Uno de los departamentos más importantes en las empresas es el de las cuentas por pagar, los cuales dependen en gran medida de los aprobadores de facturas para cumplir con su trabajo de cobranza y gestión de clientes. Cuando una factura se retrasa en el proceso de aprobación, probablemente también sea pagada de forma tardía y pierda efectos fiscales y económicos, lo que puede ocasionar grandes problemas a las empresas.
Problemas de la falta de control de las cuentas por pagar
Falta de liquidez, retrasos en los pagos a proveedores que conlleven a insatisfacción o malas relaciones con ellos son algunos problemas de facturas no pagadas a los proveedores. Otros problemas poco conocidos son sobrepagos, pagos duplicados, la falta de control sobre la aprobación y validación de las facturas para determinar que son legítimas y dar el seguimiento para que se autoricen los pagos.
La capacidad del departamento de cuentas por pagar depende en gran medida de la eficiencia del proceso de aprobación de facturas, por lo que la transparencia es uno de los requisitos principales para el seguimiento de cada factura, de modo que sean pagadas en tiempo y forma y la empresa pueda mantener unas finanzas saludables.
La automatización como parte de la solución
Las empresas que tienen un entorno complejo en el área de cuentas por cobrar y facturación requieren soluciones para rastrear y monitorear cada factura emitida. En esta área, especialmente cuando se trata de grandes organizaciones, con proveedores que se incorporan de forma constante y en donde existe una rotación frecuente de personal, se requiere agilidad, transparencia, integración, y esto solo lo da la automatización de procesos.
Riesgos de no tener soluciones de automatización
Los empleados del departamento de cuentas por pagar deben realizar muchos procesos para gestionar las facturas, validarlas, enviarlas a los aprobadores correctos y a los proveedores, entre otros procesos que requieren tiempo y esfuerzo.
Al ser un área tan compleja, cuando se deben realizar las tareas de forma manual, los empleados corren el riesgo de enviar las facturas a aprobadores incorrectos y que estos las ignoren, no las aprueben, que sean retenidas, que se generen pagos duplicados o retrasos en los pagos.
Además, el proceso de añadir nuevos proveedores y utilizar aprobadores de facturas es muy complejo para los empleados, lo que deriva en otro problema común: la rotación frecuente de personal.
Beneficios de la automatización
Al contar con un software enfocado en la administración de procesos y gestión administrativa, la carga de trabajo disminuye considerablemente ya que se pueden programar tareas de rutina, utilizar un validador de facturas integrado al sistema, validar de forma masiva todas las facturas del mes para ahorrar tiempo, evitar errores de captura y solo obtener resúmenes más fáciles de gestionar en caso de que se presente un problema.
Otros beneficios son:
• Seguimiento de aprobaciones. Evitar los cuellos de botella es posible con las soluciones de automatización para gestionar las aprobaciones de cada factura, dar seguimiento a los procesos y detectar posibles conflictos para resolverlos en tiempo y forma.
• Actualización inmediata de cambios. Detectar si ha habido un cambio de responsabilidad de los proveedores, si se enviaron las facturas a las personas correctas o existen problemas con las mercancías adquiridas y se solicita una devolución. Estas y otras situaciones pueden solucionarse a tiempo, tomando decisiones rápidas y eficaces para mantener una relación adecuada con los proveedores.
• Transparencia. Para que el departamento de cuentas por pagar funcione de forma óptima debe haber total transparencia respecto a la información de facturas, pagos y administración de los recursos, y eso lo permiten los sistemas de gestión empresarial que se integran con otras áreas, como la contabilidad, para un mejor control y toma de decisiones oportunas.
• Control de vencimientos. Las facturas y pagos tienen un periodo de vencimiento de alrededor de 60 días, por lo que la automatización ayuda a tener el control de esta área para evitar la morosidad, pérdida de descuentos, créditos u otros beneficios otorgados por el proveedor.
¿Es suficiente la automatización para resolver los problemas relacionados con las facturas?
La automatización brinda soluciones de control, cumplimiento, aprobación y seguimiento respecto al área de facturación y procesamiento de pagos, sin embargo, la capacitación al personal encargado es indispensable para el uso adecuado del sistema, de modo que se puedan simplificar los procesos y hacerlos más efectivos para tener unas finanzas saludables, una mejor relación con los proveedores y cumplir con todas las tareas relacionadas con el departamento de pagos.
Si tu empresa tiene problemas con el área de gestión de pagos, es momento de tomar decisiones oportunas y hacer cambios en beneficio de tus finanzas y la eficiencia de tus empleados. En Microformas contamos con soluciones de automatización y gestión de la información, automatización robótica, procesamiento de documentos, oficina paperless, software DMS, digitalización de documentos que te ayudarán, llámanos al teléfono (55) 1167 5222, mándanos un correo a ventas@microformas.com.mx o escríbenos a través de nuestro formulario de contacto para más información. Con gusto te atenderemos.
