¿Qué es la transformación digital?
En los últimos años, las sociedades humanas han experimentado un cambio cultural y tecnológico donde los medios electrónicos y digitales han permitido mejorar los métodos tradicionales de trabajo, dejar el uso de papel como algo primordial en las empresas, así como renovar el almacenamiento de información para un manejo de datos más accesible. A este proceso simplificado se le conoce como transformación digital, y hoy te contaremos por qué es importante para las empresas, qué es una consultoría de transformación digital, cuál es la función de un consultor de transformación digital, cómo se realiza la implementación, sus beneficios y qué se espera de cara al futuro.
Importancia de la transformación digital para las empresas
La transformación digital consiste en la integración de la tecnología digital en las áreas más importantes de las empresas, de modo que se cambie la forma en que opera y el valor que brinda a los clientes.
Este concepto conlleva un cambio cultural, la implementación de nuevos procesos y estrategias, así como la elaboración de productos y servicios que puedan brindarse a través de la tecnología digital.
Por ejemplo, las empresas que implementan la transformación digital deben renovar sus procesos de cadena de suministro, flujos de trabajo, interacciones con los clientes, almacenamiento e intercambio de información. De este modo, las empresas se vuelven más competitivas en un entorno económico que se encuentra en constante evolución, junto con los avances tecnológicos.
Actualmente, la transformación digital se ha convertido en un componente clave para las empresas ante la creciente demanda de los clientes, los retos a superar en cuestión de logística, competitividad, puntualidad, entre otros. Por ello, la consultoría de transformación digital se ha vuelto un componente que puede ser clave para el éxito de las empresas.
¿Qué es una consultoría de transformación digital?
Muchas de las pequeñas y medianas empresas que surgieron en un entorno tradicional no saben qué hacer para seguir hacia la transformación digital. De no contar con la asesoría necesaria, podrían utilizar sus recursos de forma poco eficiente y no obtener resultados positivos.
En este punto surge la importancia de la consultoría de transformación digital, un servicio en el que se brinda asesoría previa y durante el proceso de digitalización para tomar las decisiones adecuadas para las características particulares de las empresas.
El consultor de transformación digital brinda su conocimiento especializado y experiencia para que la empresa avance hacia la dirección que le permita obtener los resultados deseados a corto y largo plazo.
¿Qué hace un consultor de transformación digital?
El consultor de transformación digital realizará un plan para guiar a la empresa hacia los objetivos planteados, para esto realizará las siguientes acciones:
- Diagnóstico inicial del estado de la empresa
- Análisis de las tendencias y factores externos específicos que influyen en la empresa
- Identificar las prioridades de la empresa con base en un conocimiento profundo de los procesos que se llevan a cabo
- Analizar las tecnologías actuales para determinar cuáles serán las que beneficien a la empresa
- Conocer el perfil y habilidades del personal que utilizará las tecnologías a aplicar
- Estimar el costo de la tecnología a implementar
- Proyectar a detalle el retorno de inversión de cada tecnología
- Generar métricas del negocio y un plan de acción que puede ser semestral o anual
- Brindar acompañamiento a la empresa durante la implementación y capacitación al personal
- Evaluación de los primeros resultados y propuestas de mejora
Plan de transformación digital de las empresas
Para que la acogida de la tecnología digital sea eficaz, sustentable y segura, se requiere de la ayuda de un consultor en transformación digital que asesore a las empresas para realizar todas las labores necesarias para la aplicación de las herramientas de software y hardware pertinentes, según sea el contexto del organismo en donde vayan a efectuar las mejoras para adaptarse a las exigencias actuales.
Hacer la migración de documentos físicos a formato electrónico va más allá de escanear cada uno de los papeles de forma correcta, pues no solo es cuestión de obtener archivos legibles, sino que es preciso indexarlos correctamente para que estén siempre a la mano y no se pierdan entre miles de documentos dentro de un disco duro, por lo que el empleo de plataformas digitales y software especializados para cumplir este propósito es la mejor opción.
De esta manera, las compañías que se dedican a la digitalización y la consultoría de transformación digital representan un ahorro de tiempo y de capital humano para las empresas contratantes. Además, cuentan con las mejores tecnologías que responderán a sus necesidades específicas para llevar a cabo su transformación.
