Una de las principales aerolíneas de México se encontraba con el desafío de manejar los expedientes dispersos de sus empleados, almacenados en gabinetes físicos. Esta dispersión dificultaba el acceso y la gestión eficiente de la información, generando duplicación de esfuerzos y complicaciones en la sincronización con su sistema de Recursos Humanos.
La aerolínea mexicana ha optó por implementar el software líder en administración de procesos y contenido empresarial, OnBase. Esta solución ofrece la capacidad de centralizar los expedientes de los empleados, así como una integración directa con su ERP, lo que les permite utilizar formularios con datos y fotografías para crear la carátula del expediente y un checklist documental, permitiendo eliminar redundancias y garantizar la sincronización automática de la información.
La integración con su ERP facilita la gestión de los empleados, ya que todas las acciones se realizan directamente en el sistema y la información se registra automáticamente en OnBase. Los expedientes físicos pueden ser consultados directamente en OnBase, lo que resulta especialmente útil para el área de contratación, que los utiliza para el cumplimiento de requisitos, la creación de kits de contratación, el apoyo en auditorías y la generación de métricas.
Los documentos enviados por correo electrónico son recibidos y almacenados en los expedientes correspondientes por OnBase. Además, cuentan con un checklist inteligente que marca automáticamente la llegada de nuevos documentos o la detección de faltantes. Asimismo, se han implementado notificaciones para alertar sobre vencimientos y renovaciones de documentos, y se lleva un control detallado de las cédulas de adiestramiento y su progreso, con documentación de cada etapa. Este seguimiento está vinculado al expediente, que actúa como una ficha técnica, y todo queda registrado en un histórico para futuras referencias.
Agilización de la Recopilación de Documentos de Contratación: La implementación de OnBase permitió acelerar significativamente el proceso de recopilación de documentos de contratación, reduciendo tiempos y recursos dedicados a esta tarea.
Centralización de Información para Auditorías: La centralización de expedientes facilitó la preparación y realización de auditorías internas y externas, asegurando el cumplimiento normativo y la transparencia en la gestión de recursos humanos.
Mayor Utilización por Parte de Equipos Clave: Los equipos de contratación y relaciones laborales experimentaron un aumento en la eficiencia al utilizar la plataforma para la elaboración y gestión eficiente de expedientes de empleados.
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