Gestión documental y procesos

Los principales usos de un DMS son:

1. Almacenamiento. El DMS permite almacenar los documentos en bases de datos centralizadas y en la nube, lo que elimina la dependencia de archivos físicos y facilita el acceso a la información.

2. Colaboración. El DMS permite la colaboración entre equipos y departamentos para facilitar el intercambio de información de forma segura, transparente y eficiente. Este punto es especialmente importante en organizaciones que tienen múltiples ubicaciones, puntos de venta o sucursales, así como personas que trabajan de forma remota, ya que se les permite el acceso a la información desde cualquier lugar.

3. Cumplimiento normativo. El DMS también puede implementarse para resguardar la información confidencial de forma segura, cumpliendo con las leyes en seguridad de datos.

4. Reducción de costos. Al digitalizar los documentos, las organizaciones ya no necesitan espacio físico de almacenamiento, por lo que los costos operativos se reducen.

1. Digitalización de documentos:  Si la organización aún cuenta con documentos en papel u otro formato físico, el primer paso es la digitalización. El proceso se lleva a cabo con el uso de un escáner que creará la copia digital del archivo para, posteriormente, almacenarla en una localización central del sistema, de modo que se encuentre disponible cuando se necesite.
2. Almacenamiento de documentos en la nube:  Gracias al avance tecnológico y al uso de internet de banda ancha, almacenar archivos en la nube es la mejor opción para la administración de la información, que permite el acceso remoto, realizar cambios en los archivos en tiempo real y con guardado automático, por lo que desaparece el riesgo de que la información se pierda al usar sistemas portátiles de almacenamiento, como una memoria USB. El almacenamiento de la información se efectúa en un sistema de localización central, al que recurrirán los colaboradores cuando requieran recuperar un documento, evitando el uso de discos duros de gran volumen o servidores
3. Metadatos y firma electrónica:  Para autentificar y dar veracidad a los archivos digitales se utiliza una serie de metadatos y firma electrónica.

Antes de comenzar el proceso de implementación en tu organización, debes saber que es un proyecto largo, que puede volverse tedioso y para el que requieres un profesional que te guíe en cada paso, con el fin de obtener todos los beneficios mencionados. Toma en cuenta que es necesario:

1. Clasificar los documentos de la organización por categorías, por lo que se debe realizar un análisis previo de cada categoría, darle nombre, código y establecer el personal que tendrá acceso a la información.
2. Hacer diagramas de estados para determinar los procesos que siguen los documentos, los usuarios internos (personal de la organización) y externos (clientes o proveedores) estarán involucrados en las diferentes etapas de los procesos.
3. Metadatos o campos de datos que deben llenarse para extraer el documento que se requiere de cada categoría, o bien, de todo el sistema. Esto permite buscar y localizar rápidamente la información.
4. Generar plantillas o modelos para automatizar procesos, así como determinar qué tareas pueden ser automatizadas.
5. Establecer permisos y niveles de seguridad con base en las categorías, para mayor confidencialidad de la información.
6. Herramientas para favorecer la colaboración e identificación visual del estado del proceso de los documentos.
7. La posibilidad de exportar datos y documentos a herramientas como Excel, PowerPoint o Word.

Dentro de todos los beneficios de los sistemas de gestión de documentos destaca que se puede obtener mayor rendimiento y mejoras de los procesos, detectando áreas de oportunidad. Asimismo, la trazabilidad permite conocer quién, cuándo y cómo realizó cualquier acción, por lo que se reduce el riesgo de acciones como el robo de información, errores o exportación de datos no requerida.

Un buen sistema de gestión documental debe contar con los siguientes módulos:

1. Almacenamiento: Guarda toda la información existente y la que se genere en el futuro.

2. Clasificación: Organiza los documentos y controla quién tiene acceso a ellos.

3. Recuperación: Facilita la búsqueda rápida y eficiente de archivos.

4. Seguridad: Protege la información con respaldos, monitoreo de actividad, control de accesos y restricción de eliminación.

5. Custodia: Define cuánto tiempo se conservarán los documentos y cómo se eliminarán cuando sea necesario.

6. Flujo de documentos: Automatiza el movimiento de los archivos entre usuarios para mejorar la eficiencia.

7. Generación: Establece quién puede crear o modificar información dentro del sistema.