La logística y distribución se han convertido en una parte esencial de cualquier negocio, tan es así que estos rubros pueden determinar el éxito o fracaso de una empresa. Para garantizar que el área de pedidos esté trabajando a su mejor y máximo potencial es importante automatizar el departamento.
Actualmente es más común que las empresas tengan clientes en diferentes partes del país e incluso del mundo y cada uno tiene la confianza plena de que recibirá los productos que adquirió en el tiempo y forma en el que se acordó la entrega. Para no defraudar esa confianza es importante reforzar las tareas de distribución comenzando por no confiarse de los procesos manuales, que además de ser obsoletos, ocasionan muchos de los problemas del área.
Los principales inconvenientes que puede enfrentar un área de pedidos que trabaja con procesos manuales son:
- Errores humanos: si hay sobrecarga de trabajo será natural que haya un impacto en los errores que afecte la imagen y calidad de la empresa.
- Caducidad de productos: hay productos que son perecederos y podrían caducar lo cual impacta económicamente al negocio.
- Desconfianza de clientes: cuando el negocio comete errores como productos erróneos, fechas de entrega retrasadas o envío con mala calidad el cliente perderá la confianza y será muy probable que elija otra empresa.
- Problemas al momento de asegurar la trazabilidad del producto.
Todos estos inconvenientes impactarán en la experiencia final del usuario y a su vez en la rentabilidad del negocio. Para resolverlo se pueden optar por tomar soluciones tecnológicas que ayuden en la automatización de procesos.
Éstas dependerán de las necesidades de cada negocio pero pueden ir desde la digitalización de expedientes de cada uno de los clientes, hasta el uso de un gestor documental que se integre con el resto de las tecnologías del negocio.
Ventajas de la automatización de procesos
Algunos de los beneficios de automatizar el área de pedidos son:
- Detectar a tiempo los periodos de trabajo más intensos para prevenir desabastecimiento.
- Priorizar mejor las entregas con base en las fechas estimadas de recepción y caducidad.
- Minimizar los errores de envío de productos.
- Conocer el historial de pedidos de un cliente para prever su futura compra.
- Optimizar el espacio físico de trabajo al tener toda la información en un solo lugar.
- Acceder a los datos más importantes para mejorar la toma de decisiones.
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