos a la medida de tu empresa.
Llámanos al teléfono (55) 1167 5222, mándanos un correo a: ventas@microformas.com.mx o escríbenos a través de nuestro formulario de contacto. ¡Con gusto te atenderemos! Solicita más información sobre software de gestión documental, automatización RPA o digitalización de expedientes con nosotros.