Las pequeñas oficinas pueden resolver su problemática de información optando por soluciones sencillas para contar con un respaldo digital de aquellos datos impresos para aprovechar las ventajas de la digitalización de documentos para convertirlos en archivos electrónicos.
El primer paso consiste en la captura de datos, ya sea de información o de imágenes, para ordenarlos adecuadamente y acceder a ellos mediante comandos fáciles, con los que será mucho más sencillo localizar los datos cuando sea necesario.
Las Pymes pueden utilizar sistemas en nube, que son seguros, se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y nos permiten subir grandes lotes de información, algunas de las opciones son Dropbox o Google Drive y nos permiten subir, buscar, compartir e incluso editar documentos digitalizados.
Utilizar el almacenamiento de documentos en la nube nos brinda grandes ventajas como: acceso desde múltiples equipos -incluyendo móviles-, facilidad a la hora de compartir información, resguardo de la información prácticamente ilimitada y sincronización automática de los dispositivos.
Para encontrar fácilmente los documentos cuando los necesitemos, para lo que podemos:
Subir la información en formato PDF buscable o Searchable PDF, que contiene texto proveniente de procesos OCR con full text. Podemos generar este formato con aplicaciones de escaneo, que vienen en conjunto con scanners de escritorio o impresoras multifuncionales para que nuestras imágenes tengan contenido que puede ser indexado por los motores de búsqueda de los servicios de Dropbox o Google Drive, que nos facilitan encontrar la información para que hagamos búsquedas por contenido
Renombrar los archivos digitalizados para indexación simple, utilizando datos clave, una práctica fácil de realizar y muy útil para ordenar documentos y permitir que los localicemos. Esto lo logramos mediante una aplicación de indexación por códigos de barra, como OCR zonal o manualmente. También podemos lograrlo con aplicaciones básicas de escaneo como Kodak CapturePro Limited Edition, Canon Capture Perfect o Avision AVScan.
Las empresas con grandes necesidades de gestión documental pueden rebasar las capacidades de los servicios en la nube, que son suficientes para buscar y consultar documentos digitalizados para las oficinas pequeñas, por lo que vale la pena migrar a una plataforma con capacidades de organización y colaboración más complejas que requieran de los sistemas de gestión de contenidos, como ECM, donde podemos gestionar documentos digitales y los que hemos digitalizado de su versión impresa.
En Microformas contamos con soluciones para la digitalización, oficina sin papel y captura de información, así como los programas más avanzados como ECM, sistema de gestión documental, software DMS, OCR y mucho más. Llámanos y permítenos ayudarte con tu proyecto.
