En el mundo digital actual, la gestión de documentos se encuentra en una fase de transformación impulsada por la evolución constante de la tecnología. La gestión documental ha implicado la organización, almacenamiento y recuperación de documentos físicos y digitales.
Sin embargo, la llegada de la inteligencia documental ha llevado este proceso a nuevos horizontes, donde la automatización y la capacidad de aprendizaje de las máquinas juegan un papel clave.
Hoy en el blog de Microformas analizaremos qué es la inteligencia documental y cómo ha revolucionado la gestión de documentos.
¿Qué es la inteligencia documental?
La inteligencia documental es un concepto que forma parte de la inteligencia artificial y la gestión de documentos. Es decir, un conjunto de tecnologías, herramientas y flujos de trabajo en los que se usan procesos automatizados para recopilar, organizar, extraer y analizar información relevante de documentos digitales de forma ágil y rápida.
A través de estas tecnologías se puede manejar una gran cantidad de datos estructurados y no estructurados que se encuentran en archivos de texto, imágenes, videos, informes, contratos, correos electrónicos, entre otros.
Gracias a la inteligencia documental, las empresas pueden procesar de forma eficiente su información para adaptarse a las necesidades tanto de los clientes como de la organización para tener procesos más eficientes.
Funciones de la inteligencia documental
Extracción
Los sistemas de inteligencia documental utilizan algoritmos de procesamiento del lenguaje y Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para identificar los datos clave en documentos complejos y extraer la información necesaria para el trabajo.
Indexación
Estos sistemas clasifican los documentos y los organizan en categorías específicas para facilitar la localización de la información.
Automatización
Estas tecnologías permiten automatizar procesos para identificar patrones, clasificar documentos, asignar etiquetas y otras tareas repetitivas basadas en reglas definidas previamente.
Análisis predictivo
Las herramientas de inteligencia documental utilizan datos históricos y patrones identificados en los documentos con el fin de predecir tendencias que ayuden a anticiparse a los riesgos y a tomar decisiones estratégicas.
¿Qué se espera con la inteligencia documental?
El futuro de la inteligencia documental va de la mano con el avance de tecnologías como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático, la computación en la nube, entre otras que han optimizado la creación de documentos digitales, el almacenamiento, gestión, acceso, colaboración y disposición de los documentos.
Beneficios de la inteligencia documental
Mayor eficiencia operativa
Gracias al uso de tecnologías como la automatización de tareas repetitivas, las empresas pueden liberar tiempo de sus colaboradores para que lo dediquen a actividades que aporten valor a la organización.
Además, contar con flujos de trabajo digitales agiliza la revisión y distribución de los documentos digitales.
Mejora en el acceso y colaboración
Los documentos digitales se resguardan en servidores en la nube, lo que permite acceder y colaborar en los archivos desde cualquier ubicación y con cualquier dispositivo, lo que brinda flexibilidad al personal y ayuda a incrementar su productividad.
Además, esta tecnología permite la colaboración simultánea en los documentos, lo que agiliza la producción y brinda información en tiempo real.
Ahorro en recursos
Las tecnologías digitales proporcionan una eficaz solución para ahorrar espacio al eliminar la necesidad de almacenamiento físico de documentos impresos. La implementación de tecnología en la nube elimina las restricciones asociadas con los archivos locales, presentando una solución más rentable y versátil.
Funciones más eficientes
La inteligencia documental permite tomar decisiones más rápidas al contar con la información necesaria, con menos probabilidades de errores. Además, al contar con procesos digitales, listos para el trabajo en la nube, los empleados pueden reducir los trabajos manuales y enfocarse en otros que incrementen la rentabilidad en la empresa.
¿Por qué implementar la inteligencia documental en tu empresa?
La implementación de las tecnologías digitales es indispensable para que las organizaciones se mantengan competitivas en un medio cada vez más dominado por el uso de internet, la innovación y la toma de decisiones estratégicas basadas en datos.
Confía en Microformas
En Microformas, reconocemos la importancia de adaptarse a las demandas cambiantes del entorno empresarial moderno. Por ello, ofrecemos un enfoque personalizado para implementar la inteligencia documental en tu empresa.
Desde la evaluación de necesidades específicas hasta la puesta en marcha, estamos comprometidos a brindarte un servicio integral y adaptado a tu realidad.
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