Mantener un buen control documental es una prioridad que debería de estar dentro de las primeras en cualquier organización, pues no sólo facilita la administración de información necesaria para básicamente todos los procesos laborales, sino que también evita riesgos de pérdida de archivos físicos por extravío o siniestro, como incendios, inundaciones, terremotos y hasta otros que no encierran ninguna gran catástrofe y que pueden ser tan comunes como una plaga de polilla o humedad.
Así, la mejor solución será digitalizar todos los papeles importantes para después, haciendo uso de un software de gestión documental, cargarlos a un servicio de alojamiento de archivos en la nube donde podrán estar siempre resguardados y disponibles desde cualquier dispositivo con internet en cualquier parte del mundo.
Sin embargo, ésta no es una labor tan sencilla como parece, pues no sólo es cuestión de escanear documentos, sino que es preciso seguir una metodología adecuada para mantener orden y evitar duplicados u omisiones.
Aquí te decimos, a grandes rasgos, qué es lo que debes hacer si quieres modernizar tu compañía y dar un paso adelante con la digitalización de todo tu archivo.
1. Prepara tu documentación
Además de que debes elegir sólo los documentos que realmente sirvan, es recomendable que identifiques y separes el tipo de material que vas a digitalizar, puesto que no es lo mismo escanear facturas o folios, que mapas, planos, fotografías y demás fuentes de información, entre las que incluso pueden considerarse discos compactos y de vinil, casetes y videocasetes, por mencionar sólo algunos casos especiales.
También es una buena práctica identificar todos aquellos papeles que sean delicados tanto por confidencial como por deterioro, con el fin de que las personas que realicen la labor de digitalizarlos guarden discreción y sean especialistas en el tratado minucioso de materiales desgastados.
Recuerda, además, que todos los papeles deben estar libres de grapas, clips, notas autoadheribles, arrugas, dobleces y demás elementos que puedan dañarlos al pasar por el escáner o tapar información valiosa del documento.
2. Escaneado
Para este paso, lo mejor es contar con un escáner potente para que puedas realizar esta tarea en el menor tiempo posible y sólo si la cantidad de documentos no es excesiva, puesto que para grandes volúmenes lo más recomendable es contratar profesionales en este rubro.
3. Utilización de software especializado
Utilizar herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) te permitirá transformar de forma automática todas las imágenes obtenidas en archivos de texto, los cuales podrás modificar e inclusive anexar a otros documentos digitales en los que ya estés trabajando.
Otra cosa importante en este punto es el indexado y almacenamiento online para que todo quede bien organizado y sea accesible, logrando que todo el tiempo y dinero invertido en esta labor sea rápidamente recuperado gracias a que hará que las operaciones de tu organización sean mucho más eficientes.
En Microformas contamos con personal experto, herramientas de escaneado profesionales y software especializado para ayudarte con tu gestión documental. Olvídate de papeles y descubre todos los beneficios que la digitalización de documentos brinda a tu empresa.
