Implementar un sistema de gestión documental puede significar diferentes retos, en ocasiones lo más complicado es lograr la adaptación de los empleados al uso de esta nueva tecnología, más que la instalación propia del sistema que es muy parecida a la integración de alguna otra solución tecnológica.
Para garantizar el éxito del software de gestión es importante asegurarse que los colaboradores tengan una buena adaptación, para lograrlo se tendrán que hacer cambios de raíz desde la filosofía misma de la empresa, ya que más allá de tener un cambio en los formatos o interfaz de los archivos, un gestor documental da la oportunidad de hacer cambios a los procesos mismos de la empresa y es ahí donde inicia el verdadero reto.
Lo primero que enfrentarán los colaboradores es la transformación de los procesos que se venían realizando de una manera determinada durante muchos años para comenzar a utilizar nuevas prácticas de gestión.
La empresa tendrá que buscar la manera de hacer partícipes a los empleados en el diseño de los nuevos procesos, ellos son los expertos en el tema y nadie mejor para determinar cuáles son las herramientas más funcionales para lograr cambios favorables, de tal manera que la organización tendrá que emitir un voto de confianza en sus colaboradores.
Otro punto importante durante la adaptación es la etapa de capacitación de los trabajadores. Cuando no hay una formación adecuada la transición se vuelve más complicada y puede llegar incluso al rechazo total, si el empleado no sabe cómo utilizar la herramienta no podrá valorar sus beneficios y mucho menos sabrá cómo aprovecharlos para sus actividades diarias.
Cada sistema de gestión documental tiene sus características propias, por lo que se debe evaluar que el software que se elija cubra con las necesidades de la organización. Hay que considerar que las tecnologías son muy cambiantes y el proceso de implementación de un gestor en ocasiones puede llevar varios meses, por lo que éste debe ser funcional aún cuando haya pasado el tiempo.
La fase de pruebas constante será decisiva no sólo para comprobar que el programa funciona correctamente, sino para verificar que no se requieran actualizaciones o adaptaciones y que se aproveche al máximo su funcionamiento.
En conclusión, para lograr una buena adaptación del gestor documental con los empleados se debe evaluar que sea una solución útil, se tiene que involucrar a los trabajadores con el desarrollo del diseño, hacerlos partícipes de todos los avances, animarlos a aportar ideas que beneficien el mejoramiento del sistema, capacitarlos adecuadamente para su uso y facilitar la comunicación con ellos durante el proceso. Si deseas explorar cómo el procesamiento inteligente de documentos puede optimizar aún más estas estrategias, te invitamos a leer nuestro blog sobre el tema.
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