Servicio de Digitalización de Documentos

Dile adiós a las preocupaciones por la pérdida de datos con la digitalización de documentos. Obtén acceso y control total a tus archivos.

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Servicios de digitalización en los que somos expertos

Digitalización de cualquier tipo de documentos (todo tipo y tamaño).

Documentos delicados

Especialización en digitalización de expedientes certificados, contratos, información contable, entre otros.

Digitalización de planos

Digitalización de libros

Archivo muerto

Documentos históricos

Digitalización certificada

Microformas es su socio de confianza para la digitalización certificada con TLA (Terceros Legalmente Autorizados, acreditadas por la Secretaría de Economía). Con una infraestructura robusta y un equipo altamente capacitado, garantizamos la seguridad y la integridad de cada documento desde el inicio hasta el fin. Nuestro proceso asegura la validez legal de sus archivos digitales, respaldado por firmas electrónicas certificadas de TLA, Microformas y el cliente, además de sello digital de tiempo por cada firma.

Poder Legislativo

Minutas
Diario de debates
Gacetas legislativa

Sector Salud

Expedientes médicos (imagen y texto)

Arrendadoras y Factoraje

Digitalización de expedientes
Formularios
Aviso a autoridades

Sector Financiero

Contratos
Crédito compra/venta hipotecario laborales
Expedientes de clientes
Aviso a autoridades
Gestión documental

Poder judicial

Digitalización de expedientes
Archivo judicial
Casos de secretarios de estudio y cuenta

Sector Gobierno

Contratos:
Crédito compra/venta hipotecario, recursos humanos administrativos
Expedientes de cliente
Avisos a autoridades
Gestión documenta
Expediente de licitaciones, concursos y adjudicaciones.

Universidades y Escuelas

Expediente de alumnos/profesores/personal
Historial y documentación académica
Documentación administrativa

Notarias y corredurias públicas

Archivos de corredurías públicas
Archivo general de notarias
Archivo general de correduría pública
Lista de cotejos
Protocolo notarial

Digitalización de microfilms

Convertimos tus microfilms a digital. Te garantizamos que mediante nuestro servicio de conversión obtendrás ahorros significativos en tiempo y dinero. contamos con la experiencia de haber procesado millones de imágenes provenientes de microfilm para brindarle la mejor solución en conversión.

O respalda rápidamente documentos digitales a un formato análogo como rollos de película de 16 milímetros de 100 o 215 pies. Garantice la conservación de la información en un medio de almacenamiento físico que permite resguardar en poco espacio grandes cantidades de imágenes preservando la calidad original de los documentos hasta por 100 años a un bajo costo.

¿Qué beneficios tiene la conversión de microfilm a digital?

La conversión de Microfilm a digital es muy relevante por 3 razones:

La primera es la facilidad de acceso a la información; la tarea
de localizar alguna imagen mediante lectores de microfichas o rollos es un trabajo tedioso y lento. Más aún si requieren ser consultados frecuentemente.

Segundo es la dificultad del soporte a los materiales en microfilm. Actualmente la creación de microfilm ha disminuido al igual que el número de compañías que brinda soporte a lectores de estos formatos. El costo del soporte o adquisición de un lector de microfichas o rollos suele ser más alto que la inversión de convertir su información a archivos digitales.

Y por último el deterioro de los microfilms que tienden a deteriorarse con el paso del tiempo si NO son almacenados en el ambiente adecuado. El mal trato de este material hace que la calidad de las imágenes baje a tal grado que deje de ser legible y en el peor de los casos se pierda la información por completo.

Proceso de Digitalización

Recolección

Traslado de la documentación a nuestras instalaciones para ser procesada y viceversa.

Recepcion

Validacion de que la documentacion llego completa.

Depurado

Preparacion de la documentacion para ser procesada.

Digitalizacion

Convertir un documento en papelen una imagen digital.

Reintegración

Regresamos la documentacion a sus condiciones originales.

Indexacion y Captura

Asociar indices a imagenes para su búsqueda.

Entrega de Producto

Realizamos un control de calidad al producto final para ser entregado al cliente.

Beneficios de la digitalización de documentos

Permite almacenamiento en sistemas ECM on premise o en nube. Al estar en la nube, mayor accesibilidad de la información en cualquier lugar. Además, varias personas pueden consultar e inclusive trabajarlo al mismo tiempo.

Mayor seguridad que guardarlo en memoria interna del ordenador o portables. Seguridad contra robo de información. Es posible limitar archivos a empleados, negar accesos y verificar cambios realizados.

Elimina riesgos de deterioro o pérdida de información. Al estar digitalizado su durabilidad es eterna.

Ahorro en espacio físico, ya no es necesario contar con archiveros pesados y guardar miles de documentos. Ahorro en suministros de papel, tinta, copias, impresiones, mobiliario para archivar información.

Nuestros servicios de digitalización de documentos se caracterizan por:

Utilizar la más alta resolución (optical dpi) en la industria.

