Uno de los grandes retos del área de Recursos Humanos es el enorme volumen de datos que se maneja día con día y, cuando se gestiona de forma inadecuada o inconsistente, las complicaciones incrementan.
En un entorno de trabajo donde aún lidiamos con el riesgo de contagio de COVID-19, miles de empleados siguen trabajando de forma remota, y la mayoría de ellos prefiere mantenerse en Home Office, o tener un modelo híbrido de trabajo que permitiría hacer más flexibles los horarios y la posibilidad de conectarse a las herramientas de trabajo desde cualquier lugar.
Sin embargo, ante la necesidad de conectividad, las empresas se encuentran con un problema que suelen ignorar: el cumplimiento de las normas de seguridad. Ante el volumen de información disponible en el área de RR. HH., el cual se prevé que se triplicará en los próximos dos años, las empresas deben dejar de mantener procesos manuales basados en papel, que vuelven más vulnerable la información.
Para responder a las demandas de sus clientes y mantener la productividad de sus colaboradores, muchas empresas invirtieron en servicios de gestión documental, lo que permitió dar continuidad al trabajo pero también brindan la tecnología adecuada para proteger la información del departamento de RR. HH.
Algunas empresas han implementado los Sistemas de Información de Recursos Humanos (SIRH), que son conjunto de software para administrar la información y almacenar los datos clave de cada empleado. Sin embargo, la dificultad radica en tener que trabajar con distintos programas, que puede provocar la duplicación de datos, confusión en los procesos y errores por la falta de integración.
Por su parte, un sistema de gestión documental que integra toda la información, desde el currículo del empleado, sus datos personales, contrato, hasta la información de seguridad social e impuestos, permite automatizar procesos fundamentales, como la administración de recursos, cambios en el estado de los empleados, cálculo de retenciones, vacaciones, entre otros procesos clave.
La gestión de RR. HH. es más importante que nunca en este punto, debido a que muchos profesionales están dejando sus puestos de trabajo, lo que conlleva la necesidad de las empresas de encontrar a los talentos más valiosos, atraerlos y retenerlos; y, con la organización y automatización se agiliza la mayoría de procesos que provocan retrasos: la depuración de currículos irrelevantes, la selección de candidatos, entrevistas de trabajo, contratos, entre otros. De este modo, las empresas no dejarán esperando demasiado tiempo a los candidatos de mayor valor, con el riesgo de perderlos porque se vayan a trabajar con la competencia y de volver a pasar por el proceso de selección.
Por otro lado, los procesos manuales de selección y contratación de personal, así como los de baja, no solo son insuficientes, sino que incrementan el riesgo de incumplir con políticas de retención de documentos y privacidad de la información.
Un sistema de gestión ayuda a resolver los problemas del departamento de RR. HH. de las siguientes formas:
- Protección de la información confidencial
La pérdida de información confidencial tiene muchos problemas, los cuales se reducen al tener un sistema de gestión con acceso restringido a usuarios. Además, el uso de metadatos limita aún más el alcance de la información, ya que solo el personal correspondiente al área de RR. HH. tendrá acceso a los documentos para realizar su trabajo.
Además, estos sistemas permiten hacer un registro de auditoría para saber quién accedió a los documentos, la fecha y hora, y qué se hizo con ellos. Por último, la información se cifra si no se utiliza activamente, se encuentra moviéndose entre los servidores de la base de datos de la empresa, o si están usándose por el personal autorizado.
- Minimiza riesgos con la administración de registros y las políticas
Las regulaciones de Recursos Humanos son muy estrictas, las auditorías son estresantes y las multas son un riesgo que debe minimizarse. Las políticas de retención basadas en el tiempo que se conserven los documentos provocan que los departamentos de RR. HH. deban mantener diferentes procesos de administración para cumplir con las normas de seguridad y crear procesos de reclutamiento más efectivos.
Un sistema de gestión debe ingresar la información, asignar un registro y eliminar los archivos innecesarios en los momentos indicados, reteniendo los documentos únicamente mientras es necesario.
- Acelerar procesos de auditoría
En general, las auditorías son procesos largos y complejos, y cuando no se tiene un sistema ordenado, se prolongará un estimado de tres veces el tiempo invertido. Al tener un sistema de gestión documental, con visibilidad completa de los documentos e información general de los empleados, la auditoría será más rápida, ya que no será necesario solicitar más información a los empleados, ni invertir tiempo en ordenar los datos.
Al no tener que preparar una auditoría, porque la información se encuentra ordenada y accesible en un solo lugar, la carga administrativa se reduce, la auditoría se agiliza y se limita a una sola plataforma, que incluso se podrá revisar de forma remota al proporcionar un acceso limitado y en modo de invitado.
- Información confidencial, aunque sea compartida
En muchos casos, el departamento de RR. HH. debe compartir información de los empleados para procesos de incorporación, baja, registro ante seguridad social, e incluso en investigaciones por incidentes de seguridad o de acoso. En estas situaciones, la empresa debe tomar medidas específicas e intercambiar datos para generar informes, y con un sistema de gestión se puede acceder rápidamente, tener mayor visibilidad de procesos, incidencias, registros e incluso generar antecedentes e informes.
El alto volumen de información que el área de RR. HH. debe administrar le pone en riesgo de inconsistencias o errores que pueden producir problemas en otros departamentos, desde pérdidas financieras, daños a la reputación de la empresa, crear un clima laboral inadecuado, entre otros que pueden evitarse con la ayuda tecnológica de una plataforma de gestión integral, que evita la pérdida de información, agiliza los procesos y permite abordar los problemas de forma más rápida y eficaz.
Contar con un sistema de gestión documental en tu empresa le permitirá al departamento de Recursos Humanos concentrarse en los dos activos más importantes: el personal y la información empresarial. En Microformas contamos con las soluciones que tu empresa necesita para optimizar la productividad, reducir incidencias e incrementar la seguridad de los documentos almacenados, conoce nuestro servicio de digitalización, software DMS, oficina paperless, procesamiento de documentos, nuestras soluciones para la gestión de servicios y todo lo que llevará a tu empresa a la transformación digital.
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