En un estudio que realizó una empresa internacional de marketing, se calcularon los porcentajes de error y gasto operacional en organizaciones con sistemas de gestión documental, concluyendo que aquellas que utilizan estas herramientas digitales demuestran mayor eficiencia en comparación con aquellas aún reticentes a la implementación de nuevas tecnologías.
Seguridad, disponibilidad y sustentabilidad, son algunas de las razones que hacen recomendable contar con un buen software para esta labor, a las cuales se suma la eficiencia en el trabajo que deriva de la posibilidad de editar documentos digitales de manera colectiva y remota, disponer de actualizaciones en tiempo real y automatizar procesos para evitar errores.
Los números
Gracias a este tipo de estrategias dentro de una compañía, se puede lograr una disminución del 30% de fallos derivados del uso de versiones no actualizadas de un documento y errores de dedo.
Esta ventaja, contribuye a una reducción del 10% en costos operativos destinados a la gestión documental, puesto que fomenta un menor uso de papel, tinta, electricidad y demás gastos necesarios para la generación y mantenimiento de archivos físicos, además de que exige un menor número de personal para su administración.
Aunado a ello, hace más eficiente la labor de las personas que ocupan la información, puesto que no sólo se actualiza automáticamente cada vez que se hace una modificación, sino que también cada documento es fácil de rastrear desde un buscador en la computadora que tenga acceso a la plataforma donde se ubican. Se calcula que, en promedio, un oficinista pierde 67 minutos al día por estar rastreando documentación mal dirigida.
Otras ventajas
Mantener una buena gestión de todos los documentos que forman parte del archivo de una organización, utilizando herramientas digitales y recurriendo a la asesoría de expertos en el tema para que ayuden en el arranque de ello, trae consigo varios beneficios, tales como:
- Seguridad de archivos: sólo las personas que cuenten con contraseña pueden entrar en la base digital.
- Disponibilidad: teniendo toda la información en la nube, se puede acceder desde cualquier equipo con internet en donde quiera que se esté.
- Normalización: contar con una gestión de este tipo es una herramienta para acceder a normas de calidad internacionales, como las ISO.
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