El desarrollo tecnológico ha alcanzado a las industrias, donde día tras día se recaba gran cantidad de información sobre producción, ventas, stock, entre muchísimos otros más, que deben ser registrados para que las empresas dispongan de ellos en cualquier momento que los necesiten. Es precisamente esta tecnología la que convierte en necesaria la digitalización y la gestión documental en la nube, que permite a las empresas la automatización de información, comenzando con la captura de datos para tenerlos disponibles cuando se requieran.
Hace varias décadas, los administradores debían resguardar su información impresa en libros, la captura de los datos se realizaba de forma manual, ya sea escrita a mano, a máquina de escribir o con las primeras computadoras, que podían ocasionar graves pérdidas de datos si no se guardaba constantemente los archivos que se utilizaban. Posteriormente, los sistemas de gestión ERP agilizaron el proceso, por lo que muchas empresas utilizaron escáneres para libros, que ayudaron a recoger la información, para después utilizar sistemas como códigos de barra para recopilar los datos de forma más ágil.
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Gracias a estas técnicas, las empresas alcanzaron grandes beneficios que les permitieron mejorar sus procesos al optimizar los tiempos de registro y captura de información en sus sistemas, así como minimizar los errores humanos que intervienen en el proceso de registro de datos, por lo que se incrementó la fiabilidad de la información y el control de los tiempos de ejecución de las labores industriales.
Sin embargo, todo lo bueno puede mejorar, y esto ha sucedido tras la aparición del Internet y el surgimiento de los sistemas integrales de comunicación, así como con los dispositivos móviles y las diversas aplicaciones que podemos encontrar. Los sistemas ERP y las soluciones de digitalización también han evolucionado, brindando mejores opciones a las empresas, que cubren sus necesidades y tienen un alto impacto positivo en el entorno productivo, ya que permiten incrementar aún más la productividad y la eficacia de los recursos, así como la comunicación de los trabajadores y el servicio al cliente.
Un gran ejemplo de este escenario lo tenemos con los sistemas en nube, que permiten que varios usuarios se conecten al mismo tiempo para trabajar con documentos compartidos, de modo que la información se encuentra actualizada en tiempo real; si un cliente pregunta por productos del stock de una empresa, es muy fácil y muy rápido consultar si están disponibles y se puede indicar al cliente la cantidad de modelos, colores y precios con solo hacer unos cuantos clics.
La gestión documental digital ha permitido que las empresas evolucionen, que ahorren en tiempos de producción, pero también en insumos, que automaticen sus procesos y dispongan de su información en el momento en que la necesiten.
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