En el mundo empresarial actual, la eficiencia y la agilidad son factores determinantes para destacar y tener éxito. Cada minuto cuenta y cualquier retraso en los procesos puede significar una oportunidad perdida. En este contexto, la gestión de los expedientes se vuelve crucial, ya que la información contenida en ellos es vital para llevar a cabo tareas y tomar decisiones informadas.
Es en este panorama que los expedientes digitales se han convertido en la clave para agilizar los procesos de trabajo. ¿Qué son exactamente los expedientes digitales y cómo pueden transformar la forma en que se maneja la información empresarial?
En este blog, te explicaremos cómo esta innovadora solución puede ser la respuesta que estás buscando para optimizar tus procesos de trabajo y cómo su implementación puede revolucionar la manera en que tu empresa gestiona la información, reduciendo tiempos, eliminando barreras físicas y mejorando la productividad general. Prepara tu organización para un futuro más ágil y eficiente. ¡Comencemos!
¿Qué son los expedientes digitales?
Los expedientes digitales o electrónicos son documentos en formato digital, que contienen información importante sobre los individuos y procesos que se llevan a cabo en las empresas. Por ejemplo, procesos de gestión de personal, pagos, trámites legales y otras tareas esenciales que forman parte de la administración de las empresas.
El avance tecnológico ha propiciado una evolución en los expedientes electrónicos. Actualmente, estos archivos se han vuelto cada vez más sofisticados para convertirse en fuentes de información indispensable para la toma de decisiones de alto valor en las empresas, marcando una ventaja competitiva frente a sus competidores.
El valor de los expedientes electrónicos actuales está determinado por sus características y las unidades de información que contienen. Por ejemplo, los documentos que contienen videos, texto, mensajes de voz e imágenes son más valiosos.
Ahora bien, si los expedientes electrónicos no son algo nuevo, en las últimas décadas las empresas han acumulado extensos registros sobre cada persona, tanto jurídica como física en formato digital. Estos expedientes digitales se destacan por su alta accesibilidad, comodidad y seguridad, lo que proporciona una sólida protección contra cualquier intento de robo o manipulación.
Características de los expedientes electrónicos
Accesibilidad
Los expedientes digitales destacan por su notable facilidad de acceso. Por ejemplo, se pueden consultar desde una PC o un dispositivo móvil, sin importar la ubicación del trabajador. Incluso en el caso de trabajar de forma remota, es posible acceder a ellos desde cualquier lugar fuera de la oficina.
Actualización instantánea
En la actualidad, los archivos se guardan de manera automática e instantánea, sin necesidad de una acción manual por parte del usuario, como hacer clic en el botón de guardar. Esta forma de almacenamiento no depende de la capacidad de memoria de un dispositivo o hardware específico, ya que los archivos suelen almacenarse en la nube. Esto asegura su accesibilidad, ya que se puede acceder a ellos desde cualquier lugar con conexión a Internet, y también garantiza que los archivos estén siempre disponibles para su uso, sin el riesgo de pérdida de datos en caso de fallos técnicos o problemas con el dispositivo utilizado.
Buscador de información
Una de las ventajas destacadas de gestionar expedientes digitales en lugar de físicos es la incorporación de motores de búsqueda como herramientas indispensables. Las plataformas de gestión documental, diseñadas para manejar expedientes digitales, suelen contar con buscadores integrados que facilitan enormemente la búsqueda y localización de información. Estos buscadores permiten realizar búsquedas por OCR (Optical Character Recognition) o utilizando palabras clave, como por ejemplo, razón social de una empresa, nombre de un empleado, fecha y otras categorías relevantes.
Integración con otras herramientas
Otra gran ventaja de la gestión de expedientes digitales es su capacidad de integración con otros softwares. Los sistemas de gestión documental pueden integrarse con una variedad de herramientas, como aplicaciones de colaboración, sistemas de gestión empresarial (ERP) o herramientas de gestión de proyectos, con el objetivo de centralizar la información y evitar reprocesos y trabajo adicional.
Adicionalmente, los sistemas de gestión documental también pueden integrarse con aplicaciones de correo electrónico y soluciones de firma electrónica. Esta funcionalidad permite agilizar aún más el flujo de trabajo al facilitar el envío y recepción de documentos por correo electrónico, evitando la necesidad de descargar, adjuntar y enviar archivos manualmente. Así mismo, la capacidad de utilizar firmas electrónicas dentro del sistema de gestión documental agiliza los procesos de firma y validación de documentos, eliminando la necesidad de imprimir, firmar manualmente y escanear los documentos.
Tipos de expedientes electrónicos
Existen muchos tipos de expedientes electrónicos, los más comunes son:
- Registros de personal con información que abarca desde el Curriculum, datos salariales, actualizaciones, hasta la baja del empleado.
- Documentos legales como acuerdos de confidencialidad, antecedentes no penales, registros médicos, entre otros que si bien son similares a los registros de personal se encuentran en otra categoría.
- Contratos electrónicos, ya sea entre empresa y proveedor o con empleados.
Beneficios de los expedientes digitales
Simplificación de los procesos de gestión
Procesos rutinarios y repetitivos como revisión y aprobación de la información suelen restar mucho tiempo y esfuerzo del personal. Los expedientes digitales permiten simplificar los procesos y flujos de trabajo para hacerlos más simples.
Accesibilidad a la información
Encontrar archivos y acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento es invaluable para los empleados porque les permite ahorrar tiempo, ser más productivos y recuperar documentos archivados con mucha facilidad.
Valor probatorio de documentos legales
Los archivos digitales no sólo ofrecen beneficios en términos de espacio y costos de almacenamiento, sino que también pueden tener validez legal mediante certificaciones como la NOM-151 y la digitalización certificada. Estas certificaciones aseguran la autenticidad, integridad y validez jurídica de los archivos digitales, equiparandolos en términos legales a los documentos impresos.
Seguridad de la información
Los expedientes digitales brindan la posibilidad de restringir acceso para que únicamente sean visibles para personal autorizado para verlos y utilizarlos.
¿Cómo implementar los expedientes digitales?
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