La contratación de personal es uno de los procesos clave para todas las empresas, puesto que gran parte del éxito empresarial es gracias al buen trabajo del personal. El departamento de RRHH suele realizar una labor extensa de recepción, análisis e intercambio de documentos con la información de los candidatos, lo que además de prolongar el tiempo, puede provocar que se tomen decisiones a la ligera.
Al contar con un sistema de gestión documental se puede centralizar la información de cada candidato en una plataforma digital que facilita el acceso, análisis y la toma de decisiones con base en factores como la productividad, eficiencia y valor que el candidato le brindará al negocio.
Los candidatos pueden enviar su documentación de forma digital, lo que les facilita la creación de un book o currículum más extenso, donde demuestren su experiencia y habilidades de forma personalizada. Esto también permite ampliar las fronteras de la empresa, brindando la oportunidad al talento que radica lejos de la empresa, incluso en otra ciudad.
El departamento encargado de la contratación podrá ordenar la información de los candidatos en expedientes digitales, de modo que se evite la duplicidad en la documentación; asimismo, se puede archivar la información de los que hayan sido rechazados por algún motivo, de modo que no se tenga que perder tiempo analizando nuevamente sus datos.
Al elegir al candidato ideal, el intercambio de información será más ágil, además podrán resguardarse sus datos, acceder rápidamente a los documentos y controlar los tiempos de renovación de contratos para que no se presenten problemas como que los colaboradores sigan prestando sus servicios sin tener vigente el contrato. Para evitar esto, se recomienda configurar alertas de vencimiento, que permitan anticipar la renovación.
Beneficios del uso de un gestor documental en la contratación
- Almacenamiento centralizado de los documentos
- El departamento de RRHH se asegura de la información anexada está completa
- Configuración de alertas de renovación de documentos
- Se crea un historial de las acciones realizadas en cada documento
- Se puede utilizar la firma digital para contrataciones de personal en otras ciudades o estados
- Intercambio seguro de información por medios digitales
¿Quién puede beneficiarse con estos sistemas?
No solo las grandes empresas podrán utilizar un gestor documental y aprovechar sus beneficios, las agencias de empleo, empresas de trabajo temporal, outsourcings, administraciones públicas, gestores de contratos de entidades de gobierno, entre otras organizaciones que hayan decidido decirle adiós al papel y optimizar sus procesos de contratación.
Si estás preguntándote a quién recurrir para obtener todos los beneficios antes mencionados, en Microformas con gusto podemos ayudarte. Contamos con herramientas de gestión documental para optimizar los procesos de contratación de tu negocio. Contáctanos para más información y asesoría.
