Servicio de Digitalización de Documentos

Dile adiós a las preocupaciones por la pérdida de datos con la digitalización de documentos. Obtén acceso y control total, ahorra en suministros y potencia tus resultados optimizando tu flujo de trabajo.

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Tipos de documentos que digitalizamos

Digitalización de cualquier tipo de documentos (todo tipo y tamaño).

Especialización en digitalización de expedientes certificados, contratos, información contable, entre otros.

Digitalización de planos

Digitalización de libros

Archivo muerto

Documentos delicados

Documentos históricos

Digitalización certificada

Microformas es su socio de confianza para la digitalización certificada con TLA (Terceros Legalmente Autorizados, acreditadas por la Secretaría de Economía). Con una infraestructura robusta y un equipo altamente capacitado, garantizamos la seguridad y la integridad de cada documento desde el inicio hasta el fin. Nuestro proceso asegura la validez legal de sus archivos digitales, respaldado por firmas electrónicas certificadas de TLA, Microformas y el cliente, además de sello digital de tiempo por cada firma.

Poder Legislativo

Minutas
Diario de debates
Gacetas legislativa

Sector Salud

Expedientes médicos (imagen y texto)

Arrendadoras y Factoraje

Digitalización de expedientes
Formularios
Aviso a autoridades

Sector Financiero

Contratos
Crédito compra/venta hipotecario laborales
Expedientes de clientes
Aviso a autoridades
Gestión documental

Poder judicial

Digitalización de expedientes
Archivo judicial
Casos de secretarios de estudio y cuenta

Sector Gobierno

Contratos:
Crédito compra/venta hipotecario, recursos humanos administrativos
Expedientes de cliente
Avisos a autoridades
Gestión documenta
Expediente de licitaciones, concursos y adjudicaciones.

Universidades y Escuelas

Expediente de alumnos/profesores/personal
Historial y documentación académica
Documentación administrativa

Notarias y corredurias públicas

Archivos de corredurías públicas
Archivo general de notarias
Archivo general de correduría pública
Lista de cotejos
Protocolo notarial

Beneficios de la digitalización de documentos

Permite almacenamiento en sistemas ECM on premise o en nube. Al estar en la nube, mayor accesibilidad de la información en cualquier lugar. Además, varias personas pueden consultar e inclusive trabajarlo al mismo tiempo.

Mayor seguridad que guardarlo en memoria interna del ordenador o portables. Seguridad contra robo de información. Es posible limitar archivos a empleados, negar accesos y verificar cambios realizados.

Elimina riesgos de deterioro o pérdida de información. Al estar digitalizado su durabilidad es eterna.

Ahorro en espacio físico, ya no es necesario contar con archiveros pesados y guardar miles de documentos. Ahorro en suministros de papel, tinta, copias, impresiones, mobiliario para archivar información.

Características de nuestro servicio:

Utilizar la más alta resolución (optical dpi) en la industria

Digitalización Bitonal/Escala de grises simultánea

Conversión a una gran variedad de formatos electrónicos de imagen: TIFF (G3,G4), JPG, PDF, PDF/A, JPEG2000.

Cada rollo/ficha es escaneado de forma continua garantizando la captura del 100% de las imágenes contenidas

Cada imagen es identificada, medida y separada en archivos individuales para garantizar que se extraiga hasta el menor de los detalles.

Indexación por ficha/rollo o por documento.

Proceso de OCR para facilitar la búsqueda de contenido en los archivos procesados.

Compatibilidad con cualquier sistema de gestión de contenidos.

Preguntas frecuentes

¿Qué es y por qué es importante la digitalización de documentos para las empresas?

La digitalización de documentos es un procedimiento en el que se transforman documentos, archivos o imágenes en físico a un formato digital con el uso de tecnología especializada. No obstante, digitalizar no solo consiste en transformar el formato actual de la información con un escáner, sino modificar todos los procesos de captura, gestión y organización de información.

Al optar por la digitalización de documentos en las empresas y organizaciones, la información se transforma a un mapa de bits, que permite el procesamiento y organización de los datos a través de un sistema digital, que permite rastrear los documentos con medios como computadoras y dispositivos móviles para facilitar su gestión.

Ahora bien, a diferencia del escaneo de documentos que consiste en archivar documentos en un formato digital NO editable y que solo se pueden visualizar en forma de imagen, los documentos digitales sí se pueden editar, se pueden rastrear a través de metadatos para localizarlos rápidamente, se pueden compartir por medios digitales y se puede trabajar en ellos a modo de oficina sin papel.

¿Cómo se hace la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es un proceso que se debe llevar a cabo por profesionales, ya que requiere de herramientas tecnológicas de alta calidad. A grandes rasgos, el proceso para digitalizar archivos consiste en estos pasos:

Reunir los archivos. El primer paso consiste en analizar la documentación y seleccionar aquello que va a formar parte del inventario digital.
Definir la estructura. Una vez recopilada la información, se deben definir divisiones, secciones o carpetas que faciliten la organización y las búsquedas.
Transformar la información. En este paso, se usan las herramientas de digitalización para convertir los archivos físicos en digitales de forma rápida y confiable.
Exportación de los datos. Una vez que se haya digitalizado la información, se debe exportar al sistema de gestión documental elegido. Es decir, al software que se usará para el procesamiento de la información.
Indexación. Los documentos digitalizados deben indexarse, es decir, añadirse a un índice para permitir su rastreo y fácil acceso.

Definición de tiempo de depuración. Los archivos digitales también tienen un periodo de custodia, y las organizaciones pueden destruirlos o eliminarlos para no saturar sus servidores. Por ello, se deben definir los ciclos de vida de los documentos, su periodo de custodia, frecuencia de uso y proceso de eliminación.

Diferencias entre archivos digitales y documentos digitalizados

Los archivos digitales son aquellos que se generan en formato electrónico, por ello su validación legal requiere una certificación virtual. Esto significa que tiene plena autenticidad desde su origen.

Por su parte, el documento digitalizado se genera primero en papel y posteriormente requiere una firma electrónica o digital para darle validez.

Digitalización de microfilms

Convertimos tus microfilms a digital. Te garantizamos que mediante nuestro servicio de conversión obtendrás ahorros significativos en tiempo y dinero. contamos con la experiencia de haber procesado millones de imágenes provenientes de microfilm para brindarle la mejor solución en conversión.

O respalda rápidamente documentos digitales a un formato análogo como rollos de película de 16 milímetros de 100 o 215 pies. Garantice la conservación de la información en un medio de almacenamiento físico que permite resguardar en poco espacio grandes cantidades de imágenes preservando la calidad original de los documentos hasta por 100 años a un bajo costo.

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