Digitalización Bitonal/Escala de grises simultánea.

Conversión a una gran variedad de formatos electrónicos de imagen: TIFF (G3,G4), JPG, PDF, PDF/A, JPEG2000.

Cada rollo/ficha es escaneado de forma continua garantizando la captura del 100% de las imágenes contenidas.

Cada imagen es identificada, medida y separada en archivos individuales para garantizar que se extraiga hasta el menor de los detalles.

Indexación por ficha/rollo o por documento.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cuál es el volumen mínimo de archivo físico que digitalizan?

No tenemos un volumen mínimo obligatorio. Nuestros servicios están dirigidos a empresas, y atendemos desde requerimientos puntuales (incluso cajas o expedientes individuales) hasta proyectos masivos de digitalización con miles de documentos.

Nos adaptamos a la necesidad de cada organización: ya sea para resolver una necesidad específica o para planear una digitalización a gran escala con tiempos y recursos definidos.

¿Cuánto tiempo tarda un proyecto de digitalización de documentos?

El tiempo depende del volumen, el tipo de documentos y los requerimientos de indexación. Tras una evaluación inicial, entregamos un calendario claro y estimado.

¿Debo pagar algún fee de mantenimiento para seguir accediendo a mis documentos?

No. Una vez que los documentos digitales son entregados a su empresa, no existe ningún costo de mantenimiento para seguir accediendo a ellos.

De forma adicional, si desean una solución más completa, contamos con plataformas de gestión documental que pueden contratarse para administrar, resguardar y consultar sus archivos de manera centralizada y segura.

¿El servicio termina con la digitalización o también ofrecen gestión documental?

Además de digitalizar, podemos implementar sistemas de gestión documental, captura inteligente, automatización y servicios archivísticos.

¿Dónde se almacenan los documentos digitalizados?

Los documentos digitalizados se almacenan de acuerdo con las necesidades de tu empresa. Podemos entregar la información en opciones básicas como medios físicos (disco duro o USB), respetando la estructura de carpetas y nomenclatura previamente acordada.

Si lo prefieren, también podemos habilitar un repositorio en la nube para que los documentos estén disponibles de forma remota, organizada y con acceso controlado.

Y para una solución más integral, es posible complementar la digitalización con la implementación de un gestor de contenido (DMS/ECM). Con esto, los documentos quedan resguardados en una plataforma segura que ofrece control de accesos, búsquedas ágiles, trazabilidad y flujos de trabajo, facilitando su consulta y administración a largo plazo.

¿Cómo entregan los archivos digitales y en qué formato?

Entregamos los documentos digitalizados en PDF o TIFF, según lo que el cliente defina. Si se requiere, también incluimos metadatos para indexación avanzada (por ejemplo: número de expediente, fecha, cliente, tipo de documento), listos para cargar a su sistema.

¿Pueden integrar los documentos digitalizados a nuestros sistemas internos?

Sí. Integramos los archivos en ERPs, sistemas de gestión documental (ECM) o plataformas internas de la empresa.

¿Qué controles aplican para proteger la confidencialidad durante la digitalización?

Nuestro personal certificado y protocolos estrictos de manejo de información nos ayudan a proteger la confidencialidad durante la digitalización.

¿Puedo monitorear el avance del proyecto?

Sí. En proyectos grandes o mediante nuestro servicio de BPO documental ofrecemos reportes y seguimiento continuo durante cada fase del proyecto.

¿Qué pasa con los documentos físicos después de ser digitalizados?

Podemos devolverlos a tu empresa o, si así lo requieres, realizar una destrucción certificada.

¿Cómo aseguran la calidad de las imágenes digitalizadas?

En Microformas aseguramos la calidad de las imágenes digitalizadas mediante controles en cada etapa del proceso. Verificamos que:

Sean legibles, con nitidez y contraste adecuados para su correcta lectura.
Estén completas, sin páginas faltantes ni recortes de información.
Sean fieles al original, es decir, que no incluyan objetos, marcas o elementos ajenos al documento físico.
Cumplan con la resolución solicitada, de acuerdo con los estándares definidos para tu proyecto.

Además, realizamos revisiones de muestreo y control de calidad final antes de la entrega, para garantizar consistencia y confiabilidad en todo el acervo digitalizado.

¿Pueden digitalizar documentos especiales o en mal estado?

Sí. Podemos trabajar con documentos especiales o en mal estado. Contamos con equipos y procesos para digitalizar microfilm, planos, formatos no estándar y archivos deteriorados o frágiles, cuidando su manipulación para obtener la mejor calidad posible sin ponerlos en riesgo.

¿La digitalización cumple con normativas como la NOM-151?

Sí. Podemos entregar la digitalización con cumplimiento NOM-151-SCFI-2016 cuando se requiere validez legal, y ajustarnos a otras regulaciones según el sector.

¡Confía en Microformas para la digitalización de documentos!