La empresa o consultor de transformación digital que te ayude a la transformación digital de tu empresa debe:
Contar con recursos humanos y tecnológicos suficientes. Muchas organizaciones públicas y privadas tienen grandes volúmenes de documentos físicos que requieren ser trasladados a formato electrónico, por lo que es imprescindible contar con personal calificado para esta labor, que va mucho más allá de pasar los papeles por el scanner. Así, una empresa externa dedicada a este giro debe contar con expertos en esta tarea y las máquinas suficientes para realizar la digitalización de forma rápida y con altos estándares de calidad, cuidando en todo momento que las imágenes finales sean nítidas y legibles, además de tener la capacidad de hacer reproducciones de documentos de cualquier dimensión y naturaleza, ya sean hojas tamaño carta, oficio, planos, libros, fotografías, entre otros.
Ofrecer herramientas de software para la gestión de los documentos electrónicos. Una vez que los documentos han sido digitalizados, el siguiente paso es el ordenamiento correcto de los archivos generados para que su búsqueda sea rápida y sencilla. Programas como OnBase y DocuWare ofrecen la posibilidad de adoptar un sistema integrado, que se acopla a otras tecnologías de la información, permitiendo crear una red en la que todos los procesos pueden trabajar en conjunto y de manera ordenada. Esto gracias a herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), indexación, vinculación con suites de Office y CAD, entre otras prestaciones.
Disponibilidad en la nube. Contar con servicio para respaldar toda la información en la nube es algo indispensable, ya que aun cuando el proyecto de digitalización sea contemplado para ser resguardado en un servidor privado, una copia de seguridad en internet con los debidos candados de acceso permite tener la certeza de que los datos de la organización estarán siempre a salvo, y que se encontrarán disponibles desde diversos tipos de dispositivos con conexión a internet (computadoras personales, laptops, tabletas electrónicas, teléfonos inteligentes y demás) en cualquier parte del mundo y a toda hora, en caso de ser necesario.
Integración de interfaces. Los gestores de documentos electrónicos deben ser compatibles con otras aplicaciones de escritorio y herramientas de software para favorecer el flujo de trabajo y evitar complicaciones derivadas de diferencias de formatos de los archivos. Existen diversos programas especializados en integrar todas estas funciones, haciendo que la gestión de contenidos y de procesos empresariales sea fluida y automatizada, permitiendo un acceso sencillo a todos los usuarios del sistema.
Opciones de digitalización certificada. Si bien, digitalizar la documentación representa varias ventajas de almacenamiento, reducción de gastos en papel e impresiones, mayor control y disponibilidad de la información, para muchas empresas es importante que todos sus archivos electrónicos tengan la misma validez que cuando se encontraban en físico. Para ello, es imprescindible que la empresa especializada en digitalización se apegue a la Norma Oficial Mexicana NOM 151 SCFI 2016, la cual considera los requerimientos para la conservación de mensajes de datos y transformación de documentos a formato electrónico.
Digitalización masiva de documentos. Para facilitar la migración de archivos completos de su formato físico a electrónico cuando deben convertirse grandes volúmenes de documentos, es importante contar con personal altamente capacitado para minimizar el riesgo de cometer errores, además de emplear herramientas de software de reconocimiento de tipografías de molde y manuscritas para automatizar el proceso.
Claves para la transformación digital
Implementar cambios tecnológicos en las empresas requiere una serie de acciones guiadas por el consultor de transformación digital. Estas las podemos resumir en cuatro claves:
- Innovación. Las empresas se encuentran en constante cambio y, por ende, sus procesos también deben actualizarse en todas las áreas. Incorporar los recursos tecnológicos novedosos, que impliquen la mejora de procesos, la satisfacción del cliente y la optimización de la gestión permite tener mejoras, evitar la obsolescencia y pérdida de competitividad.
- Conocimiento tecnológico. Al igual que en otras áreas de especialidad, es importante mantener al personal capacitado y actualizado en el uso de las herramientas de trabajo. De este modo, al buscar la transformación digital de una empresa se necesita la consultoría de transformación digital como guía en la aplicación de estrategias digitales, capacitación de personal y hasta uso de programas tan útiles en la estrategia de transformación digital como OnBase® y Docuware®.
