Digitalización certificada: seguridad legal de documentos

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Convertir documentos físicos a formato digital no significa sólo pasarlos por un scanner o tomarles una fotografía, sino que también es preciso recurrir a las medidas necesarias para que estos archivos, ahora electrónicos, tengan la misma validez que cuando se tenían en papel.

Para este efecto, en nuestro país existe la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, “Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos”, en la cual se enmarcan los campos de aplicación y las disposiciones generales para efectuar el proceso.

¿Qué es una digitalización certificada y por qué debería acceder a ella?

Por digitalización certificada se entiende al proceso que se realiza siguiendo los parámetros establecidos en la NOM 151, lo cual permite dar validez oficial a todo tipo de documento y datos mercantiles que se transfieran a formato electrónico.

La ventaja de adherirse a una gestión de este tipo es que la información digital resguardada podrá hacerse valer lo mismo que la que se tiene en papel, por lo que ésta última podrá ser destruida y desechada sin mayores complicaciones, lo que significa menos espacio destinado para su almacenamiento y mejor control de la documentación relevante para tu empresa.

¿Cómo funciona y cómo puedo implementar este esquema en mi negocio?

La Secretaría de Economía ha establecido ciertas pautas de certificación para que los documentos obtenidos de un proceso de digitalización puedan ser admitidos como originales en versión electrónica, tales como las constancias de conservación, la firma electrónica y el sellado de tiempo. Todo esto, sin embargo, corre por cuenta de un tercero legalmente autorizado (TLA), es decir, una empresa acreditada para este trabajo.

Siguiendo de esto, vale la pena mencionar que todo TLA deberá de ser, según la norma, un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) que cumpla con todas las especificaciones incluidas en Capítulo III, del Libro Segundo del Código de Comercio de la Secretaría de Economía, las cuales son, en resumen:

  • Contar con elementos humanos, materiales, económicos y tecnológicos requeridos para prestar el servicio garantizando la seguridad y confidencialidad de la información.
  • Realizar procesos específicos para hacer la certificación a modo de que se garantice su seriedad, conservación y consulta de registros.
  • Su personal con acceso al sistema de certificación no podrá haber sido condenado por delito contra el patrimonio de las personas ni inhabilitado para el ejercicio de su profesión, para desempeñarse en el servicio público o en el sistema financiero.
  • Ser sujeto de conformidad a responder a auditoría por parte de la Secretaría de Economía.

En Microformas podemos asesorarte para que la digitalización de tu archivo cuente con certificación. Contáctanos y permítenos ayudarte.

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