Desde hace un par de años se habla de la transformación digital como una necesidad para que las empresas se vuelvan más inteligentes y eficientes. Pero no solo es necesario digitalizar los documentos y archivos históricos, es necesario adoptar procesos digitales durante el periodo de transición para obtener los beneficios deseados.
Hoy en el blog de Microformas te contaremos cómo hacer una transición eficiente hacia el uso de documentos digitales. ¡Quédate a leer!
Enfoque de digitalización por etapas
La transición a documentos digitales es un proceso que debe realizarse con etapas previamente definidas para asegurarse de contar con los documentos, los sistemas de almacenamiento y digitalización correctos. Las etapas del proceso son:
Análisis de necesidades y recursos
La primera etapa comienza cuando los directivos deciden implementar sistemas digitales para incrementar la productividad y eficiencia de sus colaboradores. En este punto, es importante evaluar las necesidades específicas de la organización, el volumen de documentos a digitalizar, los procesos o flujos de trabajo que pueden realizarse de forma digital y los recursos disponibles.
En esta primera etapa también se debe definir si se utilizarán medios propios para la digitalización o si se recurrirá a servicios profesionales para agilizar el proceso. La decisión depende en gran medida del tipo, tamaño y volumen de documentos, ya que se necesitan escáneres especializados y tecnologías para tener la mejor definición de las imágenes y clasificar la información.
Digitalización gradual
Una vez que se tienen identificados los documentos que se van a digitalizar, deben priorizarse con base en su importancia y frecuencia de uso para digitalizarlos primero. Esto ayuda a optimizar la carga de trabajo y ajustar el proceso conforme sea necesario. Además, la planeación de los archivos a digitalizar permite depurar aquellos que no necesitan ser digitalizados, los que pueden ser destruidos o que deben revisarse con base en la legislación vigente para su correcto tratamiento.
Selección de las herramientas de digitalización
Esta etapa consiste en elegir la tecnología para digitalizar y clasificar los documentos. Por ejemplo, el uso de escáneres especializados, de alta velocidad y resolución ayuda a obtener imágenes nítidas y de buena calidad.
Tecnologías como BPM (Business Process Management), RPA (Robotic Process Automation) y OCR (Optical Character Recognition) ayudan a reducir los tiempos, a definir flujos de trabajo y a clasificar mejor los archivos para facilitar su localización y uso. La elección de estas tecnologías permite digitalizar desde pequeños procesos en departamentos empresariales hasta macroprocesos en toda la organización, con integración interdepartamental o con otros sistemas existentes.
Además, estas tecnologías evitan el riesgo de errores humanos, la duplicidad de información, la generación desmedida de archivos, la complejidad de los procesos internos y ayuda a tener una mejor transición.
Clasificación y organización de los documentos
Para una correcta transición a documentos digitales se deben establecer estándares para la nomenclatura y organización de los archivos con el fin de facilitar la búsqueda y recuperación a largo plazo. Estas claves deben ser proporcionadas a los empleados para que localicen rápidamente los archivos que necesitan para cumplir con su trabajo.
Capacitación de personal
Un proyecto como migrar a documentos digitales requiere la capacitación adecuada del personal para que utilicen correctamente las herramientas de trabajo, se adapten a nuevas tareas, así como a buscar y compartir documentos de forma rápida y eficiente. Este paso es crucial para la transición a documentos digitales, pero también para la implementación de medidas de seguridad que protejan los documentos contra accesos no autorizados.
Instaurar y promover una cultura centrada en datos
La cultura de datos consiste en valorar, aprovechar y promover el uso de datos para mejorar la toma de decisiones y optimizar los procesos de trabajo al integrarlos en las operaciones diarias.
Crear políticas empresariales que fomenten el uso de tecnologías digitales no solo es clave para una transición eficiente, sino para un cambio completo de mentalidad en los colaboradores, quienes podrán colaborar de forma virtual, trabajar en equipo, utilizar los datos para generar informes, priorizar la toma de decisiones y optimizar los procesos empresariales.
Aunque el proceso de digitalización de documentos suena sencillo, lamentablemente muchas empresas invierten miles de pesos en la transformación digital de sus procesos, pero no todas logran una implementación correcta al no seguir buenas prácticas en la gestión digital de la información. Por ello, seguir los pasos mencionados y contar con el respaldo de profesionales en cada etapa es clave para una implementación exitosa.
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