Los expedientes son un conjunto de documentos que están relacionados con un negocio, asunto o proceso administrativo. En muchos lugares se requiere de su uso, como son: escuelas, compañías, instituciones de salud y dependencias de gobierno.
En estos documentos se almacena información importante para el trámite o historial de un asunto determinado, al contener datos personales es importante que estén resguardados para evitar la pérdida o robo de la información.
Uno de los mayores retos que enfrentan las empresas o instituciones que tienen expedientes es mantenerlos almacenados de forma segura, ya que requieren de habilitar espacios para guardarlos y protegerlos, además de que tienen que estar diseñados para tener un acceso rápido y ubicarlos fácilmente cuando así se requiera.
Esto implica una importante cantidad de recursos tanto económicos, humanos como de tiempo. Ante esta problemática la digitalización de expedientes se presenta como una alternativa segura, económica y eficaz para el manejo y resguardo de expedientes.
Algunos de los beneficios de tener la información en un formato digital son:
- Mayor seguridad de la información
- Elevar la productividad de la empresa o institución
- Ahorro en recursos como papel, bodegas y personal de archivo
- Eficacia para la localización de documentos
Importancia de digitalizar expedientes
Es un hecho que el uso de la tecnología en las empresas e instituciones forma parte ya de sus actividades cotidianas, por lo que no contar con documentos en formato digital significa un retroceso en los procesos internos que puede significar una pérdida de tiempo e incluso de dinero en un corto plazo.
La digitalización y gestión documental debería convertirse en un proyecto con carácter prioritario, ya que esto tendrá un impacto directo en la gestión y productividad de la empresa. Con la documentación en un formato digital los tiempos de espera que se tienen entre la solicitud de la documentación y la consulta se verán reducidos, brindando así un mejor servicio al cliente.
Imaginemos el caso de un despacho de abogados que resguardan una cantidad importante de datos, realizar la digitalización de expedientes les supondría una gran ayuda en aquellos casos donde requieran consultar información de valor que podría ayudarles a ganar un caso o a presentar informes más completos.
En Microformas tenemos soluciones integrales para la digitalización de expedientes e información empresarial. Contamos con diferentes alternativas que se ajustan a las necesidades de cada empresa o institución, por ejemplo, automatización RPA, captura de documentos, sistema de gestión de documentos, OnBase, la cual está diseñada para la gestión integral de documentos a través del uso de tecnologías como gestión documental, flujos de trabajo, gráficos y cualquier tipo de archivo desde un mismo sistema.
