Al iniciar un proceso de gestión documental, uno de los conceptos que más confusión causan es el de metadatos, esquema que sirve como base para la organización de la información y que te resultará muy fácil de usar una vez que comprendas su importancia.
Si aún recuerdas tus años de estudiante en la biblioteca, imagina las fichas donde se encontraba el resumen del libro que buscabas: título, nombre del autor, editorial, número de edición, una pequeña sinopsis y un número en código que te ayudaba a encontrarlo entre miles de libros de la colección. Siguiendo este ejemplo, el nombre del autor y el título del libro serían los datos, y el resto, los metadatos o auxiliares.
Entonces, los metadatos son etiquetas que describen el contenido de un recurso de información. Cuando tenemos un sistema de gestión documental, los metadatos nos ayudarán a clasificar la información con el fin de facilitar su organización y rastreo.
Los buscadores como Google utilizan metadatos para brindarnos la información que buscamos en una consulta; sin embargo, estos utilizan texto libre y pueden entregarnos resultados poco relevantes o que no concuerdan con la intención de búsqueda. Por su parte, los que se utilizan para la gestión documental permiten reducir esa falta de relevancia para entregarnos resultados contextualizados y acorde a la búsqueda que realizamos.
Ahora bien, los metadatos pueden darnos otras opciones para encontrar y clasificar la información en documentos o carpetas de la misma forma que el catálogo de la biblioteca, por lo que nos ofrecen la posibilidad de encontrar todos los títulos que correspondan a un género en específico, siguiendo con el mismo ejemplo, como libros de terror, suspenso o ciencia ficción.
Trazabilidad = incremento en la seguridad
Una característica de los sistemas de gestión documental es la trazabilidad, permitiendo añadir tantos usuarios como se necesite, pero no solo eso: se puede saber quién consultó, editó, añadió información o eliminó documentos. Y, en caso de haber borrado información, es posible recuperarla gracias a que se realizan respaldos y copias de seguridad de forma automática.
Además, los sistemas de gestión documental cuentan con trazas de autoría en metadatos, que se utilizan para proteger la información confidencial, permitiendo que el usuario tenga acceso únicamente a los datos con los que va a trabajar.
Tipos de metadatos
- Código de identificación
- Descripción
- Usos
- Planificación de eventos
- Historial de eventos
- Relación
Un esquema de metadatos puede utilizar únicamente los que se van a utilizar en cada carpeta con base en su uso, facilitando actividades como el rastreo de todas las cuentas por pagar de un cliente, su historial de crédito y compras.
Ahora que ya conoces qué son los metadatos y cómo pueden ayudarte a administrar mejor la información de tu organización, acércate a Microformas, permítenos ayudarte a la implementación con nuestro software de gestión documental que necesitas para hacer más eficientes y eficaces las labores de tus colaboradores. Además, si estás buscando optimizar aún más la gestión de tus documentos, te invitamos a explorar el procesamiento inteligente de documentos y descubrir cómo esta tecnología puede transformar tu flujo de trabajo.
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