El uso de la tecnología dentro de las empresas es de vital importancia para asegurar una óptima operación cuando se logra que todos los empleados tengan al alcance de la mano la información que necesitan para realizar sus funciones diarias sin demoras ni complicaciones.
Así, integrar las interfaces con las que se labora con herramientas digitales de flujo de trabajo y otros sistemas de negocio en línea, fomentan un orden laboral que se traduce en eficiencia y, por tanto, mayor rentabilidad al hacer cada proceso más ágil e incluso menos costoso.
Sistemas como OnBase son ejemplo de esto, ya que ofrecen ventajas de interconectividad que pueden funcionar no sólo con otros tipos de software, sino también de hardware, como pueden ser scanners, multifuncionales y fotocopiadoras, procurando una excelente gestión documental para tener fácil acceso a sus archivos de forma ordenada y desde cualquier aparato con internet.
¿Cómo funciona?
Las aplicaciones para la gestión de contenido y procesos empresariales trabajan con módulos que integran diversas tecnologías de digitalización de documentos, reconocimiento de textos y formularios, indexación, reporte de excepciones, entre otras más, que se encargan de analizar y clasificar automáticamente toda la información generada por una organización,
Toda esa documentación, que puede provenir de diversas plataformas necesarias para las labores de un negocio, es compatible con este tipo de sistemas de gestión, los cuales pueden integrarse sin necesidad de hacer cambios en el código que utiliza cada software distinto, puesto que reconoce más de 500 aplicaciones disponibles en el mercado y, en caso de necesitar personalizarse para estar acorde con otras que no, también brinda facilidades para ello.
¿Cuáles son sus beneficios?
Algunas de las bondades más apreciadas por quienes usan un sistema OnBase son:
- Acceso rápido y seguro desde dispositivos móviles y de escritorio.
- Actualización automática de documentos e índices que evita confusiones y permite una mejor toma de decisiones, producto de tener a la mano toda la información necesaria.
- Conectividad con otros softwares sin engorrosas instalaciones o modificaciones de código.
- Opciones de carácter regulatorio útiles para documentos legales que, de otro modo, tendrían que ser almacenados en papel.
- Ahorro de tiempo, dinero y espacio al dar una alternativa para el almacenamiento de información de forma digital en lugar de tener que imprimir toda la documentación, almacenarla en archivos y destinar personal para el control de ello.
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