¿Qué es un sistema de gestión documental?

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Un sistema de gestión documental es una herramienta básica para las empresas que les ayuda en la captura, almacenamiento, recuperación y organización de su información, y con ello mejorar el flujo de la organización.

A través de un software especializado como un sistema de gestión documental es posible lograr esta administración y automatización de documentos, que a su vez traerá beneficios para la empresa, tales como:

 

  • Ahorro de recursos: la digitalización de documentos conlleva un ahorro bastante significativo de papel y de espacio, pues en tan sólo 5 GB caben alrededor de lo equivalente a unas 150 mil hojas tamaño carta, que en espacio se traducen en una torre de alrededor de 20 metros de altura.
  • Disminución de riesgos de pérdida: tener respaldos en la nube de toda la información previene la pérdida de material a causa del deterioro por humedad u otras posibles imperfecciones en el almacenamiento, además de aquellas derivadas de catástrofes.
  • Reducción de tiempos: al estar toda la información concentrada en un mismo lugar, su búsqueda y envío son mucho más rápidos. Cabe destacar en este punto, que el indexado de los documentos se hace empleando metadatos con los que no es necesario recordar la dirección exacta en donde se encuentra un determinado archivo, sino que puede encontrarse sólo recordando su nombre, parte de él o alguna palabra relacionada.
  • Seguridad de la información: se puede limitar el acceso de todos los archivos almacenados a través de la implementación de herramientas de seguridad que precisan de un usuario y contraseña.
  • Transparencia: este beneficio es de particular relevancia para instituciones públicas, ONG’s y demás instituciones u organismos con políticas de acceso a la información, ya que una adecuada gestión documental permite mostrar datos certeros y transparentes a usuarios, investigadores y público en general que los requiera.

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Otra de las ventajas que aporta un sistema de gestión documental es la versatilidad con la que puede adaptarse a las necesidades específicas de cada organización, sin importar su rubro, si es grande o pequeña, pública o privada.

Además, una vez implementado siguiendo los parámetros propios del organismo que ha decido modernizar su modelo de almacenamiento de información, pueden hacerse más modificaciones al software para que crezca conforme la misma compañía lo hace. Es por ello por lo que estos sistemas cuentan con varios módulos.

Módulos de un sistema de gestión documental

Existen diferentes sistemas de gestión documental, pero cada uno cuenta con módulos que son clave para garantizar su buen funcionamiento. A continuación, te presentamos las áreas que debe tener todo gestor sin excepción.

  • Almacenamiento: es el lugar donde se guardará toda la información que ya existe de la empresa, así como la que se originará en el futuro.
  • Clasificación: en este punto es preciso determinar el tipo de información que se estará almacenando y quiénes tendrán acceso a ésta. También se involucra un proceso de organización y archivo de todo papel, fotografía, plano y demás materiales importantes para la empresa, esto con el fin de que cada uno de los documentos estén siempre disponibles y en su versión más actualizada, pudiendo, sin embargo, conservar el histórico de cambios cuando sea necesario.
  • Recuperación: uno de los objetivos del gestor documental es reducir los tiempos de búsqueda de información, por lo que la recuperación es un paso muy importante para lograrlo. Aquí se determinan cuáles son las opciones que estarán disponibles para la recuperación de los archivos y el tipo de búsquedas que se harán para ubicarlos.
  • Seguridad:Se deben reforzar las medidas de seguridad para garantizar la privacidad de los documentos. Entre algunas de las acciones que tomar en cuenta están: monitorear la actividad sobre el uso del contenido: saber quién y cuándo ha hecho uso de un archivo es muy útil para tener control sobre la información que se tiene, particularmente cuando se trata de temas delicados o privados –como en el caso de historiales médicos o de abogados— o bien cuando se utilizan archivos compartidos entre varias personas, cuyas modificaciones pueden quedar registradas. Evitar la pérdida de información: tener respaldos en discos duros o en la nube es imprescindible para salvaguardar toda información valiosa que podría perderse por problemas que van desde el extravío y el deterioro por humedad y apolillamiento derivados de un mal almacenamiento, hasta por siniestros y desastres naturales, como incendios, temblores e inundaciones. Restringir el acceso a los archivos: a través de la generación de contraseñas seguras se puede limitar el número de personas autorizadas para la consulta de información clasificada. Limitar la destrucción de documentos a las personas autorizadas: al igual que en el punto anterior, sólo el personal acreditado podrá borrar contenido y documentación completa.

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  • Custodia: el resguardo de la información genera uso de recursos tanto económicos como de espacio, por lo que es importante definir el tiempo en el que los archivos permanecerán resguardados, cuáles son aquellos que no podrán eliminarse y, en dado caso, cómo será el proceso de destrucción de los mismos.
  • Flujo de documentos: se debe establecer cuál será el movimiento de los documentos para que lleguen a las personas que los van a utilizar, así como la automatización de los procesos de la información para que todo el personal esté en la misma sintonía y el flujo de trabajo sea más eficiente.

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  • Generación: las empresas generan información constantemente, por lo que se tiene que definir quiénes serán los responsables de ir añadiendo la información, así como quiénes podrán hacer modificaciones a ésta, es decir, establecer responsables del mantenimiento del sistema de gestión documental.

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