La técnica para preservar imágenes a largo plazo, reconstruir documentos y almacenar archivos es conocida como microfilmación, cuyo origen se remonta al año 1839, cuando el inglés John Benjamin Dancer elaboró la primera reducción de una fotografía a 160 menos veces su tamaño del original con una cámara fotográfica con lente de microscopio.
Posteriormente, en 1928 George McCarthy convenció a la Eastman Kodak Company para mejorar la calidad de la microfilmación y utilizar dicho sistema como medio eficaz para prevenir la falsificación de documentos.
Para 1970 el 90% de las publicaciones americanas contaban con archivos microfilmados, ya que las necesidades de las empresas requerían alta velocidad para la preservación de sus documentos, para lo que se utilizaban microfilmadoras automáticas, que funcionaban sobre un tambor giratorio, por lo que fácilmente podían microfilmar documentos de cualquier largo.
Si bien existen otras técnicas para preservación, gestión y difusión de archivos, el microfilm sigue siendo utilizado para transformar documentos electrónicos o en papel a un material sintético más resistente y durable: una cinta de material plástico flexible sobre la que se deposita material fotográfico de excelente calidad. En este se fotografían los documentos con reducciones que, a pesar de ser de mínimo tamaño, nunca pierden la calidad o la información que contienen.
Entonces, ¿Cuándo se recomienda recurrir a la microfilmación?
- Cuando se busca un ahorro de espacio en almacenes, ya que con esta técnica se puede ahorrar más del 98%, no sólo en papeles, sino en elementos de archivo como armarios, estanterías, etc.
- Para proteger la información de riesgos como robo, incendio, daño por humedad, insectos o roedores, ya que al ser menor su volumen es más sencillo y económico asegurar la información, además el material es mucho más resistente que el papel, además no es inflamable.
- Para agilizar el acceso, localización y consulta de la información.
- Para proteger la información de clonación, ya que los archivos en microfilm son inadulterables y no pueden ser modificados.
- Para ahorrar costos en distribución y reproducción de la información, pues las copias microfilmadas son mucho más económicas y, al ser pequeñas, sus gastos de envío disminuyen.
- Para proteger y preservar información o imágenes, ya que el microfilm puede llegar a durar hasta 500 años.
Al igual que la digitalización de documentos, la microfilmación se utiliza en archivos de todo tipo, especialmente se recomienda para preservar voluminosos archivos históricos, comerciales y obras de arte.
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