¿Por qué es importante la estandarización de procesos en las empresas?

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Con el uso de las nuevas tecnologías las empresas han tenido que adaptar sus procesos de trabajo para poder tener una mayor competitividad en sus industrias y además aprovechar los beneficios de su implementación. Algunos de los procesos que las empresas han tenido que implementar en los últimos años son la digitalización documental, la estandarización y la gestión de documentos.

En esta ocasión hablaremos más sobre el punto de la estandarización de procesos y el impacto que tiene en la gestión de las organizaciones. La estandarización consiste en la implementación de normas precisas y claras para realizar un procedimiento específico, actuar ante alguna situación o responder a una necesidad.

Implementar una normatividad tiene como fin prever problemas que pueden presentarse en las actividades diarias y establecer la forma en la que se va a solucionar, también ayuda a conocer cuáles son las maneras correctas de actuar ante un reto, acelerar la curva de aprendizaje de nuevos colaboradores, prever la necesidad de adquirir herramientas para desarrollar el trabajo y delimitar responsabilidades.

Estandarizar los procesos permite tener una guía de actuación y una pauta que facilitará la gestión de las actividades de la empresa y otorgará beneficios como:

  • Ahorros tanto en recursos económicos como en el tiempo de trabajo.
  • Elevar el potencial de competencia de la empresa.
  • Minimizar los tiempos de respuesta de los proyectos, así como de los problemas que se pueden presentar.
  • Aumentar la eficiencia individual de los colaboradores y por ende de la misma organización.
  • Limitar las líneas de actuación para los colaboradores sin importar en dónde se ubiquen, ya sea en la oficina centralizada de la empresa o incluso en una filial en otro país. Todos sabrán cómo actuar de acuerdo al mensaje que quiera comunicar la empresa.
  • Prevenir los errores humanos por falta de información o conocimiento sobre los procesos.
  • Romper las barreras del idioma o preparación académica de cada empleado y delinear una misma metodología.
  • Generar una buena imagen empresarial al actuar todos bajo los mismos estándares.
  • Fortalecer los lazos entre los mismos colaboradores y la empresa.

La estandarización de procesos es un pilar para la competitividad de las empresas, para lograrlo se tiene que realizar un trabajo en conjunto con el uso de otras tecnologías que permitan potencializar su eficacia.

En Microformas podemos ayudar a su empresa a iniciar con el proceso de estandarización a través de diferentes herramientas de gestión documental. Para conocer más sobre nuestras opciones contáctenos en el teléfono (52-55) 1167-5200.

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