- TI, IA y Big Data. Las tecnologías de la información (TI) permiten tener un control adecuado de datos a gran escala, los cuales son obtenidos desde formularios de internet, redes sociales, ingreso manual y diversos medios digitales. Gracias a las aplicaciones de Big Data, la información recabada es almacenada, clasificada, analizada y mediante el uso de programas de inteligencia artificial (IA) se puede hacer proyecciones a futuro, deducir comportamientos de usuarios, detectar errores, automatizar procesos, entre otras acciones.
La consultoría de transformación digital se enfoca en la implementación de diversos canales o plataformas para que las empresas mejoren sus procesos, recaben un mayor volumen de información, faciliten que los usuarios tengan contacto con la empresa a través de diversos canales para incrementar presencia y aceptación. Algunas de estas plataformas pueden ser aplicaciones móviles, páginas de internet, redes sociales, entre otras que permiten brindar servicios e información a los consumidores. Un ejemplo muy claro es nuestra solución en sistema de gestión de servicios, el cual te invitamos a revisarl con más detalle.
Beneficios de las empresas en la transformación digital
Implementar estrategias digitales en las organizaciones conlleva beneficios tanto en el ámbito técnico y operativo, como en la mentalidad de los colaboradores, y en la imagen que los clientes de la empresa. Algunos son:
- Incremento de la productividad. Las herramientas digitales logran que el trabajo llevado a cabo por medios tradicionales se vuelva más rápido y eficiente, lo que hace que se destine menos tiempo en labores que se han vuelto muy sencillas, como la búsqueda de información.
- Mejores procesos y satisfacción del cliente. Al implementar estrategias digitales se acelera la producción y se reducen los tiempos de respuesta a los consumidores o solicitantes, lo que se traduce en una mayor satisfacción de los clientes o usuarios.
- Toma de decisiones con sustento de información. Al tener una mayor disponibilidad de datos esenciales para la empresa desde plataformas digitales, es posible tomar mejores decisiones basadas en la información obtenida del archivo histórico de la organización y, así, elaborar mejores planes de acción y de negocios.
- Cuidado ecológico. Aproximadamente, en 5 GB de espacio de disco duro cabe la información que podría almacenarse en 150 mil páginas tamaño carta, lo que significa un importante ahorro en papel, que beneficia al medio ambiente.
- Facilita el trabajo en equipo. Contar con tecnologías de digitalización promueve la comunicación entre departamentos de una misma institución e incluso con colaboradores externos, propiciando el trabajo en conjunto.
La gestión documental digital evita vicios en la protección de información relevante, que debería ser de dominio público, o de todos los trabajadores de una organización. Por ello, contar con un consultor de transformación digital ayudará a las empresas a elegir los mecanismos necesarios para el manejo de información ayuda a que sea transparente y se tenga una visión clara de los logros y ventanas de oportunidad de la institución o empresa.
¿Cómo se mide el éxito de un proyecto de transformación digital?
Si bien la transformación digital es un proceso largo, para el consultor de transformación digital es posible medir los indicadores de éxito mediante factores como:
- Integración de la digitalización con la estrategia general de la organización. La transformación digital debe tener impacto en las áreas más importantes de la empresa para modificar la cultura y forma de trabajo. Haber integrado los departamentos y conseguir que todos trabajen con los nuevos flujos para agilizar procesos es un indicador de que la digitalización fue exitosa.
- Mejora de la productividad. Si los colaboradores están alcanzando los objetivos planteados, si se reducen los tiempos de trabajo, se evitan retrasos, y se reducen los problemas técnicos, la implementación de la tecnología digital se considera exitosa.
- Satisfacción de los trabajadores. Probablemente, en un inicio, los colaboradores se resisten al cambio y la adopción de nuevas tecnologías, pero a medida que aprovechan sus beneficios se muestran más satisfechos, productivos y con interés en seguir aprendiendo.
- Satisfacción del cliente. Al ser un proceso cuyo objetivo final está centrado en el cliente, el éxito se mide con la experiencia y satisfacción de los clientes.
- Reducción de costes. La implementación de nuevas tecnologías implica una inversión, pero esta puede recuperarse a mediano plazo, con el beneficio de reducir gastos, como en el uso de papel, insumos, contrataciones de más personal, entre otros.
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