¿Microfilmar o digitalizar la información de una empresa?

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Una de las razones por las que se comenzó a utilizar la microfilmación como una de las técnicas innovadoras para el archivo de documentos, fue la reducción del espacio físico dentro de las oficinas. Las empresas estaban cansadas de tener que requerir cada vez más espacio para almacenar su información. No sólo tenían que contar con el espacio suficiente dentro de sus oficinas, sino que también tenían que disponer de más archiveros, más carpetas y cada vez más documentos impresos que ya no se podían organizar por sí mismos.

El costo no sólo repercutía tener que comprar el material de papelería, sino también el hecho de tener que comprar una fotocopiadora para tenerla siempre a la mano, una gran impresora, y no olvidar tener que comprar sus respectivos cartuchos de tinta y darles mantenimiento a cada una. Es decir, toda una serie de productos que se complementaban para que la captura de datos, su gestión y almacenamiento fuera la mejor, antes de Internet.

La microfilmación entonces ha sido una técnica utilizada por las bibliotecas, hemerotecas, videotecas y todas aquellas empresas que se interesaron en reducir el espacio físico que era destinado para todo su archivo, pues el almacenamiento físico, aún existe; ya que éste pasa a ser, de archiveros repletos de documentos que podrían tener décadas de existencia, a ser cintas de microfilm de 16 mm x 35 mm.

Mientras que la digitalización de la información de una empresa, a través de un software, significa optimizar otros procesos además del de almacenamiento, como el de búsqueda, compartimiento y manipulación, incrementando la productividad de los empleados y de la propia empresa, pues toda la gestión de su información se lleva a cabo detrás de sistemas informáticos.

Digitalizar el contenido de una empresa debe ser entendido entonces como un mundo de posibilidades y herramientas que le permiten a la empresa crear nuevos flujos de trabajo también, pues las plataformas en donde vacían y operan todo su contenido, tienen la capacidad de innovar y hacer más eficientes la manera de producir y compartir su información a nivel interno, o fuera de la empresa.

Conclusión, nosotros recomendamos que una empresa recurra a los servicios de microfilmación, si ésta está interesada en mantener sus documentos en un nuevo soporte físico, si está interesada en almacenar sus archivos, más que manipularlos y reproducirlos. Pero recurrir a la digitalización de la información que producen, e invertir en nuevos soportes de trabajo, ya que sólo así estarían garantizando el adaptarse a las exigencias del mercado, a los nuevos medios y sobre todo el mantenerse siempre a la vanguardia.

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