Si en tu empresa tienen un sistema de gestión documental que no es eficaz porque la administración es local y requiere un gran trabajo de actualización y mantenimiento, lo más recomendable es migrar la gestión empresarial a la nube.
Si aún tienes dudas de por qué deberías hacer la migración y cómo puedes ejecutarla, a continuación te compartimos información que te puede ayudar a tomar la mejor decisión.
Ventajas comerciales de migrar a la nube
Algunos de los beneficios de hacer la migración de la gestión documental a la nube son los siguientes:
- Disminuir los costos generados en el área de Tecnologías de Información.
- Contar con un mayor número de ubicaciones que den soporte a la información.
- Tener más colaboración de especialistas en el tema
- No tener que hacer grandes inversiones para el desarrollo y actualización de programas.
- Contar con sistemas actualizados en todo momento.
Mejores prácticas para migrar a la nube
Para garantizar la correcta migración de los sistemas de gestión empresarial a la nube lo primero que se debe realizar es una estrategia para definir los objetivos y dar paso a la implementación. A continuación compartiremos algunas de las mejores prácticas para la migración a la nube.
- Iniciar con un proyecto pequeño: es recomendable iniciar con proyectos que sean pequeños antes de implementarlo en toda la empresa, de esta manera aprenderás cuál es la mejor estrategia y podrás prever errores o dificultades en el futuro.
- Mantén la simplicidad: recuerda que uno de los objetivos de la gestión empresarial es que sea un sistema simple, por lo que debes mantener los módulos integrados.
- Define políticas de estandarización: es un buen momento para definir cuáles serán las políticas para estandarizar la información y los sistemas, así todo partirá desde un mismo punto y te evitarás muchos problemas en el futuro.
- Eleva la capacidad de la empresa: este es el mejor momento para cambiar los procesos que no son útiles y elevar la capacidad que tiene la empresa.
- Delimita la información: antes de migrar a la nube asegúrate de delimitar el acceso a la información con base en tus estrategias de confidencialidad y acceso, así cuando el sistema esté trabajando no habrá problemas respecto a que personal no autorizado pueda ver información vulnerable.
- Trabajo en equipo: para tener una migración exitosa deberás de trabajar de la mano con el proveedor del servicio, ellos deberán darte todas las facilidades para hacer el cambio y tú deberás brindarles toda la información que requieren.
En Microformas contamos con soluciones para gestionar tu contenido desde la nube como consultoría de transformación digital, onboarding digital, oficina sin papel y captura de información. Contáctanos para conocerlas y saber cómo puedes migrar tu información de manera segura y fácil.
