Es indudable que hacer uso de la tecnología para tener un mejor orden de los archivos de cualquier institución es una tarea que, aunque puede representar un reto al principio por el desconocimiento de cómo hacerlo o por la cantidad de documentos que se resguardan, abre la puerta al acceso público de la información y, por tanto, la cierra a los actos de corrupción.
Pensando en esto, es que este mes de junio entró en vigor la nueva Ley General de Archivos, con la cual se pretende homogeneizar el trabajo de todas las dependencias de gobierno, ayuntamientos, sindicatos, partidos políticos, centros de investigación y universidades, obligando a estas entidades a contar con un área encargada especialmente de coordinar sus archivos y llevar a cabo la correspondiente gestión documental contemplando, además de la preservación de la información, regulaciones para el armado de nuevos expedientes, creación de manuales organizacionales y capacitación a los encargados actuales de los archivos.
Con la descentralización del Archivo General de la Nación (AGN) –instituida apenas en enero de este año— esta ley, publicada hace un año en el Diario Oficial de la Federación (DOF), sustentará legalmente las acciones de coordinación e instalación del Sistema Nacional de Archivos, con el cual se pretende administrar los archivos de todos los sujetos obligados a llevar la ordenación adecuada de sus documentos, pudiendo ser organismos o personas que reciban dinero público para sus actividades.
Entre algunas de las características más importantes de la Ley General de Archivos se encuentran las siguientes:
- Conservar y preservar documentación relativa a delitos graves en contra de los derechos humanos.
- Cuidar que la información de los archivos históricos no sea, en ningún caso, clasificada como confidencial o reservada.
- Promover el uso de tecnologías de la información.
- Favorecer la implementación de un sistema integral de gestión de documentos electrónicos que promuevan la digitalización de los servicios brindados por los tres niveles de gobierno.
- Articular acciones entre el AGN y organismos como el Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales (SNT) y el Sistema Nacional Anticorrupción (SNA), para asegurar el acceso público a la información.
Invertir en el uso de métodos y técnicas archivísticas digitales, es hacer uso de herramientas que no sólo salvaguardan la integridad de la información, sino que la hacen más accesible y disponible cuando se necesita, contribuyendo a la eficiencia administrativa y el avance institucional.
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