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La automatización de procesos consiste en soluciones que permitan incrementar la calidad en la efectividad y eficacia de las cadenas productivas y administrativas de cada organización. Se busca mejorar la productividad y la optimización de los costos. Estas soluciones tienen importantes ventajas. En esta ocasión hablaremos de la manera en la que se puede ahorrar con la automatización de procesos.
Algunas de las áreas en las que se pueden encontrar ahorros considerables son las siguientes:
- Seguridad: Los documentos, contenido e información de valor de la empresa como facturas, expedientes de clientes, contratos, etc., podrán resguardarse con toda tranquilidad y no estar expuestos a robos, pérdidas por un uso inadecuado, deterioro o incluso la desaparición de los mismos por una causa externa como un incidente o desastre natural. Además habrá un ahorro considerable ya que no se tendrán que invertir recursos en la renta de espacios para almacenarlos o en muebles como archiveros o cajas para resguardarlos.
- Calidad: el ahorro que se tiene en esta área tiene que ver con no realizar trabajo doble, ya que ayuda a reducir procesos repetidos permitiendo a los colaboradores ganar más tiempo para otras actividades. Además también reduce el nivel de errores que se pueden cometer, ya que al ser procesos automatizados ya no requiere la intervención de personas, por ejemplo en la captura de información y la gestión documental, lo cual eleva la calidad del trabajo.
- Productos y servicios: se presenta un ahorro en la disminución del tiempo de respuesta para atender la demanda de productos o servicios. Lo cual ayuda a incrementar los ingresos al tener una mayor capacidad de atención. Esto se logra gracias a la eliminación de actividades que permiten a los empleados centrarse en otras de mayor valor como la venta.
- Logística: hay ahorros en la disminución del tiempo de procesamiento de órdenes de compra, así como de los tiempos de entrega eliminando el papeleo. También hay un ahorro en el uso de materiales como papel y tinta para la impresión de documentos.
- Laboral: el ahorro principal está en la contratación de personas para el almacenaje y manejo del archivo. Así como en el ahorro de tiempo de todos los colaboradores quienes destinaban parte importante de su día buscando materiales y que ahora podrá tener al alcance de un clic.
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