Antes de que el trabajo remoto y la digitalización de procesos, los procesos manuales han sido causa de problemas como errores, retrasos, falta de información, cuentas que no cuadran, robo hormiga y hasta de fraude, especialmente en la gestión de cuentas por pagar. Y, cuando se trata de facturas perdidas o faltantes, la situación puede ser aún más compleja porque interfiere con la comprobación fiscal, pago de impuestos y relaciones con los proveedores.
La automatización de cuentas por pagar (AP) puede reducir un 81% de los costos y mejorar la eficiencia del departamento en un 73% y a continuación te explicaremos cómo:
Una empresa que adquiere bienes o servicios de sus proveedores a crédito, o con algún sistema de pago en plazos, se debe mantener una documentación de pasivos para tener el control de los adeudos y pagos abonados a los proveedores. Dentro de esta gestión también se puede incluir los gastos por viajes de negocios, órdenes de compra, informes de análisis financieros, entre otros procesos cuya función es mantener en buen estado las finanzas de las empresas.
Además, AP puede funcionar como un solo departamento, o bien, integrar las cuentas por pagar y por cobrar en las pequeñas y medianas empresas, abarcando toda el área financiera.
Procesos como la recepción y revisión de facturas, actualización de registros de pagos, procesamiento y envío de facturas, entre otros que deben estar bien documentados para evitar problemas. Las soluciones de automatización de procesos son la respuesta más eficaz para optimizar el área de cuentas por pagar, mejorando la salud financiera de la organización de las siguientes formas:
Garantía de control de cuentas
Al automatizar las cuentas por pagar, las empresas podrán mantener registros consistentes de sus facturas para darles seguimiento y tomar acciones correspondientes a cada una de ellas, de modo que se puede cumplir con todas las etapas del proceso para tener un control estricto de las cuentas.
Mejor relación con los proveedores
Al automatizar los procesos de AP se puede tener mayor visibilidad del estado de cada factura de los proveedores en el sistema, de modo que se gestionan con mayor agilidad para cubrir los pagos correspondientes de forma puntual y de forma constante, con lo que no solo se mantienen relaciones a largo plazo con los proveedores, sino que las empresas pueden acceder a nuevos créditos, descuentos u otros beneficios relacionados y que permitan una mejor gestión de aprovisionamiento de mercancías o de materia prima.
Más trabajo digital, menos trabajo manual, igual a mayor eficacia
Además de garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a la información, la automatización reduce considerablemente el trabajo manual ya que estas soluciones suelen capturar y extraer los datos de las facturas para integrarlos en el sistema, de modo que no se tengan que ingresar o relacionar de forma manual cada factura u orden de compra. De este modo los ciclos de aprobación de facturas se aceleran, junto con los pagos a los proveedores y con menos probabilidades de errores de captura o revisión.
Transparencia en las operaciones
La automatización de cuentas por pagar permite tener un entorno visible de todas las operaciones, desde los pasivos, flujos de caja, ingresos (si se integra con el de cuentas por cobrar), informes, estadísticas, gastos operativos y posibles riesgos, de modo que los directivos pueden tomar decisiones financieras más informadas y certeras.
Además, al contar con la generación de informes por departamentos se puede conocer el estado real de la empresa, detectar posibles gastos hormiga, errores y situaciones que pongan en riesgo las finanzas para solucionarlas de forma inmediata.
Reducción de costos
La automatización de AP permite que el personal del área realice análisis de proveedores, comparativas de meses anteriores, anticipen sus compras y puedan acceder a ofertas o a beneficios por pagos anticipados, de modo que puedan reducir sus costos y tener mayores márgenes de utilidad.
Elegir la solución de automatización adecuada a las necesidades de la empresa no solo ayuda a mejorar los procesos, reducir costos y tiempos de procesamiento, incrementar la visibilidad, control y transparencia relacionados con las facturas y pagos a proveedores, sino que proporciona un retorno de inversión y ahorros que serán visibles a mediano plazo, dando solidez a las empresas.
La solución que tu empresa necesita está en Microformas
En la actualidad existen muchas soluciones de automatización de procesos para las empresas de todos los tamaños, por eso el reto es encontrar la más adecuada a las necesidades de cada empresa, que ayuden a obtener beneficios particulares y a adquirir mejores prácticas en cada departamento.
Si tu empresa está preparada para dar este salto, contáctanos: en Microformas con gusto te brindaremos la asesoría que necesitas para implementar las soluciones de automatización de procesos, background check México, digitalización de documentos, procesamiento inteligente de documentos, software DMS, consultoría de transformación digital, validación biométrica, entre otras. Para más información, llámanos al teléfono (55) 1167 5222, mándanos un correo a: ventas@microformas.com.mx o escríbenos a través de nuestro formulario de contacto.
