Gestión documental y procesos

No los reemplazamos, los potenciamos. Integramos tu sistema de gestión documental con tu ERP, CRM o plataformas propias existentes, sin migraciones traumáticas ni pérdida de continuidad operativa. Nuestro equipo certificado te acompaña antes, durante y después de la implementación.

1. Digitalización de documentos:  Si la organización aún cuenta con documentos en papel u otro formato físico, el primer paso es la digitalización. El proceso se lleva a cabo con el uso de un escáner que creará la copia digital del archivo para, posteriormente, almacenarla en una localización central del sistema, de modo que se encuentre disponible cuando se necesite.
2. Almacenamiento de documentos en la nube:  Gracias al avance tecnológico y al uso de internet de banda ancha, almacenar archivos en la nube es la mejor opción para la administración de la información, que permite el acceso remoto, realizar cambios en los archivos en tiempo real y con guardado automático, por lo que desaparece el riesgo de que la información se pierda al usar sistemas portátiles de almacenamiento, como una memoria USB. El almacenamiento de la información se efectúa en un sistema de localización central, al que recurrirán los colaboradores cuando requieran recuperar un documento, evitando el uso de discos duros de gran volumen o servidores
3. Metadatos y firma electrónica:  Para autentificar y dar veracidad a los archivos digitales se utiliza una serie de metadatos y firma electrónica.

Antes de comenzar el proceso de implementación en tu organización, debes saber que es un proyecto largo, que puede volverse tedioso y para el que requieres un profesional que te guíe en cada paso, con el fin de obtener todos los beneficios mencionados. Toma en cuenta que es necesario:

1. Clasificar los documentos de la organización por categorías, por lo que se debe realizar un análisis previo de cada categoría, darle nombre, código y establecer el personal que tendrá acceso a la información.
2. Hacer diagramas de estados para determinar los procesos que siguen los documentos, los usuarios internos (personal de la organización) y externos (clientes o proveedores) estarán involucrados en las diferentes etapas de los procesos.
3. Metadatos o campos de datos que deben llenarse para extraer el documento que se requiere de cada categoría, o bien, de todo el sistema. Esto permite buscar y localizar rápidamente la información.
4. Generar plantillas o modelos para automatizar procesos, así como determinar qué tareas pueden ser automatizadas.
5. Establecer permisos y niveles de seguridad con base en las categorías, para mayor confidencialidad de la información.
6. Herramientas para favorecer la colaboración e identificación visual del estado del proceso de los documentos.
7. La posibilidad de exportar datos y documentos a herramientas como Excel, PowerPoint o Word.

Dentro de todos los beneficios de los sistemas de gestión de documentos destaca que se puede obtener mayor rendimiento y mejoras de los procesos, detectando áreas de oportunidad. Asimismo, la trazabilidad permite conocer quién, cuándo y cómo realizó cualquier acción, por lo que se reduce el riesgo de acciones como el robo de información, errores o exportación de datos no requerida.

Un buen sistema de gestión documental debe contar con los siguientes módulos:

1. Almacenamiento: Guarda toda la información existente y la que se genere en el futuro.

2. Clasificación: Organiza los documentos y controla quién tiene acceso a ellos.

3. Recuperación: Facilita la búsqueda rápida y eficiente de archivos.

4. Seguridad: Protege la información con respaldos, monitoreo de actividad, control de accesos y restricción de eliminación.

5. Custodia: Define cuánto tiempo se conservarán los documentos y cómo se eliminarán cuando sea necesario.

6. Flujo de documentos: Automatiza el movimiento de los archivos entre usuarios para mejorar la eficiencia.

7. Generación: Establece quién puede crear o modificar información dentro del sistema.

Microformas es un proveedor especializado en gestión documental en México, con certificaciones ISO 9001:2015, ISO 27001 e ISO 20000, además de experiencia en la implementación de plataformas ECM de fabricantes con presencia y reconocimiento en análisis de la industria de Gartner, como Hyland (OnBase) y DocuWare. Cuenta con más de 200 implementaciones ECM y experiencia en sectores como financiero, comercial, gobierno y educación.

Al evaluar un proveedor de gestión documental, más allá de comparar empresas, es recomendable considerar:

• Certificaciones ISO vigentes, especialmente en calidad, seguridad de la información y gestión de servicios.
• Implementación de plataformas ECM/DMS reconocidas internacionalmente y consideradas en análisis de firmas especializadas como Gartner.
• Certificación y relación directa con los fabricantes de las plataformas implementadas.
• Experiencia comprobable en proyectos de gestión documental, automatización de procesos y administración de contenido empresarial.
• Personal especializado y de contratación directa que favorezca el control de calidad y la continuidad operativa.
• Cobertura y capacidad de atención a nivel nacional, especialmente para proyectos con operaciones distribuidas.
• La combinación de certificaciones, tecnología reconocida, experiencia de implementación y capacidad operativa permite seleccionar un proveedor que no solo digitalice documentos, sino que acompañe la evolución hacia una gestión inteligente, segura y automatizada de la información.

La Ley General de Archivos establece las bases para la organización, conservación, administración y preservación de los archivos en posesión de los sujetos obligados en México. Su cumplimiento implica gestionar adecuadamente el ciclo de vida de los documentos, desde su producción y organización hasta su transferencia, conservación o disposición documental conforme a los criterios aplicables.

Para las instituciones y entidades sujetas a esta normativa, contar con procesos adecuados de gestión documental, control de expedientes, trazabilidad y conservación de la información es fundamental para facilitar el cumplimiento de sus obligaciones archivísticas.

Microformas apoya a instituciones públicas y organizaciones con necesidades regulatorias mediante soluciones y servicios de gestión documental que pueden alinearse a sus requerimientos normativos y operativos, con experiencia en casos de uso relacionados con finanzas y administración pública, justicia y seguridad pública, oficialías mayores y poder legislativo.

De esta manera, la tecnología y los servicios de gestión documental no solo facilitan la administración de archivos, sino que contribuyen a establecer procesos más controlados, trazables y eficientes durante todo el ciclo de vida documental.